Hoe controleer je een EU-conformiteitsverklaring bij de aankoop van een machine?

“Er staat CE op. Er is een certificaat. De machine is ingeklaard.” Drie geruststellingen die elk gesprek over machineconformiteit moeten smoren. Het document oogt serieus, de leverancier klinkt overtuigd en de douane heeft de zending niet tegengehouden. Dus zal alles wel gecontroleerd zijn.

In de praktijk zien we dit scenario steeds terug. Een machine komt door de douane en de eigenaar toont een verklaring of certificaat van de leverancier: “CE is geregeld.” Maar zodra je het document werkelijk leest, blijkt er veel minder geregeld dan beloofd. Bovenaan staan “CERTIFICATE”, een bekend logo, richtlijnnummers en CE. Onderaan staat ineens dat slechts een beperkte beoordeling is uitgevoerd, dat alleen een monster is onderzocht of dat de fabrikant nog een conformiteitsverklaring moet opstellen.

Het document verwijst dus zelf naar verplichtingen die het niet vervangt. Toch verkoopt de leverancier het als antwoord op de vraag of de machine aan de eisen voldoet en of de documentatie compleet is. Kent hij de beperkingen en presenteert hij het document desondanks als afdoende bewijs voor de hele machine? Dan is dat geen ongelukkige formulering. Dan wordt de koper bewust misleid.

Daarvoor hoeft niemand een document te vervalsen. Een authentiek document bewust een betekenis geven die het niet heeft, werkt net zo goed. Kleine lettertjes op een certificaat verontschuldigen geen grote leugen in de offerte. De Europese Commissie waarschuwt uitdrukkelijk voor zulke ongereguleerde, vaak vrijwillige certificaten. Ze kunnen de indruk wekken dat overeenstemming met het Unierecht is aangetoond, terwijl ze geen erkende manier zijn om dat te doen.

En dan volgt het tweede rookgordijn: “Als er iets mis was, had de douane de machine niet doorgelaten.” De machine is doorgelaten. Dat betekent niet dat de douane alles heeft bevestigd wat de verkoper beweerde. Vrijgave voor het vrije verkeer is geen bewijs van overeenstemming met het Unierecht. Inklaring verandert een vrijwillige verklaring niet in een EU-conformiteitsverklaring of een certificaat van EG- of EU-typeonderzoek. De omvang van de uitgevoerde beoordeling wordt er evenmin groter van.

Hoe controleer je een EU-conformiteitsverklaring dan wel? Begin bij de ongemakkelijke vraag: heb je überhaupt een EU-conformiteitsverklaring ontvangen? Controleer vervolgens wie haar heeft afgegeven, op welke machine zij betrekking heeft en wat de overige documenten werkelijk aantonen. De machine is ingeklaard. Daarmee is nog niet bewezen dat de verkoper de waarheid sprak.

1. Controleer eerst of je een verklaring hebt ontvangen. Een certificaat vervangt haar niet

“Dit is zelfs beter dan een verklaring. Het is afgegeven door een onafhankelijke instantie.” Zo wordt een koper wijsgemaakt dat hij niet het gevraagde document heeft gekregen, maar iets beters. Verdere vragen zouden overbodig zijn. Hij zou juist blij moeten zijn met die extra certificering.

Een EU-conformiteitsverklaring is echter geen goedkope uitvoering van een certificaat. Een document met een bekender logo kan haar niet vervangen. Verordening (EU) 2023/1230 betreffende machines, die in beginsel vanaf 20 januari 2027 van toepassing is, geeft deze documenten verschillende functies. Voordat je handtekeningen en nummers controleert, moet je dus vaststellen welk document voor je ligt.

EU-typeonderzoek is een procedure, geen versiering op de titel

EU-typeonderzoek — module B — is geregeld in bijlage VII bij de verordening. Een aangemelde instantie beoordeelt het technisch ontwerp aan de hand van de technische documentatie en onderzoekt een compleet exemplaar dat representatief is voor de geplande productie.

Het is dus niet genoeg dat iemand enkele bestanden heeft bekeken, daarin normnummers heeft gevonden en vervolgens een document met het woord “conformiteit” heeft afgegeven. Een certificaat van EU-typeonderzoek heeft een voorgeschreven inhoud. Het identificeert de aangemelde instantie, de fabrikant en het beoordeelde type. Het bevat een conclusie over de toepasselijke eisen, relevante data en eventuele voorwaarden waaronder het is afgegeven.

De betekenis komt voort uit de uitgevoerde procedure. Niet uit de lettergrootte van het woord “CERTIFICATE”.

Zelfs een correct EU-typeonderzoek rondt de volledige conformiteitsbeoordelingsprocedure niet af. In de route B+C zorgt de fabrikant er na de typebeoordeling voor dat de geproduceerde machines overeenstemmen met het goedgekeurde type en met de verordening. Daarna stelt hij de EU-conformiteitsverklaring op. De instantie beoordeelde het type. De fabrikant blijft verantwoordelijk voor wat hij werkelijk bouwt en levert.

Een vrijwillige bevestiging wordt geen verplicht certificaat omdat de verkoper dat zegt

Stel dat een koper een bevestiging ontvangt over enkele beproevingen of een beperkte documentbeoordeling. De leverancier presenteert die als bewijs dat de volledige conformiteitsbeoordelingsprocedure is uitgevoerd. Op de vraag naar de EU-conformiteitsverklaring volgt: “Maar u hebt toch een certificaat?”

Stop dan met praten over hoe overtuigend het document eruitziet. Ga terug naar wat het werkelijk bevestigt. Een verklaring kan slechts een beperkte beoordeling betreffen. Een beproevingsrapport kan bruikbare meetresultaten bevatten. Geen van beide feiten bewijst dat EU-typeonderzoek is uitgevoerd of dat de fabrikant een EU-conformiteitsverklaring heeft opgesteld.

