Come verificare la dichiarazione UE di conformità: frodi nell’acquisto di macchine

«Ha la marcatura CE. C’è il certificato. Ha superato lo sdoganamento». Tre frasi usate per chiudere qualsiasi discussione sulla conformità di una macchina.

Il documento sembra autorevole, il fornitore parla con sicurezza e l’autorità doganale non ha fermato la merce. L’acquirente conclude che qualcuno abbia già controllato tutto. Nella pratica, però, vediamo ripetersi lo stesso copione: la macchina viene sdoganata, il proprietario mostra un’attestazione ricevuta dal fornitore e dice che «la CE è sistemata».

Poi si legge il documento. In alto compaiono la parola «CERTIFICATE», un logo noto, numeri di direttive e magari la marcatura CE. Più sotto si scopre che la valutazione riguardava soltanto una prova, un campione preciso o una parte della documentazione. Talvolta è lo stesso testo a ricordare che il fabbricante deve ancora redigere la dichiarazione di conformità e rispettare le direttive applicabili.

Quel documento, quindi, rinvia a obblighi che non sostituisce. Il venditore, invece, lo presenta come risposta definitiva alla domanda: la macchina soddisfa i requisiti e la documentazione è completa? Se conosce i limiti dell’attestazione e la vende ugualmente come prova sufficiente della conformità dell’intera macchina, non sta scegliendo male le parole. Sta inducendo consapevolmente in errore l’acquirente.

Non serve falsificare un certificato. Basta prendere un documento autentico e attribuirgli un significato che non ha. Le clausole in caratteri piccoli non giustificano una grande falsità nell’offerta. La Commissione europea mette in guardia proprio dai certificati non regolamentati, spesso volontari, che sembrano dimostrare la conformità al diritto dell’Unione senza essere un mezzo riconosciuto per farlo. Non vanno confusi con una certificazione effettuata da un organismo notificato nell’ambito della procedura e dell’ambito della notifica corretti.

Poi la macchina supera lo sdoganamento e il venditore aggiunge: «Se ci fosse stato qualcosa di irregolare, non l’avrebbero lasciata passare». L’hanno lasciata passare. Non significa che abbiano confermato tutte le affermazioni commerciali. La normativa separa chiaramente le questioni: l’immissione in libera pratica non deve essere considerata una prova di conformità al diritto dell’Unione.

Lo sdoganamento non trasforma un’attestazione in una dichiarazione UE di conformità o in un certificato di esame CE o UE del tipo. Non amplia neppure l’oggetto della valutazione svolta. L’acquirente può ricevere la macchina, pagare trasporto e dazi, installarla in reparto e scoprire solo allora che il documento usato per rassicurarlo non prova ciò che gli era stato promesso.

Ecco perché la domanda come verificare la dichiarazione UE di conformità parte da un controllo molto semplice: abbiamo davvero ricevuto una dichiarazione? Subito dopo vengono il soggetto che l’ha emessa, il collegamento con la macchina concreta e il significato reale dei documenti citati dal fornitore.

La macchina ha superato lo sdoganamento. Questo non dimostra che il venditore abbia detto la verità.

1. Prima verifica se hai ricevuto una dichiarazione: il certificato non la sostituisce

«È persino meglio di una dichiarazione. L’ha emesso un ente indipendente». È un modo efficace per convincere l’acquirente che, al posto del documento richiesto, ne abbia ricevuto uno superiore e non debba fare altre domande.

Ma la dichiarazione UE di conformità non è la versione economica di un certificato. Non può essere sostituita da un documento con un logo più famoso. Il Regolamento macchine 2023/1230, applicabile in linea generale dal 20 gennaio 2027, assegna a questi documenti funzioni diverse. Prima di controllare firme e numeri bisogna quindi capire che cosa abbiamo davanti.

L’esame UE del tipo è una procedura, non un titolo ornamentale

L’esame UE del tipo, modulo B, è disciplinato dall’allegato VII del regolamento. L’organismo notificato valuta il progetto tecnico sulla base della documentazione e dell’esame di un esemplare completo rappresentativo della produzione prevista.

Non basta che qualcuno abbia aperto alcuni file, trovato un elenco di norme e prodotto un foglio con la parola «Conformity». Il certificato di esame UE del tipo deve identificare l’organismo notificato, il fabbricante e il tipo valutato; deve contenere la conclusione sul rispetto dei requisiti applicabili, le date e le eventuali condizioni di rilascio.

Il suo significato deriva dalla procedura eseguita, non dalle dimensioni della scritta «CERTIFICATE». E neppure un esame UE del tipo svolto correttamente conclude da solo l’intera valutazione della conformità. Nel percorso B+C, dopo la valutazione del tipo, il fabbricante deve assicurare che le macchine prodotte siano conformi al tipo approvato e al regolamento. Solo dopo redige la dichiarazione UE di conformità.

L’organismo ha valutato il tipo. Il fabbricante continua a rispondere di ciò che costruisce e immette sul mercato.

Un’attestazione volontaria non diventa obbligatoria perché lo vuole il commerciale

Immaginiamo che l’acquirente riceva un’attestazione relativa ad alcune prove o a una revisione documentale. Il fornitore la presenta come prova di una valutazione completa. Quando gli viene chiesta la dichiarazione, risponde: «Ma c’è il certificato».

È il momento di smettere di discutere dell’aspetto grafico e tornare al contenuto. L’attestazione può riguardare una parte molto limitata della valutazione. Un rapporto di prova può contenere risultati tecnicamente utili. Nessuno dei due fatti dimostra che sia stato eseguito un esame UE del tipo o che il fabbricante abbia redatto la dichiarazione UE di conformità.

