Comment vérifier une déclaration UE de conformité ?

« Elle porte le marquage CE. Nous avons un certificat. Elle a passé le dédouanement. » Trois affirmations censées clore toute discussion sur la conformité d’une machine.

Le document paraît sérieux, le fournisseur parle avec assurance et les douanes n’ont pas retenu la marchandise. L’acheteur en déduit que quelqu’un a forcément tout vérifié. Dans la pratique, le scénario se répète : la machine est dédouanée, son propriétaire montre l’attestation transmise par le vendeur et explique que « le CE est réglé ».

Puis on lit le document. En haut : « CERTIFICATE », un logo, des références de directives et le marquage CE. Plus bas : une évaluation limitée, un échantillon précis ou l’obligation, pour le fabricant, d’établir lui-même une déclaration de conformité. Dans l’un des documents que nous avons analysés, l’usage du marquage était expressément subordonné à l’établissement de la déclaration et au respect des directives applicables. Le document renvoyait donc aux obligations qu’il ne remplaçait pas.

Le vendeur le présentait pourtant comme la réponse à deux questions : la machine respecte-t-elle les exigences et le dossier est-il complet ? S’il connaît les limites de l’attestation et la vend malgré tout comme une preuve suffisante de la conformité de toute la machine, ce n’est pas une formulation maladroite. C’est une présentation délibérément trompeuse.

Nul besoin de fabriquer un faux. Il suffit parfois d’utiliser un document authentique en lui attribuant consciemment une portée qu’il n’a pas. Les petites lignes d’une attestation n’excusent pas le gros mensonge de l’offre commerciale.

La Commission européenne met précisément en garde contre ces certificats non réglementés, souvent volontaires. Ils peuvent donner l’impression de prouver la conformité au droit de l’Union alors qu’ils ne constituent pas un moyen reconnu de l’établir. Ils ne doivent pas être confondus avec une certification réalisée par un organisme notifié dans la procédure et le périmètre appropriés.

Ensuite, la machine passe le dédouanement et le vendeur sort son dernier argument : « S’il y avait eu un problème, les douanes ne l’auraient pas laissée entrer. » Elles l’ont laissée entrer. Cela ne signifie pas qu’elles ont validé tout ce que le commercial vous a raconté.

Le droit sépare clairement les sujets : la mise en libre pratique dans le cadre d’une procédure douanière ne constitue pas une preuve de conformité au droit de l’Union. Le dédouanement ne transforme ni une attestation en déclaration de conformité, ni un document volontaire en attestation d’examen CE ou UE de type. Il n’élargit pas non plus le périmètre de l’évaluation réalisée.

L’acheteur peut donc recevoir la machine, payer le transport et les droits, l’installer dans son atelier, puis découvrir que le document utilisé pour le rassurer avant la commande ne prouve pas ce qu’il devait prouver. Voilà pourquoi la question Comment vérifier une déclaration UE de conformité commence par une vérification plus élémentaire : avons-nous réellement reçu une déclaration ? Il faut ensuite identifier son émetteur, son lien avec la machine livrée et la véritable portée des documents invoqués par le fournisseur.

La machine a passé le dédouanement. Cela ne prouve pas que le vendeur disait vrai.

1. Commencez par vérifier que vous avez reçu une déclaration. Un certificat ne la remplace pas

« C’est même mieux qu’une déclaration. Le document a été délivré par un organisme indépendant. » Voilà comment convaincre un acheteur qu’il a reçu mieux que ce qu’il demandait. Il devrait donc cesser de poser des questions et apprécier l’effort de certification supplémentaire.

Sauf qu’une déclaration UE de conformité n’est pas une version économique d’un certificat. Elle ne peut pas être remplacée par un document portant un logo plus connu. Le règlement Machines 2023/1230, applicable pour l’essentiel à partir du 20 janvier 2027, attribue des fonctions différentes à ces documents. Avant de contrôler les signatures et les numéros, identifiez donc ce que vous avez réellement sous les yeux.

L’examen UE de type est une procédure, pas un titre décoratif

L’examen UE de type, module B, est défini à l’annexe VII du règlement. L’organisme notifié évalue la conception technique à partir de la documentation et de l’examen d’un exemplaire complet représentatif de la production envisagée.

Il ne suffit donc pas qu’une personne parcoure quelques fichiers, y repère des références de normes et produise une feuille portant le mot « Conformity ». Une attestation d’examen UE de type possède un contenu déterminé : elle identifie l’organisme, le fabricant et le type évalué, comporte une déclaration relative au respect des exigences applicables, des dates et, le cas échéant, des conditions de délivrance.

Sa valeur vient de la procédure exécutée. Pas de la taille du mot « CERTIFICATE ».

Même un examen UE de type correctement réalisé ne clôt pas toute l’évaluation de la conformité. Dans la voie B+C, après l’évaluation du type, le fabricant doit garantir que les machines produites sont conformes au type approuvé et aux exigences du règlement. Il établit ensuite la déclaration UE de conformité.