De Europese Commissie waarschuwt voor ongereguleerde certificaten die de indruk wekken dat overeenstemming met het Unierecht is bevestigd. Ze mogen niet worden gelijkgesteld met certificering die in de regelgeving is voorgeschreven en binnen de juiste reikwijdte door een aangemelde instantie is uitgevoerd.

Weet een leverancier dat verschil en verkoopt hij de verklaring toch als verplicht certificaat of als vervanger van de EU-conformiteitsverklaring? Dan biedt hij geen “extra zekerheid”. Hij beweert dat verplichtingen zijn uitgevoerd terwijl het document dat niet aantoont.

Je hoeft een certificaat niet te vervalsen. Soms hoef je alleen maar te liegen over waarvoor het dient.

Niet elke machine heeft EU-typeonderzoek nodig. Elke machine heeft wel de juiste procedure nodig

Los de ene fout niet op met de volgende. De verordening eist geen EU-typeonderzoek voor iedere machine. De vereiste procedure hangt af van de productcategorie en de voorwaarden in de regelgeving. Voor categorieën die niet in bijlage I staan, is interne productiecontrole voorzien.

Het ontbreken van een certificaat van een aangemelde instantie bewijst dus niet automatisch dat een machine niet conform is. De aanwezigheid ervan garandeert evenmin conformiteit. De eerste vraag luidt daarom niet: “Hebt u een certificaat?” De juiste vraag is: “Welke conformiteitsbeoordelingsprocedure is toegepast en waar is de EU-conformiteitsverklaring voor deze machine?”

Krijg je als antwoord opnieuw een vrijwillige bevestiging, dan blijft de oorspronkelijke vraag open.

Vijf bijlagen vervangen het ontbrekende document niet.

2. De fabrikant bestaat. Alleen weet hij niet dat hij de verklaring heeft afgegeven

Wij hebben een zaak gezien waarin een Chinese leverancier een verklaring opstelde op naam van een bestaand Italiaans bedrijf. Dat bedrijf werd als fabrikant genoemd, terwijl het niets wist van het gebruik van zijn gegevens.

Niemand hoefde een onderneming te verzinnen. Een echte naam werkte beter. De onderneming bestond, was actief in de machinebouw en had een Europees adres. Een snelle zoekactie stelde de koper gerust. Alleen was daarmee het bestaan van de onderneming bevestigd — niet haar relatie met de geleverde machine.

De fabrikant is Europees. Hij weet alleen nog niet dat hij fabrikant van deze machine is geworden.

Gegevens van een ander vormen geen volmacht

De verordening verlangt dat de fabrikant en, indien van toepassing, zijn gemachtigde worden geïdentificeerd. De EU-conformiteitsverklaring wordt onder uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant afgegeven. Ook moet duidelijk zijn namens wie is ondertekend en wie de ondertekenaar is.

Dat zijn geen invulvelden voor een bedrijfsnaam die vertrouwen wekt. Bewust een verklaring op naam van een ander bedrijf afgeven, zonder medeweten of bevoegdheid, is je voordoen als die fabrikant. Het is geen hulp bij CE, geen administratieve dienstverlening en geen foutje dat met een nieuwe voettekst is opgelost.

Een vergelijkbaar mechanisme kwam aan het licht in een openbare waarschuwing van Ente Certificazione Macchine uit februari 2023. Die betrof een valse EG-verklaring van overeenstemming voor de hydraulische metaalbalenpers TCM-XB315. Aan een Italiaanse organisatie was de rol van vertegenwoordiger voor het technisch dossier toegeschreven. De organisatie ontkende die rol uitdrukkelijk.

Daar werd de organisatie niet als fabrikant genoemd. Dat verschil is belangrijk. In beide gevallen zag de koper echter een echte organisatie waarvan de betrokkenheid uitsluitend op papier bestond. Een Europese naam in een document bewijst niet dat die organisatie ermee heeft ingestemd daarin te worden genoemd.

Productie in China bewijst geen fraude

Maak wel onderscheid tussen identiteitsmisbruik en legitieme uitbesteding. Een Italiaanse onderneming kan een machine in China laten ontwerpen of bouwen, haar onder eigen naam in de handel brengen en de verplichtingen van fabrikant uitvoeren. Zij hoeft niet ieder onderdeel zelf te verspanen of eigenaar te zijn van de montagehal.

Een Chinese fabriek naast een Italiaanse naam op de verklaring is dus niet het probleem. Het probleem ontstaat wanneer die Italiaanse naam zonder werkelijke betrokkenheid wordt gebruikt. In het eerste geval schakelt een fabrikant een onderaannemer in. In het tweede geval worden andermans gegevens gebruikt om de koper te laten geloven dat een andere partij achter de machine staat.

Dat verschil lees je niet af aan het land van oorsprong. Je moet de werkelijke rollen bevestigen.

Vraag het bedrijf zelf, niet alleen degene die zijn gegevens toestuurde

Neem bij twijfel rechtstreeks contact op met de organisatie die op de verklaring staat. Gebruik daarvoor een kanaal dat je onafhankelijk van de leverancier hebt gevonden. Vertrouw niet uitsluitend op het e-mailadres uit het verdachte document of op de contactpersoon die als “onze man in Europa” wordt gepresenteerd.

Stuur de verklaring mee, samen met de identificatiegegevens en een foto van het typeplaatje. Stel een vraag over precies dit document en deze machine: “Bevestigt u dat uw onderneming fabrikant van deze machine is en dat de bijgevoegde verklaring door u of met uw machtiging is afgegeven?” Staat de onderneming als gemachtigde vermeld, vraag dan om bevestiging van die rol en de reikwijdte van de machtiging.