La Commissione europea avverte che i certificati non regolamentati possono creare l’impressione di attestare la conformità al diritto dell’Unione. Non devono essere equiparati alla certificazione prevista dalla normativa ed eseguita, nel corretto ambito della notifica, da un organismo notificato.

Se il fornitore conosce questi limiti ma presenta consapevolmente l’attestazione come certificato obbligatorio o sostituto della dichiarazione, induce l’acquirente in errore. Non sta offrendo «sicurezza aggiuntiva». Sta affermando che sono stati assolti obblighi che il documento non prova.

Non è sempre necessario falsificare un certificato. A volte basta mentire sulla sua funzione.

Non tutte le macchine richiedono l’esame del tipo, ma tutte richiedono la procedura corretta

Non correggiamo un errore con quello opposto. Il regolamento non impone l’esame UE del tipo a ogni macchina. La procedura dipende dalla categoria del prodotto e dalle condizioni stabilite dalla normativa. Per le categorie non elencate nell’allegato I è prevista la procedura di controllo interno della produzione.

L’assenza di un certificato emesso da un organismo notificato non prova automaticamente la non conformità. La sua presenza non garantisce automaticamente la conformità. La prima domanda, quindi, non è: «Avete un certificato qualsiasi?». È: «Quale procedura è stata applicata e dov’è la dichiarazione UE di conformità di questa macchina?»

Se la risposta consiste in altre attestazioni, la domanda iniziale resta aperta.

Cinque allegati in una e-mail non sostituiscono l’unico documento che continua a mancare.

2. Il fabbricante esiste, ma non sa di avere emesso la dichiarazione

Nella nostra esperienza abbiamo incontrato un caso in cui un fornitore cinese aveva redatto una dichiarazione usando i dati di un’impresa italiana realmente esistente. L’aveva indicata come fabbricante, benché l’azienda non sapesse nulla dell’impiego del proprio nome.

Non era stato necessario inventare una società. Era bastato usarne una vera. Proprio per questo una rapida ricerca online poteva rassicurare l’acquirente: l’impresa esisteva, operava nel settore delle macchine e aveva un indirizzo nell’Unione.

Quel controllo dimostrava l’esistenza dell’impresa, non il suo collegamento con la macchina fornita. La dichiarazione non conteneva semplicemente un indirizzo sbagliato: attribuiva a una società una responsabilità che quella società non aveva assunto.

Il fabbricante è europeo. Peccato che non sappia ancora di essere il fabbricante di quella macchina.

I dati di un’altra impresa non sono un mandato

Il regolamento richiede di identificare il fabbricante e, quando applicabile, il mandatario. La dichiarazione è rilasciata sotto la responsabilità esclusiva del fabbricante e deve indicare per conto di chi è stata firmata, insieme ai dati e alla firma della persona che la sottoscrive.

Questi campi non sono spazi liberi in cui inserire il nome di un’azienda che faccia bella figura. Redigere consapevolmente una dichiarazione a nome di un soggetto estraneo, senza che ne sia informato e senza autorizzazione, significa impersonare il fabbricante. Non è un servizio documentale, non è «assistenza per la CE» e non è una piccola inesattezza risolvibile modificando il piè di pagina.

Un meccanismo simile è stato descritto in un avviso pubblico di Ente Certificazione Macchine del febbraio 2023. Il caso riguardava una falsa dichiarazione CE di conformità per la pressa idraulica per balle metalliche TCM-XB315. A un soggetto italiano era stato attribuito il ruolo di «Technical File Representative», ruolo che il soggetto aveva espressamente negato.

Non era stato indicato come fabbricante: è una distinzione importante. In entrambi i casi, tuttavia, l’acquirente poteva trovare nel documento un’organizzazione reale il cui coinvolgimento esisteva soltanto sulla carta.

La produzione in Cina non dimostra una frode

Bisogna distinguere l’impersonificazione da un affidamento produttivo legittimo. Un’impresa italiana può far progettare o costruire una macchina in Cina, immetterla sul mercato con il proprio nome e assumere gli obblighi del fabbricante. Non deve necessariamente lavorare ogni componente né possedere il capannone in cui è stato eseguito l’assemblaggio.

Il problema non è vedere una fabbrica cinese e un nome italiano sulla dichiarazione. Il problema nasce quando il nome italiano viene usato senza un coinvolgimento reale dell’impresa. Nel primo caso abbiamo un fabbricante che ricorre a un fornitore o subfornitore. Nel secondo, dati altrui usati per convincere il cliente che dietro la macchina vi sia un soggetto diverso.

Il Paese di origine non risolve la questione. Vanno confermati i ruoli effettivi.

Contatta l’impresa, non soltanto la persona indicata dal venditore

In caso di dubbi, il soggetto indicato nella dichiarazione va contattato attraverso un canale reperito indipendentemente dal fornitore. Non bisogna limitarsi all’indirizzo presente sul documento sospetto o al contatto descritto come «il nostro referente in Europa».

Alla richiesta vanno allegati la dichiarazione, i dati identificativi della macchina e una fotografia della targhetta. La domanda deve riferirsi al documento e alla macchina concreti: «Confermate di essere il fabbricante della macchina indicata e che la dichiarazione allegata sia stata emessa da voi o con la vostra autorizzazione?»