L’organisme a évalué un type. Le fabricant reste responsable de ce qu’il a construit et livré.

Une attestation volontaire ne devient pas un certificat obligatoire parce qu’un commercial le souhaite

Supposons que l’acheteur reçoive une attestation portant sur quelques essais ou sur une revue documentaire. Le fournisseur la présente comme la preuve qu’une procédure complète d’évaluation de la conformité a été réalisée. Lorsqu’on lui demande la déclaration, il répond : « Mais vous avez déjà le certificat. »

C’est précisément le moment d’arrêter de discuter de l’apparence du document et de revenir à ce qu’il confirme réellement. Une attestation peut ne couvrir qu’un périmètre limité. Un rapport d’essais peut fournir des résultats utiles. Aucun de ces éléments ne prouve à lui seul qu’un examen UE de type a été effectué ou qu’une déclaration UE de conformité a été établie.

La Commission européenne avertit que certains certificats non réglementés créent une impression trompeuse de conformité au droit de l’Union. Ils ne doivent pas être assimilés à la certification prévue par les textes et réalisée, dans le périmètre approprié, par un organisme notifié.

Si le fournisseur connaît ces limites mais présente sciemment l’attestation comme le certificat obligatoire ou comme un substitut à la déclaration, il trompe l’acheteur. Il ne fournit pas une « sécurité supplémentaire ». Il affirme que des obligations ont été remplies alors que son document ne le démontre pas.

Il n’est pas toujours nécessaire de falsifier un certificat. Il suffit parfois de mentir sur sa fonction.

Toutes les machines n’exigent pas un examen de type. Toutes exigent la bonne procédure

Ne corrigeons pas une erreur par une autre. Le règlement n’impose pas un examen UE de type à toutes les machines. La procédure dépend de la catégorie de produit et des conditions prévues par les textes. Pour les catégories qui ne figurent pas à l’annexe I, le règlement prévoit notamment le contrôle interne de la production.

L’absence de document délivré par un organisme ne prouve donc pas automatiquement une non-conformité. Sa présence ne garantit pas davantage la conformité.

La première question n’est pas : « Avez-vous un certificat quelconque ? » Elle est : « Quelle procédure avez-vous appliquée et où se trouve la déclaration UE de conformité de cette machine ? »

Si la réponse prend la forme d’une nouvelle attestation, la question initiale reste entière. Cinq pièces jointes dans un courriel ne remplacent pas l’unique document qui manque toujours.

2. Le fabricant existe. Il ignore simplement qu’il a établi la déclaration

Nous avons rencontré le cas d’un fournisseur chinois ayant établi une déclaration au nom d’une entreprise italienne existante. Il la désignait comme fabricant alors qu’elle ignorait totalement que ses données étaient utilisées.

Il n’avait même pas fallu inventer une société. Il avait suffi d’en emprunter une vraie.

Une recherche rapide sur internet pouvait donc rassurer l’acheteur : l’entreprise existait, travaillait dans le secteur des machines et disposait d’une adresse européenne. À première vue, difficile d’espérer un meilleur résultat.

Mais la recherche confirmait seulement l’existence de l’entreprise. Pas son lien avec la machine livrée.

Le fabricant est européen. Il ne sait simplement pas encore qu’il est devenu le fabricant de cette machine.

Les coordonnées d’un tiers ne constituent pas un mandat

Le règlement Machines impose d’identifier le fabricant et, le cas échéant, son mandataire. La déclaration est établie sous la seule responsabilité du fabricant. Elle précise également au nom de qui elle est signée ainsi que l’identité et la signature du signataire.

Ces champs ne sont pas prévus pour y placer le nom d’une entreprise qui présente bien dans le dossier. Établir sciemment une déclaration sous l’identité d’une société tierce, sans qu’elle en soit informée ni qu’elle ait donné mandat, revient à usurper la qualité du fabricant.

Ce n’est pas une prestation de préparation documentaire. Ce n’est pas une « aide au CE ». Et ce n’est pas une petite imprécision que l’on règle en changeant le pied de page.

Un mécanisme comparable a été décrit dans un avertissement public d’Ente Certificazione Macchine en février 2023. Il concernait une fausse déclaration relative à la presse hydraulique à balles métalliques TCM-XB315. Une entité italienne y était désignée comme représentant chargé du dossier technique, rôle qu’elle a expressément nié.

Elle n’y était pas présentée comme fabricant. La différence est importante. Dans les deux cas, néanmoins, l’acheteur pouvait trouver sur la déclaration une organisation réelle dont la participation n’existait que sur le papier.

Une fabrication en Chine ne prouve pas une fraude

Il faut distinguer l’usurpation d’identité d’une sous-traitance parfaitement régulière. Une entreprise italienne peut faire concevoir ou fabriquer une machine en Chine, la mettre sur le marché sous son propre nom et assumer les obligations du fabricant. Elle n’a pas à usiner personnellement chaque pièce ni à posséder l’atelier où l’équipement a été assemblé.