Vraag niet alleen of men zaken doet met ondernemingen in China. Die vraag is te breed. Je kunt een eerlijk “ja” krijgen en nog steeds niets weten over de verklaring die voor je ligt.

Uitblijven van een antwoord bewijst nog geen vervalsing. Een ondubbelzinnige ontkenning door de vermeende fabrikant is daarentegen geen klein formeel gebrek. Dan moet worden vastgesteld wie de werkelijke fabrikant is en waarop de geclaimde conformiteit berust. Een volgende versie van hetzelfde document sluit het onderzoek niet af omdat alleen de naam is vervangen.

Een handelsregister vertelt je of een onderneming bestaat. Niet wie namens haar verantwoordelijkheid heeft aanvaard.

3. Het certificaatnummer klopt. Het machinemodel niet

“We hebben het certificaat gecontroleerd. Het staat in de databank.” Prima begin. Maar heeft iemand na het nummer ook de rest gelezen?

Een geldig nummer kan op een aangepast document worden gezet. Een leverancier kan ook een authentiek certificaat voor een ander product meesturen. De zoekmachine vindt in beide gevallen het nummer. Zij vertelt niet of de leverancier het document binnen zijn werkelijke reikwijdte gebruikt.

Het nummer blijft staan. De gegevens krijgen een andere eigenaar

TÜV Rheinland publiceert een waarschuwing over certificaat AK 50352718 001 voor een luchtcompressor. Volgens de afgever is de bedrijfsnaam in het document gewijzigd. Dit is dus geen theoretisch voorbeeld voor een trainingslokaal. De afgever noemt een concreet nummer en een concrete manipulatie.

Wie alleen het nummer controleert, kan de wijziging missen. De databank toont een document, de productcategorie lijkt te kloppen en het dossier gaat dicht. Precies het ongewijzigde deel is gecontroleerd.

Vergelijk daarom de ontvangen kopie met de informatie van de afgever: de betrokken onderneming, productaanduidingen, reikwijdte, data en documentversie. Een overeenkomende tekenreeks rechtsboven is niet genoeg. Een nummer overschrijven is eenvoudiger dan een machine onderzoeken. Dat maakt deze truc juist aantrekkelijk.

Een echt certificaatnummer maakt een vervalste of verkeerd toegepaste kopie niet echt.

“Het is dezelfde serie.” Welke configuratie is dan beoordeeld?

Voor het tweede mechanisme hoeft niemand een bestand te bewerken. Stel dat de leverancier een authentiek certificaat van EU-typeonderzoek toont voor een pers in een bepaalde configuratie. In de bestelde uitvoering zijn de producttoevoer en de beveiliging van de werkzone gewijzigd. De documenten maken niet duidelijk of die uitvoering onder de beoordeling valt.

Het antwoord: “Het is dezelfde serie. De verschillen zijn klein.” Het frame lijkt hetzelfde. De kleur klopt. Alleen de manier waarop een mens de gevaarlijke beweging kan bereiken is veranderd. Kennelijk een detail — vooral voor iemand die nooit naast de pers hoeft te staan.

Een certificaat van EU-typeonderzoek moet het beoordeelde type identificeren en eventuele afgiftevoorwaarden vermelden. Het kan bijlagen bevatten. De verordening voorziet ook in aanvullende goedkeuring van wijzigingen die de conformiteit of de geldigheidsvoorwaarden kunnen beïnvloeden, vastgelegd als aanvulling op het oorspronkelijke certificaat.

Dat betekent niet dat iedere variant een apart certificaat nodig heeft. Het betekent wel dat de beoordeelde reikwijdte uit documenten moet blijken, niet uit vergelijkbare catalogusnamen. Weet de leverancier dat de aangeboden configuratie niet is gedekt en beweert hij toch het tegenovergestelde? Dan misleidt hij de koper bewust. De authenticiteit van het certificaat maakt die bewering niet waar.

Vergelijk document met document — en daarna met de machine

Voer de verificatie op twee niveaus uit. Vergelijk eerst de ontvangen kopie met de informatie van de afgever. Controleer de volledige documentaanduiding, betrokken organisatie, modellen, beoordelingsreikwijdte, data en beschikbare bijlagen. Toont een openbare databank slechts een korte registratie, vraag de afgever dan de kopie en de reikwijdte te bevestigen.

Vergelijk daarna de documenten met de geleverde machine. Leg de identificatie in de EU-conformiteitsverklaring naast het typeplaatje, de gebruiksaanwijzing en de ondersteunende documenten. Controleer ook de veiligheidsrelevante configuratie, niet alleen de modelnaam.

Een certificaat van EU-typeonderzoek identificeert een type. Het hoeft niet het serienummer van elk geproduceerd exemplaar te bevatten. Het ontbreken van het specifieke serienummer maakt het certificaat daarom niet automatisch waardeloos. Wel moet aantoonbaar zijn dat het geleverde exemplaar overeenstemt met het goedgekeurde type.

Vraag de instantie dus niet uitsluitend: “Bestaat dit nummer?” Vraag: “Komt deze kopie overeen met het door u afgegeven document en omvat de reikwijdte het genoemde model in de beschreven configuratie?” Dat laat zich minder gemakkelijk beantwoorden met een schermafbeelding uit een zoekmachine.

Een certificaat dekt wat is beoordeeld. Niet alles wat de leverancier in zijn catalogus heeft staan.

4. De instantie is aangemeld. Maar waarvoor?

“Controleer het zelf maar. Wij staan op de lijst van de Europese Commissie.” De leverancier stuurt een identificatienummer en een koppeling naar NANDO. De onderneming bestaat inderdaad en naam en adres kloppen.

Daarmee is nog niet bewezen dat zij juist deze beoordeling voor juist deze machine mocht uitvoeren. Een aanmelding heeft een afgebakende reikwijdte. Zij is geen vergunning om onder een bekend logo elk denkbaar certificaat af te geven.