Se l’impresa è indicata come mandatario, bisogna chiedere conferma del ruolo e dell’ambito del mandato. Non la si trasforma in fabbricante solo perché il suo indirizzo è più vicino allo stabilimento dell’acquirente.

Domandare genericamente «Collaborate con imprese cinesi?» serve a poco. L’azienda potrebbe rispondere sinceramente di sì senza confermare nulla sulla dichiarazione esaminata. La mancata risposta non prova automaticamente una falsificazione. Una smentita esplicita da parte dell’impresa alla quale è attribuita l’emissione del documento, invece, non è un difetto formale trascurabile.

Bisogna identificare il vero fabbricante e la base della conformità dichiarata. Un altro documento inviato dallo stesso venditore non chiude la questione solo perché questa volta contiene un nome diverso.

Il registro delle imprese dice se la società esiste. Non dice chi abbia assunto una responsabilità a suo nome.

3. Il numero del certificato coincide, ma il modello della macchina no

«Abbiamo controllato il certificato: è presente nella banca dati». È un buon inizio, purché qualcuno legga anche il resto. Un numero autentico può essere inserito in una copia manipolata. Oppure può essere inviato un certificato autentico riferito a un altro prodotto.

In entrambi i casi il motore di ricerca troverà il numero. Non stabilirà se il fornitore stia usando il documento nel rispetto del suo ambito reale.

Il numero resta, mentre i dati cambiano proprietario

TÜV Rheinland ha pubblicato un avviso relativo al certificato AK 50352718 001, riferito a un compressore d’aria. Secondo l’emittente, nel documento era stato modificato il nome dell’impresa.

Non è quindi un’ipotesi teorica utile soltanto durante un corso. L’emittente indica un numero preciso e un tipo concreto di manipolazione. L’acquirente che verifica unicamente il numero può non accorgersi di nulla: trova la registrazione, riconosce la categoria del prodotto e considera concluso il controllo. Ha verificato proprio la parte che non era stata modificata.

La copia ricevuta va confrontata con i dati dell’emittente: soggetto interessato, identificazione dei prodotti, ambito, date, versione e allegati. Non basta la corrispondenza della sequenza di caratteri nell’angolo superiore del foglio.

Un numero può essere copiato senza eseguire neppure una prova. È esattamente ciò che lo rende interessante per chi vuole ingannare.

«È la stessa serie»: quale configurazione è stata davvero valutata?

Il secondo meccanismo non richiede di modificare un file. Supponiamo che il fornitore presenti un certificato di esame UE del tipo autentico, relativo a una pressa in una configurazione determinata. Nella variante ordinata sono stati modificati il sistema di alimentazione del pezzo e i ripari della zona di lavoro. I documenti non chiariscono se questa variante sia inclusa nella valutazione.

Il venditore risponde: «È la stessa serie, le differenze sono minime». Il basamento è simile. Il colore coincide. È cambiato soltanto il modo in cui una persona può raggiungere un movimento pericoloso. Un dettaglio, apparentemente. Soprattutto per chi non dovrà lavorare davanti alla pressa.

Il certificato di esame UE del tipo deve identificare il tipo valutato e riportare le eventuali condizioni di rilascio. Può comprendere allegati. Il regolamento prevede inoltre un’approvazione supplementare, mediante aggiunta al certificato originario, per le modifiche che possono incidere sulla conformità o sulle condizioni di validità.

Questo non significa che ogni variante debba avere un certificato separato. Significa che l’ambito valutato va determinato dai documenti, non dalla somiglianza dei nomi a catalogo. Se il fornitore sa che la configurazione offerta non è coperta e afferma il contrario, induce consapevolmente l’acquirente in errore. L’autenticità del certificato non rende vera quell’affermazione.

Prima confronta documento con documento, poi i documenti con la macchina

La verifica deve svolgersi su due livelli. Il primo è il confronto tra la copia ricevuta e le informazioni dell’emittente. Vanno verificati identificazione completa, soggetto, modelli, ambito della valutazione, date, versione e allegati disponibili. Se la banca dati pubblica mostra soltanto una registrazione sintetica, occorre chiedere all’emittente di confermare la copia e chiarirne l’ambito.

Il secondo livello riguarda la macchina fornita. L’identificazione contenuta nella dichiarazione UE di conformità va confrontata con la targhetta, le istruzioni, l’ordine e i documenti di supporto. Bisogna verificare anche la configurazione rilevante per la sicurezza, non soltanto la denominazione commerciale del modello.

Il certificato di esame del tipo identifica un tipo e non deve necessariamente riportare il numero di serie di ogni esemplare prodotto. L’assenza del numero di serie della singola macchina non rende automaticamente inutile il certificato. Deve però esistere un collegamento dimostrabile tra l’esemplare consegnato e il tipo approvato.

Invece di chiedere soltanto «Questo numero esiste?», è meglio domandare all’emittente: «La copia allegata corrisponde al documento da voi emesso e il suo ambito comprende il modello e la configurazione descritti?» È una domanda più difficile da liquidare con una schermata della banca dati.

Il certificato copre ciò che è stato valutato, non tutto ciò che il fornitore espone nel catalogo.

4. L’organismo è notificato, ma per che cosa?

«Controllate pure: siamo nell’elenco della Commissione europea». Il fornitore invia un numero e un collegamento a NANDO. Il soggetto compare davvero nella banca dati; nome e indirizzo coincidono.

Questo, però, non dimostra ancora che potesse eseguire quella valutazione per quella macchina. Ogni notifica ha un ambito preciso. Non è un’autorizzazione a emettere qualsiasi certificato sotto un marchio conosciuto.