Le problème n’est donc pas l’association d’une usine chinoise et d’un nom italien sur la déclaration. Le problème est l’utilisation de ce nom sans participation réelle de l’entreprise concernée.

Dans le premier cas, un fabricant s’appuie sur un sous-traitant. Dans le second, les données d’un tiers servent à persuader l’acheteur qu’une autre entreprise répond de la machine. Le pays d’origine ne permet pas de distinguer les deux situations. Il faut confirmer les rôles réels.

Interrogez l’entreprise, pas seulement la personne qui vous a transmis son nom

En cas de doute, contactez l’entité mentionnée sur la déclaration par un canal identifié indépendamment du fournisseur. Ne vous limitez pas à l’adresse électronique figurant sur le document suspect ni au contact présenté comme « notre correspondant en Europe ».

Joignez la déclaration, les données d’identification de la machine et une photographie de la plaque signalétique. Posez une question portant sur ce document et cet équipement précis : « Confirmez-vous être le fabricant de cette machine et que la déclaration jointe a été établie par votre entreprise ou avec votre autorisation ? »

Si l’entreprise est indiquée comme mandataire, demandez-lui de confirmer ce rôle et le périmètre de son mandat. Ne la transformez pas en fabricant simplement parce que son adresse est plus proche de votre site.

La question « Travaillez-vous avec des entreprises chinoises ? » est trop large. L’entreprise peut répondre honnêtement « oui » sans que vous appreniez quoi que ce soit sur la déclaration examinée.

L’absence de réponse ne prouve pas encore une falsification. En revanche, le démenti clair de l’entreprise à laquelle l’émission du document a été attribuée n’est pas un léger défaut formel. Il impose d’identifier le véritable fabricant et la base de la conformité déclarée.

Un nouveau fichier envoyé par le même vendeur ne clôt pas le sujet simplement parce que le nom a été remplacé. Vérifier une entreprise dans un registre répond à la question « existe-t-elle ? ». Cela ne dit pas qui a engagé sa responsabilité.

3. Le numéro du certificat correspond. Le modèle de la machine, non

« Nous avons vérifié le certificat. Il apparaît dans la base. » C’est un bon début, à condition d’avoir lu le reste après avoir trouvé le numéro.

Un numéro authentique peut être ajouté à un document modifié. Le vendeur peut également transmettre un véritable certificat concernant un autre produit. Dans les deux cas, le moteur de recherche trouvera le numéro. Il ne vérifiera pas à votre place que le fournisseur l’utilise conformément au périmètre réel du document.

Le numéro reste. Les données changent de propriétaire

TÜV Rheinland a publié un avertissement concernant le certificat AK 50352718 001 relatif à un compresseur d’air. Selon l’émetteur, le nom de l’entreprise avait été modifié dans le document.

Ce n’est donc pas une hypothèse théorique réservée aux formations. L’émetteur désigne un numéro précis et une manipulation précise.

Pour l’acheteur qui ne contrôle que le numéro, l’altération peut rester invisible. Il retrouve le document dans la base, reconnaît la catégorie de produit et considère l’affaire réglée. Il a vérifié exactement la partie que le fraudeur n’avait pas modifiée.

Il faut comparer la copie reçue avec les informations de l’émetteur : entité concernée, désignations des produits, périmètre, dates et version. La concordance d’une suite de caractères dans l’angle supérieur droit ne suffit pas. Un numéro peut être recopié sans qu’aucun essai ait été réalisé. C’est précisément ce qui rend la méthode attrayante pour un fraudeur.

Ne vérifiez pas seulement si le numéro existe. Vérifiez à qui il appartient, ce qu’il couvre et si la copie est bien celle qu’a émise l’organisme.

« C’est la même série. » Très bien : quelle configuration a été évaluée ?

Le deuxième mécanisme ne nécessite même pas de modifier un fichier. Supposons que le fournisseur présente une authentique attestation d’examen UE de type couvrant une presse dans une configuration déterminée. Sur la version commandée, le mode d’alimentation de la pièce et les dispositifs de protection de la zone de travail ont été modifiés.

Les documents transmis ne précisent pas si cette variante est incluse dans l’évaluation. Réponse du vendeur : « C’est la même série. Les différences sont mineures. »

Le bâti se ressemble. La couleur est identique. Seule a changé la manière dont une personne peut atteindre un mouvement dangereux. Un détail, apparemment. Surtout pour celui qui ne travaillera jamais devant la presse.

L’attestation d’examen UE de type doit identifier le type évalué et comporter les éventuelles conditions de délivrance. Elle peut comprendre des annexes. Le règlement prévoit aussi une approbation complémentaire des modifications susceptibles d’affecter la conformité ou les conditions de validité de l’attestation, sous la forme d’un ajout au document initial.

Cela ne signifie pas que chaque variante nécessite automatiquement une attestation distincte. Cela signifie que le périmètre évalué doit être établi à partir des documents, pas d’une ressemblance entre les noms du catalogue.