Eén nummer, concrete bevoegdheden

Een aangemelde instantie krijgt één identificatienummer, ook als zij op grond van meerdere rechtshandelingen is aangemeld. Uit de cijfers alleen kun je daarom niet afleiden welke producten en procedures onder haar aanmelding vallen.

Stel dat een instantie is aangemeld voor EU-typeonderzoek van hefbruggen voor voertuigen. Een leverancier van persen toont een door die organisatie afgegeven document en zegt dat het typeonderzoek van zijn pers daarmee ook geregeld is. De instantie bestaat. Zij is aangemeld. Zelfs de machineverordening kan juist zijn. Alleen de reikwijdte klopt niet.

Dat is geen ontbrekende stempel die achteraf kan worden toegevoegd. Bevoegdheid voor één machinecategorie geeft geen bevoegdheid voor alle andere categorieën. Misschien beschikt het laboratorium technisch over brede kennis. Dat is niet de vraag. Je controleert niet de verkoopmening over het laboratorium, maar de formele reikwijdte van de aanmelding.

Hoe controleer je een aangemelde instantie in NANDO?

Stop niet bij het zoekresultaat met de bedrijfsnaam. Controleer ten minste de volgende vijf elementen.

Houd bij oudere documenten rekening met overgangsbepalingen. De bevoegdheid om nieuwe certificaten onder de verordening af te geven en de eventuele geldigheid van een eerder EG-certificaat zijn twee afzonderlijke vragen. Wijzigt de status van een instantie, onderzoek dan de gevolgen voor het concrete document. Neem niet automatisch aan dat alle oude certificaten vervallen zijn, maar evenmin dat de wijziging geen gevolgen heeft.

NANDO toont aanmeldingen. Het is geen databank die de authenticiteit bevestigt van iedere certificaatkopie die een verkoper rondstuurt. Die authenticiteit controleer je bij de afgever.

Een koppeling naar de Europese Commissie beëindigt de controle niet. Soms laat hij juist zien waar de leverancier hoopte dat je zou stoppen met lezen.

Hetzelfde logo is niet genoeg. Accreditatie evenmin

Bij een internationale groep moet je vaststellen welke rechtspersoon verantwoordelijk was voor de beoordeling. Ga niet ervan uit dat de aanmelding van één groepsmaatschappij automatisch geldt voor alle ondernemingen die hetzelfde merk gebruiken.

Dat verbiedt het gebruik van andere laboratoria niet. De verordening staat onderaanneming en inzet van dochterondernemingen toe, maar de aangemelde instantie blijft volledig verantwoordelijk voor de uitbestede taken. Het moet duidelijk zijn wie namens haar handelde en wie voor het resultaat instaat. “Dat is onze partner” beantwoordt die vraag niet.

Hetzelfde geldt voor het argument dat een laboratorium geaccrediteerd is. Accreditatie bevestigt competentie binnen een bepaalde reikwijdte en kan een basis vormen voor aanmelding. Zij is niet hetzelfde als aanmelding. Een accreditatiecertificaat vervangt dus niet de controle of de organisatie bevoegd was om de specifieke procedure uit de verordening uit te voeren.

Een echte instantie kan buiten haar aangemelde rol een document afgeven

Een organisatie kan allerlei diensten leveren. Dat zij op één gebied als aangemelde instantie optreedt, betekent niet dat elk document van die organisatie in die rol is afgegeven.

Daarom geldt de waarschuwing van de Europese Commissie over ongereguleerde certificaten ook wanneer de afgever niet binnen de juiste reikwijdte als aangemelde instantie handelde. De koper ziet een bekende naam. De verkoper verzwijgt dat de bevestiging geen bewijs vormt van de wettelijk vereiste procedure.

Ook hier hoeft het document niet vals te zijn. Het volstaat dat de leverancier er bevoegdheden aan toeschrijft die bij de afgifte niet zijn gebruikt. De juiste vraag aan de organisatie luidt: “Is dit document binnen uw aanmelding afgegeven, voor deze productcategorie en deze procedure?”

De instantie staat op de lijst. Controleer nu nog of haar bevoegdheid de belofte van de verkoper dekt.

5. “We hebben een bedrijf in Europa.” Goed. Welke rol heeft het?

Een koper ontvangt documenten voor een machine van een Chinese fabrikant. Een onderneming uit Turkije heeft een certificaat afgegeven en voor conformiteitsvragen wordt een vennootschap met een adres op Cyprus genoemd. De samenvatting van de leverancier: “Alles is in Europa geregeld.”

Dat klinkt geruststellend, maar zegt nauwelijks iets. Wie is de fabrikant? Wie handelt krachtens zijn machtiging? Heeft de certificerende organisatie de vereiste procedure uitgevoerd? Waarvoor is de Cypriotische onderneming verantwoordelijk?

Drie adressen in verschillende landen kunnen onderdeel zijn van een correcte structuur. Ze vormen samen echter niet automatisch een geldige conformiteitsbeoordeling. De verkoper heeft geografie geleverd. De verantwoordelijkheid is nog steeds onduidelijk.

De EU, de EER en Europa zijn niet hetzelfde

De Europese Economische Ruimte omvat de lidstaten van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Deze drie staten nemen via de EER-overeenkomst deel aan de interne markt. Dat is ook relevant voor productregelgeving.

Verwijzingen naar de Unie moeten worden gelezen met inachtneming van die overeenkomst en de opname van de betreffende rechtshandeling daarin. Bij nieuwe regelgeving controleer je bovendien de status van de opname en de toepassingsdata. Een Noorse onderneming afwijzen met alleen het argument dat zij niet uit de EU komt, is daarom te kort door de bocht.