Un solo numero, competenze specifiche

A ogni organismo notificato viene attribuito un unico numero identificativo, anche quando la notifica riguarda più atti dell’Unione. Le cifre, da sole, non indicano quali prodotti e procedure siano compresi.

Supponiamo che un organismo sia notificato per l’esame UE del tipo degli elevatori per veicoli. Il fornitore di una pressa mostra un suo documento e afferma che anche l’esame del tipo della pressa è stato «sistemato». L’organismo esiste, è notificato e può persino risultare notificato nell’ambito della normativa sulle macchine. Ma la categoria del prodotto non coincide.

Non è una firma mancante che si possa aggiungere successivamente. L’autorizzazione a valutare una categoria di macchine non comporta automaticamente l’autorizzazione a valutarle tutte.

«Se sanno controllare un elevatore, sapranno controllare anche una pressa». Forse possiedono le conoscenze tecniche. Ma qui non stiamo giudicando la versatilità del laboratorio secondo il commerciale. Stiamo verificando l’ambito della notifica.

Come controllare un organismo notificato in NANDO

Nella banca dati della Commissione bisogna andare oltre il risultato ottenuto cercando il nome. Il controllo dovrebbe comprendere almeno cinque elementi.

Per i documenti più vecchi vanno considerate anche le disposizioni transitorie. La possibilità di emettere nuovi certificati secondo il regolamento e la validità di un precedente certificato di esame CE del tipo sono questioni diverse.

Se lo stato dell’organismo è cambiato, bisogna chiarire l’effetto sul documento specifico. Non si deve presumere né che tutti i certificati precedenti siano automaticamente decaduti né che la modifica sia irrilevante.

NANDO serve a verificare la notifica. Non è una banca dati che certifica l’autenticità di ogni copia inviata dal venditore. L’autenticità della copia va confermata dall’emittente.

Il collegamento al sito della Commissione non conclude il controllo. A volte mostra soltanto il punto in cui il fornitore sperava che smettessimo di leggere.

Lo stesso logo non basta, e neppure l’accreditamento

Nel caso di un gruppo internazionale bisogna identificare il soggetto giuridico che ha svolto la valutazione. La notifica di una società non si estende automaticamente a tutte le imprese che usano lo stesso marchio.

Ciò non vieta di ricorrere ad altri laboratori. Il regolamento consente il subappalto e l’impiego di controllate, ma l’organismo notificato conserva la piena responsabilità per i compiti affidati. Deve essere chiaro chi abbia operato per suo conto e chi risponda del risultato. La frase «è un nostro partner» non risolve la questione.

Lo stesso vale per l’argomento «il laboratorio è accreditato». L’accreditamento attesta la competenza in un ambito determinato e può costituire una base per la notifica. Non coincide però con la notifica. Un certificato di accreditamento non sostituisce il controllo dell’autorizzazione a svolgere la procedura prevista dal regolamento.

Un organismo autentico può emettere un documento fuori dal proprio ruolo notificato

Una stessa organizzazione può offrire servizi differenti. Il fatto che in un settore operi come organismo notificato non significa che ogni documento da essa emesso sia stato prodotto in quella veste.

L’avvertenza della Commissione sui certificati non regolamentati comprende anche i casi in cui l’emittente non agisce come organismo notificato nel corretto ambito. L’acquirente vede un nome noto; il venditore omette di spiegare che l’attestazione non documenta la procedura richiesta.

Se lo fa consapevolmente, sfrutta la reputazione dell’organizzazione per indurre il cliente in errore. Il documento non deve essere falso. È sufficiente attribuirgli competenze e valore che l’emittente non ha esercitato in quella specifica occasione.

La domanda corretta è quindi: «Questo documento è stato emesso nell’ambito della vostra notifica, per questa categoria di prodotto e per questa procedura?»

L’organismo è nell’elenco. Resta da controllare se le sue competenze coprano ciò che il venditore promette.

5. «Abbiamo una società in Europa»: bene, ma quale ruolo svolge?

Supponiamo che l’acquirente riceva i documenti di una macchina costruita in Cina. L’attestazione è stata emessa da una società turca, mentre come contatto per la conformità compare un’impresa con indirizzo a Cipro. Il fornitore riassume: «È tutto gestito in Europa».

Suona rassicurante, ma non chiarisce nulla. Chi è il fabbricante? Chi agisce sulla base di un suo mandato? L’emittente dell’attestazione ha svolto la procedura richiesta? Di che cosa risponde la società indicata a Cipro?

Una struttura simile non prova da sola la non conformità. Tuttavia, tre indirizzi in Paesi diversi non si combinano automaticamente in una corretta valutazione della conformità. Il venditore ha presentato una geografia. Noi stiamo ancora cercando le responsabilità.

UE, SEE ed Europa non sono sinonimi

Lo Spazio economico europeo comprende gli Stati membri dell’Unione europea, oltre a Norvegia, Islanda e Liechtenstein. Questi tre Stati partecipano al mercato interno secondo l’Accordo SEE. Ciò è rilevante anche per la normativa sui prodotti.

I riferimenti all’Unione devono essere letti considerando l’Accordo e l’effettiva incorporazione dell’atto pertinente. Per gli atti recenti bisogna verificare anche lo stato di incorporazione e le relative date di applicazione.

Per questo non basta dire «l’impresa non è nell’UE» per escludere automaticamente un soggetto norvegese. Ma le regole del SEE non possono essere estese a qualsiasi Paese che il venditore definisca europeo.