Si le fournisseur sait que la configuration proposée n’est pas couverte mais affirme tout de même qu’elle l’est, il trompe délibérément l’acheteur. L’authenticité du certificat ne rend pas cette affirmation honnête.

Comparez le document au document. Puis les documents à la machine

La vérification doit être menée à deux niveaux.

D’abord, comparez la copie reçue aux informations détenues par l’émetteur : référence complète, titulaire, modèles, périmètre de l’évaluation, dates et annexes disponibles. Si la base publique ne présente qu’une fiche abrégée, demandez à l’émetteur de confirmer la copie et de préciser sa portée. Le simple message « numéro trouvé » ne répond pas à toutes ces questions.

Ensuite, comparez les documents à l’équipement livré. Rapprochez l’identification figurant dans la déclaration UE de conformité de la plaque de la machine, de la notice et du périmètre des documents complémentaires. Vérifiez aussi la configuration déterminante pour la sécurité, pas seulement le nom commercial du modèle.

L’attestation d’examen de type identifie un type. Elle n’a donc pas nécessairement à reprendre le numéro de série de chaque exemplaire produit. L’absence du numéro de série de la machine sur cette attestation ne suffit pas à la rendre inapplicable. En revanche, un lien démontrable doit exister entre l’exemplaire livré et le type approuvé.

Au lieu de demander seulement à l’organisme « Ce numéro existe-t-il ? », posez la vraie question : « La copie jointe correspond-elle au document que vous avez délivré et son périmètre couvre-t-il le modèle ainsi que la configuration décrite ? »

Cette question se ferme beaucoup moins facilement avec une capture d’écran. Une attestation couvre ce qui a été évalué, pas tout ce que le fournisseur propose dans son catalogue.

4. L’organisme est notifié. Mais pour quoi exactement ?

« Vérifiez vous-même : nous figurons sur la liste de la Commission européenne. » Le fournisseur transmet le numéro de l’organisme et un lien vers NANDO. L’entreprise apparaît bien dans la base. Le nom et l’adresse correspondent.

Mais trouver l’organisme sur la liste ne démontre pas qu’il pouvait réaliser cette évaluation pour cette machine. Une notification possède un périmètre défini. Ce n’est pas une autorisation générale permettant de délivrer n’importe quel certificat sous un logo connu.

Un seul numéro, des compétences précisément délimitées

La Commission attribue un numéro d’identification unique à l’organisme, même lorsqu’il est notifié au titre de plusieurs actes juridiques. Les chiffres ne permettent donc pas, à eux seuls, de connaître les produits et les procédures couverts.

Supposons qu’un organisme soit notifié pour l’examen UE de type des ponts élévateurs pour véhicules. Le fournisseur d’une presse présente un document émis par cet organisme et affirme que l’examen de sa machine est lui aussi « réglé ».

L’organisme existe. Il est notifié. Le règlement Machines peut même être le bon. Mais le périmètre ne correspond pas.

Ce n’est pas une estampille oubliée que l’on peut ajouter après coup. Être autorisé à évaluer une catégorie de machines ne signifie pas être autorisé à évaluer toutes les autres.

« S’ils savent contrôler un pont élévateur, ils sauront bien contrôler une presse. » Peut-être disposent-ils des compétences techniques. Mais vous ne vérifiez pas l’opinion du commercial sur la polyvalence du laboratoire. Vous vérifiez son périmètre de notification.

Comment vérifier un organisme notifié dans NANDO ?

Dans la base de la Commission, ne vous arrêtez pas au résultat affichant le nom. Contrôlez au moins les cinq points suivants.

Pour les documents anciens, tenez compte des dispositions transitoires. L’autorisation de délivrer de nouvelles attestations selon le règlement et le maintien de la validité d’une ancienne attestation d’examen CE de type sont deux questions différentes.

Si le statut de l’organisme a changé, analysez les conséquences pour le document précis. Ne supposez ni que toutes les anciennes attestations sont automatiquement devenues invalides, ni que le changement n’a aucune importance.

NANDO sert à vérifier la notification. Ce n’est pas une base confirmant l’authenticité de chaque copie de certificat envoyée par un vendeur. Cette authenticité se vérifie auprès de l’émetteur.

Un lien vers la Commission ne termine pas la vérification. Parfois, il montre seulement l’endroit exact où le fournisseur espérait que vous arrêteriez de lire.

Le même logo ne suffit pas. L’accréditation non plus

Dans un groupe international, identifiez l’entité précise qui répond de l’évaluation. Ne présumez pas que la notification d’une société s’étend automatiquement à toutes les entreprises utilisant la même marque.

Cela n’interdit pas le recours à d’autres laboratoires. Le règlement permet la sous-traitance et l’intervention d’entités affiliées, mais l’organisme notifié conserve l’entière responsabilité des tâches confiées. Il doit être possible de savoir qui a travaillé pour son compte et qui répond du résultat. « C’est notre partenaire » ne tranche rien.