Maar de EER-regels gelden niet voor elk land dat een verkoper “Europees” noemt. De machineverordening stelt eisen aan de vestiging van een gemachtigde en verlangt een schriftelijke machtiging van de fabrikant. Voor de vestigingsvraag kijk je naar de toepasselijke rechtsregels en overeenkomsten. Voor de bevoegdheid kijk je naar de werkelijke schriftelijke opdracht.

“Europese vertegenwoordiger” op een website is geen volmacht. Een dienstnaam kun je zelf bedenken; bevoegdheid niet.

Turkije: een douane-unie is geen EU-lidmaatschap

Turkije is geen lid van de EU of de EER. Er bestaan wel afzonderlijke afspraken met de Unie over de douane-unie, aanpassing van technische regelgeving, aanmelding van instanties en erkenning van bepaalde resultaten van conformiteitsbeoordeling.

Een document van een Turkse instantie wijs je dus niet uitsluitend af vanwege het land van afgifte. Controleer de grondslag voor erkenning, de toepasselijke rechtshandeling, de procedure en de reikwijdte van de afgever.

Accepteer ook niet de omgekeerde versimpeling: “Turkije heeft een overeenkomst met de Unie, dus al onze certificaten zijn EU-certificaten.” Een overeenkomst geeft niet ieder laboratorium bevoegdheid om EU-typeonderzoek te verrichten. Zij verandert een vrijwillige bevestiging niet in een verplicht document en bepaalt evenmin automatisch of een onderneming als gemachtigde mag optreden.

Bevoegdheden worden gecontroleerd per organisatie en per taak. Niet per land.

Cyprus ligt in de EU. Het woord “Cyprus” is nog steeds niet genoeg

De Republiek Cyprus is een lidstaat van de Europese Unie. Op gebieden waarover haar regering geen effectief gezag uitoefent, is de toepassing van het Unierecht echter opgeschort. Stop daarom niet bij de algemene mededeling dat een onderneming “op Cyprus” zit. Stel vast waar zij is geregistreerd, waar zij is gevestigd en in welke rol zij optreedt.

Zelfs een correct geregistreerde vennootschap op een plaats waar het Unierecht geldt, wordt daardoor geen aangemelde instantie of gemachtigde van iedere fabrikant. Zij kan handelsvertegenwoordiger zijn, transport organiseren of administratieve diensten leveren. Dat kan allemaal legaal zijn. Geen van die activiteiten bewijst dat zij bevoegd is om voor deze machine conformiteitstaken uit te voeren.

“Wij hebben een kantoor op Cyprus” zegt waar je post naartoe kunt sturen. Niet wie de verklaring mag ondertekenen.

Controleer de organisatie en haar rol, niet het prestige van het adres

Vraag om de volledige bedrijfsnaam, het registratienummer, de statutaire vestiging en een ondubbelzinnige omschrijving van de rol. Controleer de gegevens in het bevoegde register en bevestig vervolgens die rol.

Handelt de onderneming namens de fabrikant, stel dan de machtiging vast. Beroept zij zich op een aanmelding, controleer dan de reikwijdte. Is zij importeur, beschouw haar aanwezigheid dan niet als bewijs dat de vereiste onderzoeken zijn uitgevoerd.

Niet alle betrokken ondernemingen hoeven uit hetzelfde land te komen. Wel moet iedere onderneming de taak uitvoeren die haar wordt toegeschreven. Presenteert een leverancier bewust een gewoon contactadres als de “Europese partij die verantwoordelijk is voor conformiteit”, terwijl de onderneming die rol niet heeft? Dan wordt het adres gebruikt om schijnzekerheid te creëren.

Een bedrijfsregistratie is geen aanmelding. Een adres in de Unie is geen volmacht. En “we hebben iemand in Europa” is geen antwoord op een conformiteitsvraag.

6. “Ik ben alleen importeur.” Daar eindigen de regels niet

Een Nederlandse leverancier importeert een machine van buiten de Unie. Voor de aankoop garandeert hij volledige conformiteit en complete documenten. Wanneer de koper ontdekt dat het certificaat een ander model betreft, verandert de reactie: “Wij zijn de fabrikant niet. Vraag het maar aan de fabriek.”

Vijf minuten eerder kon de leverancier alles bevestigen. Nu blijkt zijn verantwoordelijkheid volgens hem op te houden bij de factuur. Een importeur is niet altijd fabrikant. Hij heeft wel eigen verplichtingen die niet verdwijnen door een e-mail naar China door te sturen.

Een doorgestuurde fabrieksmail is geen controle

Voordat een machine in de handel wordt gebracht, moet de importeur erop toezien dat de fabrikant de juiste conformiteitsbeoordelingsprocedure heeft uitgevoerd, de technische documentatie heeft opgesteld, de juiste markeringen heeft aangebracht en de vereiste documenten heeft meegeleverd. Ook moet hij zorgen dat de gebruiksaanwijzing en relevante informatie aanwezig zijn.

Dat betekent niet dat de importeur alle onderzoeken zelf moet herhalen. Het betekent evenmin dat ieder bestand met het woord “conformiteit” als uitvoering van zijn verplichtingen mag worden geaccepteerd.

Heeft de importeur redenen om aan te nemen dat de machine niet conform is, dan mag hij haar niet in de handel brengen totdat conformiteit is bereikt. Komt het probleem later aan het licht, dan zijn passende corrigerende maatregelen vereist en, afhankelijk van de omstandigheden, uit de handel nemen of terugroepen. Bij risico’s komen daar informatieverplichtingen tegenover de bevoegde markttoezichtautoriteiten bij.

De mededeling dat de fabrikant zegt dat alles in orde is, neemt een bekende afwijking niet weg. Verzwijgt de importeur die afwijking en presenteert hij de documentatie toch als volledig en correct, dan geeft hij de onjuiste informatie zelf als betrouwbare mededeling door.