Il regolamento richiede che il mandatario abbia la sede appropriata e disponga di un mandato scritto del fabbricante. Per valutare la sede si considerano le disposizioni e gli accordi applicabili; per valutare il ruolo si controlla il mandato reale.

La dicitura «rappresentante europeo» su un sito non crea né una sede conforme né un mandato. Il nome del servizio si scrive in pochi secondi; l’autorizzazione non nasce con la stessa facilità.

Turchia: l’unione doganale non significa appartenenza all’Unione europea

La Turchia non fa parte dell’UE o del SEE. È però legata all’Unione da accordi specifici sull’unione doganale, sull’allineamento della legislazione tecnica, sulla notifica di organismi e sul riconoscimento di determinati risultati della valutazione della conformità.

Di conseguenza, un documento emesso da un organismo turco non va scartato esclusivamente a causa del Paese. Vanno verificati la base del riconoscimento, l’atto applicabile, la procedura e l’ambito dei poteri dell’emittente.

Non bisogna però accettare la semplificazione opposta: «La Turchia ha un accordo con l’Unione, quindi tutti i nostri certificati sono certificati UE». Un accordo non autorizza ogni laboratorio a eseguire l’esame UE del tipo. Non trasforma ogni attestazione volontaria in un documento richiesto dal regolamento. Non stabilisce automaticamente che una società possa agire come mandatario del fabbricante.

Le competenze si controllano per il soggetto e per il compito specifici, non si attribuiscono a un intero Paese.

Cipro è nell’UE, ma la parola «Cyprus» non basta

La Repubblica di Cipro è uno Stato membro dell’Unione europea. Nelle aree in cui il suo governo non esercita un controllo effettivo, tuttavia, l’applicazione del diritto dell’Unione è sospesa. Non si può quindi concludere la verifica leggendo semplicemente «società a Cipro».

Occorre stabilire dove il soggetto sia registrato, dove abbia sede e in quale ruolo intervenga. Non si devono trarre conclusioni soltanto dalla denominazione geografica riportata sul documento.

Anche una società regolarmente registrata e stabilita in un’area in cui si applica il diritto dell’Unione non diventa per questo organismo notificato o mandatario di qualsiasi fabbricante. Può svolgere attività commerciali, organizzare il trasporto o fornire servizi amministrativi. Sono tutte attività potenzialmente legittime, ma nessuna dimostra che abbia ricevuto un mandato per la conformità di quella macchina.

«Abbiamo un ufficio a Cipro» risponde alla domanda su dove inviare una lettera, non su chi firmi la dichiarazione e in base a quale potere.

Controlla il soggetto e il ruolo, non il prestigio dell’indirizzo

Nella pratica bisogna chiedere denominazione completa, numero di registrazione, sede e descrizione inequivocabile del ruolo. I dati vanno verificati nel registro appropriato, quindi va confermato l’incarico dichiarato.

Se l’impresa agisce per conto del fabbricante, serve il mandato. Se invoca una notifica, occorre verificarne l’ambito. Se è importatore, la sua presenza non prova che siano state eseguite determinate prove.

Non è necessario che tutte le imprese coinvolte abbiano sede nello stesso Paese. È necessario che ciascuna svolga davvero i compiti che le sono attribuiti. Se il fornitore presenta consapevolmente un semplice indirizzo di contatto come «soggetto europeo responsabile della conformità», benché quella società non ricopra tale ruolo, crea un falso senso di sicurezza.

La registrazione di un’impresa non è una notifica. Un indirizzo nell’Unione non è un mandato. E «abbiamo qualcuno in Europa» non risponde alla domanda sulla conformità della macchina.

6. «Sono soltanto l’importatore»: gli obblighi non finiscono qui

Un fornitore italiano importa una macchina da un Paese terzo. Prima dell’ordine assicura piena conformità e documentazione completa. Quando l’acquirente dimostra che il certificato riguarda un altro modello, la risposta cambia: «Non siamo il fabbricante, dovete chiarire con la fabbrica».

Poco prima il fornitore confermava tutto. Ora sembra rispondere soltanto dell’invio della fattura. L’importatore non è sempre il fabbricante, ma ha obblighi propri che non può assolvere rinviando il cliente a un contatto dall’altra parte del mondo.

Non basta inoltrare l’e-mail della fabbrica

Prima dell’immissione sul mercato, l’importatore deve assicurarsi che il fabbricante abbia eseguito la procedura di valutazione della conformità appropriata, provveduto alla redazione della documentazione tecnica, applicato la marcatura richiesta e predisposto i documenti necessari. Deve inoltre assicurare che siano fornite le istruzioni e le informazioni pertinenti.

Questo non significa che l’importatore debba ripetere personalmente tutte le prove del fabbricante. Ma non può neppure considerare qualsiasi allegato contenente la parola «Conformity» come prova dell’adempimento.

Se ritiene o ha motivo di ritenere che la macchina non sia conforme, non può immetterla sul mercato finché la conformità non sia stata ripristinata. Se la criticità emerge dopo l’immissione sul mercato, devono essere adottate le misure correttive necessarie e, secondo le circostanze, il prodotto va ritirato o richiamato. In presenza di un rischio si aggiungono gli obblighi di informare le autorità competenti.

«Il fabbricante assicura che va tutto bene» non elimina una discordanza già conosciuta dall’importatore. Se questi la omette intenzionalmente e continua a garantire che la documentazione sia completa e corretta, non è più il destinatario passivo di una dichiarazione altrui: la sta ripetendo come propria rassicurazione commerciale.