Autre argument classique : « Le laboratoire est accrédité. » L’accréditation atteste des compétences dans un périmètre déterminé et peut servir de base à une notification. Elle n’est pas la notification elle-même.

Présenter un certificat d’accréditation ne dispense donc pas de vérifier que l’entité était autorisée à exécuter la procédure réglementaire concernée.

Un véritable organisme peut délivrer un document en dehors de son rôle notifié

Une organisation peut proposer plusieurs services. Le fait qu’elle agisse comme organisme notifié dans un domaine ne signifie pas que chacun de ses documents est émis dans cette fonction.

C’est pourquoi l’avertissement de la Commission sur les certificats non réglementés couvre également les situations dans lesquelles l’émetteur n’agit pas comme organisme notifié dans le périmètre approprié. L’acheteur reconnaît un nom réputé. Le vendeur omet de préciser que l’attestation présentée ne documente pas la procédure requise.

Le fichier peut être authentique. Il suffit de lui attribuer des pouvoirs que son émetteur n’a pas exercés lors de sa délivrance.

La bonne question est donc : « Ce document a-t-il été émis dans le cadre de votre notification, pour cette catégorie de produit et selon cette procédure ? » L’organisme est sur la liste. Reste à vérifier que ses compétences couvrent ce que promet le vendeur.

5. « Nous avons une société en Europe. » Très bien. Quel rôle joue-t-elle ?

Imaginons qu’un acheteur reçoive les documents d’une machine d’un fabricant chinois. Une attestation a été émise par une entreprise turque et une société ayant une adresse à Chypre est indiquée comme contact pour les questions de conformité.

Le fournisseur résume : « Tout a été réglé en Europe. » C’est rassurant. Mais on ne sait toujours pas ce qui a réellement été réglé.

Qui est le fabricant ? Qui agit sur mandat ? L’émetteur de l’attestation a-t-il exécuté la procédure requise ? De quoi répond l’entreprise chypriote ?

Cette organisation ne prouve pas à elle seule une non-conformité. Mais trois adresses dans trois pays ne s’assemblent pas automatiquement pour former une évaluation correcte. Le vendeur a décrit une géographie. La question de la responsabilité reste ouverte.

Union européenne, EEE et Europe ne désignent pas la même chose

L’Espace économique européen comprend les États membres de l’Union européenne ainsi que la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein. Ces trois États participent au marché intérieur dans le cadre de l’accord EEE, ce qui importe également pour les règles applicables aux produits.

Les références à l’Union doivent être lues en tenant compte de cet accord et de l’intégration de l’acte concerné. Pour un texte récent, il faut également vérifier son statut d’intégration et ses dates d’application.

Dire qu’une entreprise « n’est pas dans l’Union » ne suffit donc pas à exclure une entité norvégienne. Mais les règles de l’EEE ne s’étendent pas à n’importe quel pays que le vendeur juge européen.

Le règlement Machines exige que le mandataire dispose de l’établissement approprié et d’un mandat écrit du fabricant. Pour apprécier l’établissement, il faut examiner les textes et accords applicables. Pour apprécier les pouvoirs, il faut vérifier le mandat réel.

Une mention « représentant européen » sur un site internet ne règle ni l’un ni l’autre. On peut choisir librement le titre d’un service. On ne crée pas un mandat par une formule commerciale.

Turquie : l’union douanière ne signifie pas appartenance à l’Union européenne

La Turquie ne fait partie ni de l’Union européenne ni de l’EEE. Elle est toutefois liée à l’Union par des dispositions distinctes concernant l’union douanière, l’alignement de règles techniques, la notification de certains organismes et la reconnaissance de certains résultats d’évaluation de la conformité.

Un document provenant d’une entité turque ne doit donc pas être rejeté uniquement en raison de son pays d’émission. Il faut vérifier la base de sa reconnaissance, l’acte applicable, la procédure et le périmètre de compétence de l’émetteur.

Mais l’erreur inverse serait tout aussi grave : « La Turquie a un accord avec l’Union, donc tous nos certificats sont européens. » Un accord ne donne pas à chaque laboratoire le pouvoir d’effectuer un examen UE de type. Il ne transforme pas une attestation volontaire en document réglementaire. Il ne détermine pas non plus automatiquement si une entreprise peut exercer un autre rôle, comme celui de mandataire.

Les compétences en matière d’évaluation se contrôlent pour une entité et une mission précises. Elles ne sont pas accordées globalement à un pays.

Chypre appartient à l’Union. Le mot « Chypre » ne suffit toujours pas

La République de Chypre est un État membre de l’Union européenne. Toutefois, l’application du droit de l’Union est suspendue dans les zones sur lesquelles son gouvernement n’exerce pas de contrôle effectif.

La vérification ne peut donc pas s’arrêter à la mention générale d’une « société à Chypre ». Il faut déterminer où l’entreprise est enregistrée, où elle est établie et dans quelle fonction elle intervient.