De importeur heeft bovendien een eigen belang bij goede opstelling van de technische documentatie. De knop “Doorsturen” is geen conformiteitsbeoordelingsprocedure.

Een e-mail van de fabriek kan bewijs bevatten. Het doorsturen ervan is nog geen verificatie.

Een kopie van de verklaring is niet de volledige technische documentatie

De importeur moet een kopie van de EU-conformiteitsverklaring ten minste tien jaar bewaren nadat de machine in de handel is gebracht. Daarnaast moet hij ervoor zorgen dat de technische documentatie op verzoek beschikbaar kan worden gesteld aan de markttoezichtautoriteiten. Dat zijn twee afzonderlijke verplichtingen.

Een map met verklaringen vervult de tweede verplichting niet automatisch. Daaruit volgt niet dat iedere koper recht heeft op alle constructietekeningen. Een weigering om het complete technisch dossier aan de klant te verstrekken bewijst dus niet dat het dossier ontbreekt.

De importeur moet wel hebben geregeld dat de bevoegde autoriteit toegang kan krijgen. Hij kan niet pas na een verzoek gaan onderzoeken of de fabriek misschien bereid is te antwoorden. “De documentatie ligt bij de fabrikant” kan juist zijn. “Wij weten niet of hij haar beschikbaar zal stellen” is geen geborgde beschikbaarheid.

Een gemachtigde neemt de ontwerpverantwoordelijkheid niet over

Een ander verweer luidt: “Onze gemachtigde is verantwoordelijk voor de conformiteit.” Controleer dan wat de schriftelijke machtiging werkelijk omvat.

De verordening sluit uit dat de verplichting om de machine conform te ontwerpen en te bouwen, en de verplichting om de technische documentatie op te stellen, via de machtiging bij de gemachtigde worden neergelegd. Die verantwoordelijkheden blijven bij de fabrikant. De fabrikant mag deskundigen inschakelen om documentatie uit te werken, maar hij draagt zijn wettelijke verantwoordelijkheid daarmee niet over.

Een gemachtigde kan wel concrete taken hebben, zoals het beschikbaar houden van documentatie en verklaringen voor markttoezicht, het verstrekken van gevraagde informatie en het meewerken aan maatregelen om risico’s weg te nemen. Andere handelingen zijn mogelijk binnen de grenzen van de procedure en de machtiging.

Hij is geen decoratief adres en geen vervangende fabrikant voor alles wat misgaat. Zijn benoeming heft de eigen verplichtingen van de importeur evenmin op.

In de catalogus fabrikant, bij conformiteitsvragen tussenpersoon

Soms valt een importeur wel degelijk onder de verplichtingen van de fabrikant. Denk aan een importeur die een machine in China bestelt en haar onder zijn eigen naam of merk in de handel brengt. Hij verkoopt een eigen merk, maar verwijst bij vragen over documentatie naar de buitenlandse fabriek.

De verordening koppelt de fabrikantverplichtingen niet aan de vraag wie persoonlijk het frame heeft gelast. Artikel 17 bepaalt dat een importeur of distributeur als fabrikant wordt beschouwd wanneer hij een product onder zijn eigen naam of merk in de handel brengt. Dat geldt ook wanneer hij een reeds in de handel gebracht product zodanig wijzigt dat de wijziging invloed kan hebben op de conformiteit.

Dat laatste is niet beperkt tot een ingrijpende wijziging; die wordt daarnaast in artikel 18 geregeld. Alleen de verplichte importeursgegevens op de machine aanbrengen betekent overigens niet automatisch dat zij onder een eigen merk wordt aangeboden. “Importeur” vermelden en een machine als eigen product presenteren zijn verschillende situaties.

Vergelijk daarom de opgegeven rol met de offerte, gebruiksaanwijzing, markering en handelsnaam. Het moet duidelijk zijn wie fabrikant is, wie als gemachtigde optreedt en welke taken de importeur uitvoert.

Een eigen merk houdt niet op bij de sticker. Voor fabrikantverplichtingen heb je geen eigen fabriek nodig.

7. “De machine is ingeklaard.” Dat is geen resultaat van een conformiteitsbeoordeling

De koper wijst op een concrete afwijking: het certificaat betreft een ander model. Hij vraagt om uitleg en krijgt een bewijs van inklaring. “Als de documenten niet klopten, had de douane de machine niet doorgelaten.”

De vraag ging over de reikwijdte van het certificaat. Het antwoord gaat over de grenspassage. De afwijking is niet verklaard. Zij wordt bedekt met het gezag van een overheidsinstantie.

De regel is duidelijk: vrijgave is geen bewijs van conformiteit

Artikel 27 van Verordening (EU) 2019/1020 zegt het rechtstreeks: “De vrijgave voor het vrije verkeer wordt niet beschouwd als bewijs van conformiteit met het Unierecht.” Het gaat om vrijgave binnen de douaneprocedure, niet om goedkeuring van het machineontwerp, bevestiging van de veiligheidsfuncties of controle of de fabrikant werkelijk de getoonde verklaring heeft afgegeven.

Dat betekent niet dat aan de grens alleen invoerrechten worden bekeken. De regelgeving voorziet in risicogebaseerde controles. Ontbrekende documenten of redelijke twijfel over authenticiteit, nauwkeurigheid of volledigheid kunnen aanleiding zijn om vrijgave op te schorten.

Een grenscontrole is echter geen volledige conformiteitsbeoordeling die voor iedere geïmporteerde machine de taken van de fabrikant overneemt. Het uitblijven van een blokkade geeft niemand het recht op de verklaring te zetten dat de douane de machine technisch heeft gecontroleerd en goedgekeurd.

De douane heeft de goederen vrijgegeven. Zij heeft de constructie niet gecertificeerd.