Il pulsante «Inoltra» non è una procedura di verifica della conformità.

La copia della dichiarazione non è l’intera documentazione tecnica

L’importatore deve conservare una copia della dichiarazione UE di conformità per almeno dieci anni dopo l’immissione sul mercato della macchina. Separatamente, deve garantire che la documentazione tecnica possa essere messa a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato quando richiesta.

Sono due obblighi diversi. Una cartella piena di dichiarazioni non soddisfa automaticamente il secondo. Ciò non significa che ogni acquirente abbia diritto all’intero fascicolo costruttivo, né che il rifiuto di consegnare tutti i disegni dimostri che la documentazione non esista.

L’importatore, però, deve averne assicurato la disponibilità per l’autorità competente. Non può aspettare la richiesta ufficiale per chiedersi se la fabbrica vorrà collaborare. «La documentazione è conservata dal fabbricante» può essere una risposta corretta. «Non sappiamo se ce la darà» non dimostra che la disponibilità sia stata garantita.

Il mandatario non assume la responsabilità del progetto

Un’altra risposta frequente è: «Della conformità risponde il nostro mandatario». Bisogna leggere il mandato. Il regolamento esclude dall’incarico del mandatario l’obbligo di garantire che la macchina sia progettata e costruita conformemente e l’obbligo di redigere la documentazione tecnica. Queste responsabilità rimangono al fabbricante.

Il fabbricante può incaricare specialisti di predisporre parti della documentazione, ma non trasferisce i propri obblighi al mandatario con una semplice delega.

Il mandatario ha compiti concreti: conserva documentazione e dichiarazione a disposizione delle autorità, fornisce le informazioni richieste e collabora alle azioni necessarie per eliminare i rischi. Può svolgere altre attività nei limiti della procedura applicabile e del mandato ricevuto.

Non è un indirizzo decorativo da inserire nella dichiarazione e non è un fabbricante sostitutivo per qualsiasi problema. La sua nomina non elimina gli obblighi dell’importatore.

A catalogo è il fabbricante; quando si parla di conformità diventa un intermediario

In alcuni casi l’importatore è effettivamente soggetto agli obblighi del fabbricante. Accade, per esempio, quando ordina una macchina all’estero e la immette sul mercato con il proprio nome o marchio. La vende come prodotto della propria marca, ma quando vengono chiesti i documenti si nasconde dietro la fabbrica straniera.

Il regolamento non collega gli obblighi del fabbricante a chi ha materialmente saldato il telaio. L’articolo 17 considera fabbricante l’importatore o il distributore che immette il prodotto sul mercato con il proprio nome o marchio.

Lo stesso articolo comprende chi modifica un prodotto già immesso sul mercato in modo tale da poter incidere sulla sua conformità. Quest’ultima situazione non coincide necessariamente con una modifica sostanziale, che costituisce un tema distinto disciplinato anche dall’articolo 18.

La semplice apposizione dei dati dell’importatore richiesti dalla normativa non significa, da sola, che la macchina sia stata immessa sul mercato con il suo marchio. Presentarsi come importatore e commercializzare il prodotto come proprio sono situazioni differenti.

Per verificare la dichiarazione bisogna quindi confrontare il ruolo del fornitore con l’offerta, le istruzioni e la targhetta. Deve risultare chi sia il fabbricante, chi agisca sulla base di un mandato e quali obblighi abbia assolto l’importatore.

Il marchio proprio non finisce sull’adesivo. E gli obblighi del fabbricante non richiedono il possesso di una fabbrica.

7. «La macchina ha superato lo sdoganamento»: non è l’esito della valutazione di conformità

L’acquirente rileva una discordanza precisa: il certificato riguarda un altro modello. Chiede una spiegazione e riceve il documento di sdoganamento. «Se la documentazione fosse stata irregolare, l’autorità non avrebbe lasciato passare la macchina».

La domanda riguardava l’ambito del certificato. La risposta riguarda il passaggio della merce alla frontiera. Il venditore non ha chiarito la discordanza: sta cercando di coprirla con l’autorità dell’amministrazione doganale.

La norma è esplicita: lo sdoganamento non prova la conformità

L’articolo 27 del Regolamento (UE) 2019/1020 stabilisce chiaramente che l’immissione in libera pratica non deve essere considerata una prova di conformità al diritto dell’Unione.

Non si tratta dell’approvazione del progetto della macchina, della verifica dell’efficacia dei ripari o della conferma che il fabbricante abbia davvero emesso la dichiarazione presentata.

Questo non significa che alla frontiera si controllino soltanto i dazi. La normativa prevede controlli basati sull’analisi del rischio. L’assenza dei documenti richiesti o dubbi motivati sulla loro autenticità, accuratezza o completezza possono giustificare la sospensione dell’immissione in libera pratica.

Il controllo alla frontiera, tuttavia, non è una valutazione completa della conformità eseguita al posto del fabbricante su ogni macchina importata. Il mancato fermo della merce non consente di aggiungere alla dichiarazione la frase «controllata e approvata dalla dogana».

L’autorità ha lasciato passare la merce. Non ha approvato il progetto della macchina.

Neppure un precedente fermo trasforma lo sdoganamento in certificazione

Il regolamento contempla anche il caso in cui, dopo una sospensione, il prodotto venga immesso in libera pratica perché entro quattro giorni lavorativi le autorità di vigilanza del mercato non hanno chiesto di mantenere la sospensione, purché siano soddisfatte le altre condizioni e formalità doganali.