Même une société correctement enregistrée et établie dans une zone où le droit de l’Union s’applique ne devient pas, pour cette seule raison, un organisme notifié ou le mandataire de n’importe quel fabricant. Elle peut être agent commercial, organisateur du transport ou prestataire administratif. Toutes ces activités peuvent être légales. Aucune ne prouve qu’elle possède un mandat relatif à la conformité de cette machine.

« Nous avons un bureau à Chypre » indique où envoyer le courrier. Cela ne dit pas qui signe la déclaration ni sur quelle base.

Vérifiez l’entité et son rôle, pas le prestige de son adresse

Demandez la dénomination sociale complète, le numéro d’enregistrement, l’adresse de l’établissement et une description non ambiguë du rôle. Vérifiez ensuite les données dans le registre compétent et confirmez la fonction annoncée.

Si l’entreprise agit pour le fabricant, contrôlez son mandat. Si elle invoque une notification, vérifiez-en le périmètre. Si elle est importatrice, ne traitez pas sa présence comme la preuve que les essais nécessaires ont été réalisés.

Toutes les entreprises n’ont pas à être établies dans le même pays. Elles doivent en revanche accomplir réellement les tâches qui leur sont attribuées.

L’immatriculation d’une société n’est pas une notification. Une adresse dans l’Union n’est pas un mandat. Et « nous avons quelqu’un en Europe » ne répond pas à la question de la conformité de la machine.

6. « Je ne suis que l’importateur. » Les obligations ne s’arrêtent pas là

Supposons qu’un fournisseur français importe une machine depuis un pays tiers. Avant la commande, il garantit une conformité totale et un dossier complet. Lorsque l’acheteur démontre que le certificat fourni concerne un autre modèle, le discours change : « Nous ne sommes pas le fabricant. Voyez cela avec l’usine. »

Une minute plus tôt, le fournisseur confirmait tout. Désormais, il ne semble répondre que de l’envoi de la facture.

L’importateur n’est pas toujours le fabricant. Il possède néanmoins des obligations propres qu’il ne peut pas exécuter en renvoyant l’acheteur vers la Chine.

Transférer le courriel de l’usine ne suffit pas

Avant la mise sur le marché, le règlement Machines impose à l’importateur de s’assurer que le fabricant a appliqué la procédure d’évaluation de la conformité appropriée, réalisé l’établissement de la documentation technique, apposé les marquages requis et fourni les documents obligatoires. Il doit également veiller à ce que la notice et les informations nécessaires accompagnent la machine.

Cela ne signifie pas qu’il doit répéter personnellement tous les essais du fabricant. Mais cela ne l’autorise pas non plus à traiter n’importe quelle pièce jointe portant le mot « Conformity » comme la preuve que ses obligations sont satisfaites.

Si l’importateur considère, ou a des raisons de considérer, que la machine n’est pas conforme au règlement, il ne doit pas la mettre sur le marché avant que la conformité soit assurée. Si le problème apparaît après la mise sur le marché, les textes imposent des mesures correctives appropriées et, selon les circonstances, un retrait ou un rappel. En présence d’un risque, des obligations d’information des autorités compétentes s’ajoutent.

« Le fabricant dit que tout va bien » n’efface pas une divergence déjà connue de l’importateur. S’il la cache à l’acheteur et continue d’affirmer que le dossier est complet, il ne relaie plus passivement une information erronée. Il la présente lui-même comme fiable.

Le bouton « Transférer » n’est pas une procédure de vérification de la conformité.

Une copie de la déclaration n’est pas toute la documentation technique

L’importateur doit conserver une copie de la déclaration UE de conformité pendant au moins dix ans après la mise sur le marché de la machine. Il doit, séparément, s’assurer que la documentation technique peut être mise à la disposition des autorités de surveillance du marché sur demande.

Ce sont deux obligations distinctes. Un dossier rempli de déclarations n’exécute pas automatiquement la seconde.

Il n’en résulte pas que toute la documentation de conception doive être transmise à chaque acheteur. Le refus de remettre tous les plans n’est donc pas, en soi, la preuve que la documentation n’existe pas. En revanche, l’importateur doit avoir organisé sa disponibilité pour l’autorité compétente. Il ne doit pas découvrir au moment de la demande que l’usine ne souhaite peut-être pas répondre.

« La documentation est conservée par le fabricant » peut être une information correcte. « Nous ignorons s’il nous la communiquera » ne constitue pas une garantie de disponibilité.

Le mandataire ne reprend pas la responsabilité de la conception

Deuxième explication fréquente : « Notre mandataire est responsable de la conformité. » Il faut vérifier le contenu réel de son mandat.

Le règlement exclut expressément du mandat l’obligation de garantir que la machine a été conçue et fabriquée conformément aux exigences, ainsi que l’obligation d’établir la documentation technique. Ces responsabilités restent celles du fabricant.

Le fabricant peut recourir à des spécialistes pour préparer la documentation, mais il ne transfère pas ses obligations au mandataire par la seule signature d’un mandat.