Ook een eerdere blokkade maakt van inklaring geen certificering

De verordening voorziet tevens in de situatie dat een product na opschorting alsnog wordt vrijgegeven omdat de markttoezichtautoriteiten niet binnen vier werkdagen hebben gevraagd de opschorting voort te zetten, mits aan de overige formaliteiten voor vrijgave is voldaan.

Vrijgave kan dus voortkomen uit het verloop van de procedure, niet uit bevestiging van alle eigenschappen van de machine. Een eventuele non-conformiteit wordt daardoor niet gelegaliseerd.

De bewering “de machine werd eerst tegengehouden en daarna vrijgegeven, dus alles is onderzocht” vraagt daarom om precisie. Wat is werkelijk gecontroleerd? Welke beslissing is genomen? Vier werkdagen op de kalender zijn geen vier dagen machineonderzoek.

Een douanedocument beantwoordt geen vraag over een ontbrekende afscherming

Het bewijs van inklaring verklaart niet waarom het certificaat een ander model vermeldt. Het bevestigt geen machtiging om een EU-conformiteitsverklaring te ondertekenen en evenmin dat de geleverde configuratie onder de beoordeling valt.

Kent de verkoper de afwijking en presenteert hij de inklaring bewust als bewijs dat er geen probleem is, dan misleidt hij de koper over de betekenis van een officiële handeling. Dat is geen aanvullend technisch argument. Het is een poging een lastig gesprek af te kappen.

Antwoord concreet: “Het bewijs van inklaring verklaart de afwijking tussen het document en de geleverde machine niet. Lever het document voor het juiste model en de juiste configuratie en laat de reikwijdte door de afgever bevestigen.”

Pas dezelfde scherpte toe op fysieke veiligheidsgebreken. Kan iemand een gevaarlijke beweging bereiken, dan moet de toegepaste beveiliging worden beoordeeld. Een inklaringsdocument vervangt geen meting van de stoptijd en geen controle van een vergrendeling.

Authenticiteit van de verklaring controleren en de veiligheid van de machine beoordelen zijn twee afzonderlijke taken. Een echte fabrikant kan een echte verklaring hebben afgegeven en toch kan de machine een technische afwijking bevatten. Ook na het in de handel brengen blijven corrigerende verplichtingen bestaan.

De goederen zijn vrijgegeven. De fabrikant en importeur zijn niet van hun verplichtingen vrijgesteld.

8. Praktische controle van een EU-conformiteitsverklaring — en wat doe je met het resultaat?

Na de controle moet meer overblijven dan de zin: “De leverancier heeft alles uitgelegd.” Wat heeft hij uitgelegd? Welke afwijking? Met welk bewijs?

Als na het gesprek nog steeds onbekend is of het certificaat de geleverde machine dekt, is de kwestie niet opgelost. Zij is alleen besproken. Dat verschil telt, zeker wanneer beide situaties in het opleveringsrapport eindigen met hetzelfde vakje “in orde”.

Vijf vaststellingen die de controle moet opleveren

Onderstaand overzicht structureert de verificatie. Het vervangt geen technische beoordeling en garandeert niet dat iedere vervalsing wordt gevonden.

Het doel is niet vijf geruststellingen te verzamelen, maar vijf reproduceerbare vaststellingen.

Vraag de fabrikant bijvoorbeeld: “Bevestigt u dat de bijgevoegde verklaring door u of met uw machtiging is afgegeven en betrekking heeft op de machine met het genoemde model, identificatienummer en de beschreven configuratie? Bevestig ook de rol waarin uw onderneming in het document is vermeld.”

Stel aan een aangemelde instantie afzonderlijk vragen over de authenticiteit en reikwijdte van haar eigen document. Verwacht niet dat zij namens de fabrikant diens EU-conformiteitsverklaring bevestigt.

Niet ieder probleem verdwijnt met een nieuwe pdf

Benoem het resultaat precies. Een bevestigde administratieve fout moet door de juiste partij worden gecorrigeerd, waarna de nieuwe versie opnieuw wordt gecontroleerd. Wijzig niet zelf gegevens in de ondertekende verklaring van iemand anders om ze passend te maken bij het typeplaatje.

Een onjuist opgestelde verklaring is een formele non-conformiteit die moet worden hersteld. Zij is op zichzelf nog geen bewijs van vervalsing. Een onverklaarde afwijking blijft onverklaard. Is de reikwijdte van het certificaat niet bevestigd, schrijf dan precies dat op.

Geen antwoord bewijst niet automatisch fraude, maar bevestigt evenmin conformiteit. De geplande ingebruiknamedatum vult ontbrekende informatie niet aan.

Is bevestigd dat gegevens van een ander zijn gebruikt of dat een document is aangepast, onderzoek dan de herkomst, de werkelijke rollen en de grondslag van de geclaimde conformiteit. Accepteer niet zonder meer een nieuwe versie zonder te vragen waarom de vorige onwaarheden bevatte. “We hebben het verkeerde bestand gestuurd” kan waar zijn. Maar was alleen het bestand verkeerd, of ook de mededeling waarmee de machine werd verkocht?

Betreft het probleem het ontwerp, de beveiligingen of een ontbrekende procedure, dan lost een gecorrigeerde verklaring niets technisch op. Afhankelijk van de bevindingen kunnen technische maatregelen, aanvullende beoordeling, corrigerende acties en melding aan markttoezicht nodig zijn.

Een verbeterde verklaring kan een fout in de verklaring herstellen. Zij monteert geen afscherming die nooit is geleverd.

Bewaar ook het document dat de leverancier wilde laten verwijderen

Bewaar alle ontvangen versies van verklaringen en certificaten, foto’s van markeringen, correspondentie en bevestigingen van afgevers. Leg per vaststelling vast wie haar heeft bevestigd, wanneer dat gebeurde en op welke machineversie zij betrekking had.