Lo svincolo può quindi dipendere dallo svolgimento della procedura, non dalla conferma di tutte le caratteristiche della macchina. Non sana un’eventuale non conformità.

La frase «prima l’hanno fermata, poi l’hanno lasciata passare, quindi hanno verificato tutto» richiede di stabilire che cosa sia stato realmente controllato e quale decisione sia stata adottata. Quattro giorni di calendario non equivalgono a quattro giorni di prove tecniche sulla macchina.

Il documento doganale non risponde alla domanda sul riparo mancante

Torniamo al certificato relativo al modello sbagliato. Il documento di sdoganamento non spiega la differenza, non conferma il potere di firmare la dichiarazione e non dimostra che la configurazione consegnata sia stata inclusa nella valutazione appropriata.

Se il venditore conosce il problema e presenta consapevolmente lo sdoganamento come prova che il problema non esiste, induce l’acquirente in errore sul significato di un atto dell’autorità. Non aggiunge un argomento tecnico: tenta di chiudere una conversazione scomoda.

La risposta deve rimanere concreta: «Il documento doganale non chiarisce la discordanza tra il certificato e la macchina fornita. Indicate il documento che comprende il modello e la configurazione corretti e fate confermare l’ambito dall’emittente».

La stessa logica vale per le carenze della macchina. Se una persona può raggiungere un movimento pericoloso, bisogna valutare la protezione applicata. Lo sdoganamento non sostituisce la misurazione del tempo di arresto o la verifica di un interblocco.

Confermare l’autenticità della dichiarazione e verificare la sicurezza della macchina sono due attività distinte. È possibile identificare il vero emittente e scoprire comunque una soluzione tecnica non conforme ai requisiti.

Lo sdoganamento non elimina neppure gli obblighi dell’importatore quando una non conformità emerge dopo l’immissione sul mercato. Una macchina già installata può ancora richiedere misure correttive.

L’autorità ha svincolato la merce. Non ha svincolato fabbricante e importatore dai loro obblighi.

8. Verifica pratica della dichiarazione UE di conformità e gestione del risultato

Dopo il controllo deve rimanere qualcosa di più della frase «il fornitore ha chiarito tutto». Che cosa ha chiarito? Quale discordanza? Con quale prova?

Se, dopo la conversazione, non sappiamo ancora se il certificato comprenda la macchina fornita, la questione non è stata chiarita. È stata discussa. La differenza è sostanziale, soprattutto quando entrambe le situazioni finiscono con lo stesso «OK» nel verbale di accettazione.

Cinque conclusioni che devono emergere dal controllo

La seguente struttura organizza la verifica. Non sostituisce la valutazione tecnica della macchina e non garantisce di individuare ogni falsificazione.

Non servono cinque rassicurazioni: servono cinque conclusioni ricostruibili.

Al fabbricante si può chiedere: «Confermate che la dichiarazione allegata sia stata emessa da voi o con la vostra autorizzazione e che riguardi la macchina con il modello, il numero identificativo e la configurazione indicati? Confermate inoltre il ruolo con cui la vostra impresa è citata?»

All’organismo si invia una domanda separata sull’autenticità e sull’ambito del suo certificato. Non gli si chiede di confermare, al posto del fabbricante, la dichiarazione UE di conformità.

Non tutti i problemi si risolvono con un nuovo documento elettronico

Il risultato va descritto in base a ciò che è stato accertato. Un errore confermato nella dichiarazione deve essere corretto dal soggetto competente, quindi la nuova versione deve essere verificata. Non si modificano autonomamente i dati di una dichiarazione firmata da altri soltanto per farli coincidere con la targhetta.

Una dichiarazione redatta in modo errato costituisce una non conformità formale da correggere; da sola non dimostra una falsificazione. Una discordanza non chiarita, invece, deve rimanere registrata come tale. Se l’ambito del certificato non è stato confermato, bisogna scriverlo esattamente così.

La mancata risposta non prova automaticamente una frode, ma non conferma neppure la conformità. La scadenza per l’avviamento non produce le informazioni mancanti.

L’uso confermato di dati altrui o la manipolazione di un documento richiedono di chiarire origine, ruoli effettivi e base della conformità dichiarata. Non basta accettare un’altra versione senza chiedere perché la precedente contenesse dati falsi.

«Abbiamo inviato il file sbagliato». Può essere. Resta da capire se fosse sbagliato soltanto il file o anche l’affermazione con cui la macchina è stata venduta.

Se il problema riguarda il progetto, i ripari, i dispositivi di protezione o l’esecuzione della procedura richiesta, correggere la dichiarazione non basta. Potrebbero servire modifiche tecniche, ulteriori valutazioni e, per gli operatori economici interessati, misure correttive o comunicazioni alle autorità.

Una dichiarazione corretta può eliminare un errore nella dichiarazione. Non può montare il riparo che manca sulla macchina.

Conserva anche il documento che il fornitore ti ha chiesto di eliminare

Nel fascicolo d’acquisto vanno conservate le versioni ricevute di dichiarazioni e certificati, le fotografie della marcatura, la corrispondenza e le conferme degli emittenti. Per ogni conclusione bisogna annotare chi l’ha confermata, quando e a quale versione della macchina si riferiva.

Non serve a riempire un altro raccoglitore. Serve a sapere che cosa sia cambiato e perché quando un file viene sostituito.

Un risultato utile può essere formulato così: «Confermati il fabbricante e l’origine della dichiarazione. Non confermata l’inclusione della configurazione consegnata nell’ambito del certificato. Necessario chiarimento dell’emittente».