Le mandataire peut en revanche recevoir des tâches déterminées : conserver la documentation et la déclaration à la disposition des autorités, fournir les informations demandées et coopérer à l’élimination des risques. Il peut accomplir d’autres opérations dans les limites de la procédure et des pouvoirs qui lui sont confiés.

Ce n’est ni une adresse décorative sur la déclaration, ni un fabricant de remplacement chargé de tout. Sa désignation ne supprime pas non plus les obligations propres de l’importateur.

Fabricant dans le catalogue, simple intermédiaire dès qu’on parle de conformité

Dans certaines situations, l’importateur est effectivement soumis aux obligations du fabricant. Imaginons qu’il commande une machine en Chine, puis la mette sur le marché sous son nom ou sa marque. Il la vend comme son propre produit, mais se retranche derrière l’usine étrangère dès qu’une question documentaire apparaît.

Le règlement ne fait pas dépendre les obligations du fabricant de l’identité de celui qui a soudé le bâti. Son article 17 prévoit qu’un importateur ou un distributeur est considéré comme fabricant lorsqu’il met le produit sur le marché sous son nom ou sa marque.

Il vise également la modification d’un produit déjà mis sur le marché lorsqu’elle peut affecter sa conformité aux exigences. Ce cas n’est pas limité à la seule modification substantielle, qui constitue une question distincte également traitée à l’article 18.

À l’inverse, le simple ajout des coordonnées obligatoires de l’importateur ne signifie pas que la machine est commercialisée sous sa marque. La mention « importateur » et la présentation du produit comme produit propre sont deux situations différentes.

Lors de la vérification, rapprochez donc le rôle annoncé par le fournisseur de ce qui figure dans l’offre, la notice et le marquage de la machine. Le fabricant, le mandataire et l’importateur doivent être identifiables, avec leurs obligations respectives.

Une marque propre ne s’arrête pas à l’autocollant. Et assumer les obligations du fabricant ne nécessite pas de posséder sa propre usine.

7. « La machine a passé le dédouanement. » Ce n’est pas un résultat d’évaluation de la conformité

L’acheteur signale une divergence précise : le certificat présenté concerne un autre modèle. Il demande une explication. En réponse, il reçoit le document de dédouanement accompagné de cette phrase : « Si les documents avaient été incorrects, les douanes n’auraient pas laissé passer la machine. »

La question concernait le périmètre du certificat. La réponse concerne le passage de la marchandise à la frontière. Le vendeur n’a rien expliqué. Il tente de couvrir la divergence par l’autorité d’une administration.

Le texte le dit clairement : le dédouanement ne prouve pas la conformité

L’article 27 du règlement 2019/1020 indique sans ambiguïté que la mise en libre pratique ne doit pas être considérée comme une preuve de conformité au droit de l’Union.

Il s’agit de la mise en libre pratique dans une procédure douanière, pas de l’approbation de la conception d’une machine, de la validation de ses protections ou de la confirmation que le fabricant a réellement établi la déclaration présentée.

Cela ne signifie pas qu’aucun contrôle n’est effectué à la frontière. Les textes prévoient des contrôles fondés sur l’analyse des risques. L’absence de documents requis ou des doutes justifiés quant à leur authenticité, leur exactitude ou leur exhaustivité peuvent conduire à suspendre la mise en libre pratique.

Mais ce contrôle n’est pas une évaluation complète de la conformité réalisée à la place du fabricant pour chaque machine importée. L’absence de blocage n’autorise pas à ajouter sur la déclaration : « Contrôlée et approuvée par les douanes. »

Le dédouanement autorise la circulation de la marchandise dans le cadre de la procédure douanière. Il ne certifie ni sa conception, ni son système de commande, ni ses protecteurs.

Même une retenue préalable ne transforme pas le dédouanement en certification

Le règlement prévoit également qu’après une suspension, un produit peut être mis en libre pratique si les autorités de surveillance du marché n’ont pas demandé le maintien de la suspension dans un délai de quatre jours ouvrables, sous réserve du respect des autres exigences et formalités douanières.

La libération peut donc résulter du déroulement de la procédure, et non d’une confirmation de toutes les caractéristiques de la machine. Elle ne légalise pas une éventuelle non-conformité.

L’affirmation « ils l’ont d’abord bloquée, puis relâchée, donc ils ont tout contrôlé » exige de savoir ce qui a réellement été examiné et quelle décision a été prise. Quatre jours dans un calendrier ne sont pas quatre jours d’essais sur la machine.

Le document douanier ne répond pas à la question de la protection manquante

Revenons à la divergence entre le modèle livré et celui du certificat. Le document de dédouanement ne l’explique pas. Il ne confirme ni le mandat du signataire de la déclaration, ni l’inclusion de la configuration livrée dans l’évaluation appropriée.