Dat doe je niet om nog een ordner te vullen. Je doet het zodat na een documentwijziging zichtbaar blijft wat is veranderd en waarom.

Een bruikbare conclusie luidt bijvoorbeeld: “De fabrikant en herkomst van de verklaring zijn bevestigd. Niet bevestigd is dat de geleverde configuratie onder het certificaat valt. Nadere bevestiging van de afgever is vereist.” Dat zegt veel meer dan “documenten gecontroleerd”.

Een nieuwe documentversie mag de geschiedenis van de controle niet wissen, zeker niet wanneer met de oude versie vóór het sluiten van de overeenkomst conformiteit werd beloofd.

Je koopt geen document. Je koopt een machine

Een EU-conformiteitsverklaring moet duidelijk maken wie voor een concreet product verantwoordelijkheid neemt. De verificatie bestaat niet uit het kiezen van het overtuigendste logo, de langste normenlijst of het meest Europese adres.

Niet iedere tekortkoming is fraude. Maar een vrijwillige bevestiging bewust presenteren als verplichte certificering, gegevens van een ander gebruiken of beweren dat een document een niet-beoordeelde configuratie dekt, wordt geen onschuldige fout omdat de machine inmiddels in de hal staat.

De controle moet aantonen wie voor welke machine en op welke grondslag conformiteit verklaart. Waar de bevestigde informatie ophoudt, laat je de vraag open. Je vult het antwoord niet namens de leverancier in.

Je koopt geen bestand met een verklaring. Je koopt een machine. De documenten moeten haar conformiteit ondersteunen, niet de aandacht van haar tekortkomingen afleiden.

Bronnen en rechtsgrondslag

Verordening (EU) 2023/1230 betreffende machines — tekst in EUR-Lex. Grondslag voor delen 1–6 en 8: artikelen 3, 10, 12–13 en 17–18 over rollen en verplichtingen; artikelen 21–22 en bijlage V over verklaringen; artikel 25 en bijlagen VII–VIII over EU-typeonderzoek en conformiteit met het type; artikelen 32–36 over onderaanneming, accreditatie en reikwijdte van aanmeldingen; artikel 46 over formele non-conformiteit; artikelen 52 en 54 over overgangsbepalingen en toepassingsdata. Bijlage IV beschrijft de technische documentatie. De bespreking betreft het stelsel dat in beginsel vanaf 20 januari 2027 geldt. Een oude verklaring wordt niet geldig voor het nieuwe stelsel door alleen de titel te wijzigen.

Verordening (EU) 2019/1020 — tekst in EUR-Lex. Grondslag voor de inleiding en deel 7: artikel 25, lid 3, over risicogebaseerde controles; artikel 26 over opschorting van vrijgave; artikel 27 over vrijgave, de termijn van vier werkdagen en de bepaling dat vrijgave in de douaneprocedure geen bewijs van overeenstemming met het Unierecht is.

Europese Commissie — de “Blauwe Gids” 2022. Met name deel 3.1 over de fabrikant en uitbesteding van productie, deel 2.9.2 over de EER en deel 2.9.4 over de afzonderlijke afspraken met Turkije. De gids vervangt niet de regelgeving die op een concrete machine van toepassing is.

Europese Commissie — “Machines”, onderdeel “Waarschuwing voor ongereguleerde certificaten”. Gebruikt in de inleiding en delen 1 en 4. Vrijwillige verklaringen mogen niet worden verward met wettelijk voorgeschreven certificering door een aangemelde instantie binnen de juiste reikwijdte.

Europese Commissie — “Aangemelde instanties” en het NANDO-systeem in de Single Market Compliance Space. Bronnen voor deel 4: identificatie van de instantie en haar taken voor de toepasselijke rechtshandeling, productcategorie en procedure. Controle van de aanmelding moet worden onderscheiden van verificatie van een concrete certificaatkopie bij de afgever.

Ente Certificazione Macchine — “Officiële mededeling: valse EG-verklaring van overeenstemming”, 16 februari 2023. Bron voor het openbare geval in deel 2 over de hydraulische metaalbalenpers TCM-XB315 en de ontkenning van de toegeschreven rol als vertegenwoordiger voor het technisch dossier. Dit historische geval betreft een EG-verklaring en staat los van de praktijkervaring met gegevens van een Italiaanse fabrikant.

TÜV Rheinland — waarschuwingslijst. Bron voor het geval in deel 3: luchtcompressor, document AK 50352718 001 en wijziging van de bedrijfsnaam. De afgever noemt de dader onbekend. De bedrijfsnaam in het gewijzigde document is geen grond om die onderneming de vervalsing toe te schrijven.

EFTA — “EER en betrekkingen met de EU” en de registratie van Verordening 2023/1230 in EEA-Lex. Bronnen voor deel 5 over de samenstelling van de EER, opname van rechtshandelingen in de EER-overeenkomst en controle van de status van een concrete rechtshandeling.

Europese Commissie — de regeling betreffende de Groene Lijn. Bron voor deel 5 over Cyprus en de opschorting van het Unierecht in gebieden waarover de regering van de Republiek Cyprus geen effectief gezag uitoefent.

De zaak met de gegevens van een Italiaanse fabrikant en de waarnemingen rond documenten bij aankoop en inklaring komen uit de praktijk van de auteur. De analyse van verklaringen betreft hun inhoud en de wijze waarop zij aan de koper werden gepresenteerd, niet de bevestiging van de authenticiteit van iedere afzonderlijke kopie. Andere scenario’s zijn modelvoorbeelden, tenzij een openbare mededeling van de afgever is genoemd. De voorgestelde vragen, tabellen en registratiewijze zijn een methode om de verificatie te organiseren, geen wettelijk voorgeschreven formulier.