È molto più informativo di «documenti controllati». Definisce il lavoro svolto e le questioni ancora aperte. Una nuova versione non deve cancellare la tracciabilità della verifica, soprattutto quando il documento precedente è stato usato per sostenere la conformità prima della firma del contratto.

Non stai acquistando un documento: stai acquistando una macchina

La dichiarazione UE di conformità deve indicare la responsabilità reale per un prodotto determinato. Verificarla non significa scegliere il logo più convincente, l’elenco di norme più lungo o l’indirizzo più europeo.

Non ogni irregolarità è una frode. Ma presentare consapevolmente un’attestazione come certificazione obbligatoria, usare dati altrui o promettere un ambito che il documento non copre non diventa un errore innocente solo perché la macchina è arrivata in stabilimento.

La verifica deve stabilire chi dichiara la conformità, per quale macchina e su quale base. Quando finiscono le informazioni confermate, bisogna lasciare aperta una domanda, non completare la risposta al posto del fornitore.

Non acquisti un file con una dichiarazione. Acquisti una macchina. I documenti devono dimostrarne la conformità, non distogliere efficacemente l’attenzione dalla macchina stessa.

Fonti e base giuridica

Regolamento (UE) 2023/1230 relativo alle macchine — testo in EUR-Lex (EN). Base delle sezioni 1–6 e 8: articoli 3, 10, 12–13 e 17–18 sui ruoli e gli obblighi degli operatori economici; articoli 21–22 e allegato V sulle dichiarazioni; articolo 25 e allegati VII–VIII sull’esame UE del tipo e sulla conformità al tipo; articoli 32–36 su subappalto, accreditamento e ambito della notifica; articolo 46 sulla non conformità formale; articoli 52 e 54 sulle disposizioni transitorie e sulle date di applicazione. L’allegato IV disciplina la documentazione tecnica.

L’analisi riguarda il regime applicabile in linea generale dal 20 gennaio 2027. Ciò non significa che una dichiarazione precedente possa essere aggiornata sostituendo semplicemente «CE» con «UE» nel titolo.

Regolamento (UE) 2019/1020 — testo in EUR-Lex (EN). Base dell’introduzione e della sezione 7: articolo 25, paragrafo 3, sui controlli basati sul rischio; articolo 26 sulla sospensione dell’immissione in libera pratica; articolo 27 sulle condizioni per lo svincolo, sul termine di quattro giorni lavorativi e sul principio secondo cui l’immissione in libera pratica non prova la conformità al diritto dell’Unione.

Commissione europea — «Guida blu» 2022. Materiale interpretativo, in particolare sezione 3.1 sul fabbricante e sull’affidamento a terzi della produzione, sezione 2.9.2 sul SEE e sezione 2.9.4 sugli accordi specifici con la Turchia. La guida non sostituisce le disposizioni applicabili alla singola macchina.

Commissione europea — pagina «Macchine», sezione «Avvertenza sui certificati non regolamentati». Fonte utilizzata nell’introduzione e nelle sezioni 1 e 4: le attestazioni volontarie non devono essere confuse con le certificazioni previste dalla normativa ed eseguite da un organismo notificato nel corretto ambito.

Commissione europea — pagina «Organismi notificati» e sistema NANDO e Spazio per la conformità del mercato unico. Fonti per la sezione 4: identificazione dell’organismo e dei suoi compiti in relazione all’atto, al prodotto e alla procedura pertinenti. La verifica della notifica va distinta dalla conferma, presso l’emittente, dell’autenticità di uno specifico documento.

Ente Certificazione Macchine — «Comunicazione ufficiale: falsa dichiarazione CE di conformità», 16 febbraio 2023. Fonte del caso pubblico citato nella sezione 2: dichiarazione relativa alla pressa idraulica per balle metalliche TCM-XB315 e smentita del ruolo di «Technical File Representative». È un caso storico relativo a una dichiarazione CE di conformità, distinto dall’esperienza dell’autore sull’uso dei dati di un fabbricante italiano.

TÜV Rheinland — «Elenco degli avvisi». Fonte del caso della sezione 3: voce relativa a un compressore d’aria, documento AK 50352718 001 e modifica del nome dell’impresa. L’emittente indica l’autore della manipolazione come sconosciuto. La presenza del nome di una società sul documento alterato non consente di attribuirle la falsificazione.

EFTA — «SEE e relazioni con l’UE» e scheda del Regolamento 2023/1230 in EEA-Lex. Fonti per la sezione 5: composizione dello Spazio economico europeo, meccanismo di incorporazione degli atti nell’Accordo SEE e verifica dello stato del singolo atto.

Commissione europea — «Regolamento sulla linea verde». Fonte per la sezione 5 sullo status di Cipro e sulla sospensione dell’applicazione del diritto dell’Unione nelle aree in cui il governo della Repubblica di Cipro non esercita un controllo effettivo.

Natura degli esempi. Il caso dell’impiego dei dati di un fabbricante italiano e le osservazioni sui documenti presentati durante l’acquisto e lo sdoganamento derivano dall’esperienza dell’autore. L’analisi delle attestazioni riguarda il loro contenuto e il modo in cui sono state presentate all’acquirente, non una conferma dell’autenticità di ogni singola copia. Gli altri scenari sono esempi rappresentativi, salvo quando viene citato un avviso pubblico dell’emittente.

Le domande proposte, le tabelle e il metodo di registrazione dei risultati servono a organizzare la verifica. Non costituiscono moduli prescritti dalla normativa.