Si le vendeur connaît le problème et présente sciemment le dédouanement comme la preuve qu’il n’existe pas, il trompe l’acheteur sur la portée d’une procédure administrative. Ce n’est pas un argument technique supplémentaire. C’est une tentative de mettre fin à une conversation gênante.

Répondez de manière précise : « Le document de dédouanement n’explique pas la divergence entre le document et la machine livrée. Veuillez identifier le document couvrant le modèle et la configuration concernés, puis faire confirmer son périmètre par l’émetteur. »

La même logique s’applique aux défauts de la machine. Si une personne peut atteindre un mouvement dangereux, il faut évaluer la protection mise en œuvre. Un document douanier ne remplace ni la mesure du temps d’arrêt, ni le contrôle du fonctionnement d’un dispositif de verrouillage.

Vérifier l’authenticité de la déclaration et vérifier la sécurité technique de la machine sont deux tâches différentes. On peut identifier le véritable émetteur d’un document et constater ensuite que la solution technique ne respecte pas les exigences.

Le dédouanement n’efface pas non plus les obligations de l’importateur lorsqu’une non-conformité est découverte après la mise sur le marché. Une machine déjà installée peut encore nécessiter des mesures correctives.

Les douanes ont libéré la marchandise. Elles n’ont pas libéré le fabricant ni l’importateur de leurs obligations.

8. Comment vérifier une déclaration UE de conformité en pratique, puis traiter le résultat ?

À l’issue du contrôle, il doit rester autre chose que la phrase « le fournisseur a tout expliqué ».

Qu’a-t-il expliqué ? Quelle divergence ? Avec quelle preuve ? Si, après la discussion, personne ne sait encore si le certificat couvre la machine livrée, le sujet n’est pas résolu. Il a seulement été discuté. La différence est considérable, surtout lorsque ces deux situations finissent par le même « OK » dans le procès-verbal de réception.

Les cinq conclusions qui doivent ressortir du contrôle

Le tableau suivant structure la vérification. Il ne remplace pas l’évaluation technique de la machine et ne garantit pas la détection de chaque falsification.

L’objectif n’est pas de collectionner cinq promesses. Il faut obtenir cinq conclusions traçables.

Lors du contact avec le fabricant, posez une question directement rattachée au document : « Confirmez-vous que la déclaration jointe a été établie par votre entreprise ou avec votre autorisation et qu’elle concerne la machine portant le modèle, l’identifiant et la configuration indiqués ? Merci également de confirmer le rôle sous lequel votre entreprise y figure. »

Adressez à l’organisme une question distincte sur l’authenticité et le périmètre de son propre document. Ne lui demandez pas de confirmer à la place du fabricant une déclaration qui ne relève pas de lui.

Tous les problèmes ne se réparent pas avec un nouveau fichier

Le résultat doit être qualifié selon ce qui a réellement été constaté.

Une erreur confirmée dans un document doit être corrigée par l’entité compétente, puis la nouvelle version doit être contrôlée. Ne modifiez pas vous-même les données de la déclaration signée d’un tiers simplement pour les faire correspondre à la plaque.

Une déclaration mal établie constitue une non-conformité formelle à corriger. Elle ne prouve pas automatiquement une fraude.

Une divergence non expliquée reste non expliquée. Si le périmètre du certificat n’a pas été confirmé, consignez précisément cette conclusion. L’absence de réponse ne démontre pas automatiquement une tromperie, mais elle ne confirme pas davantage la conformité. La date prévue de mise en service ne fournit pas les informations manquantes.

L’utilisation confirmée des données d’un tiers ou la modification d’un document impose d’en rechercher l’origine, les rôles réels et le fondement de la conformité déclarée. Accepter une nouvelle version sans demander pourquoi l’ancienne contenait une fausse information ne suffit pas.

« Nous avons envoyé le mauvais fichier. » C’est possible. Il reste à déterminer si seul le fichier était mauvais ou si l’affirmation utilisée pour vendre la machine l’était aussi.

Si le problème concerne la conception, les protections ou l’exécution de la procédure requise, corriger la déclaration ne le supprime pas. Selon les constatations, des mesures techniques, une évaluation supplémentaire, des actions correctives ou l’information des autorités peuvent être nécessaires.

Une déclaration corrigée peut corriger une erreur dans la déclaration. Elle ne réparera jamais le protecteur qui n’a pas été installé.

Conservez aussi le document que le fournisseur vous demande de supprimer

Dans le dossier d’achat, conservez les versions reçues des déclarations et certificats, les photographies du marquage, les échanges et les confirmations des émetteurs. Pour chaque conclusion, notez qui l’a confirmée, quand et pour quelle version de la machine.

Il ne s’agit pas de produire un classeur supplémentaire pour le plaisir. Il s’agit de savoir, après le remplacement d’un fichier, ce qui a été modifié et pourquoi.

Une conclusion de contrôle utile peut être formulée ainsi : « Le fabricant et l’origine de la déclaration ont été confirmés. L’inclusion de la configuration livrée dans le périmètre de l’attestation n’a pas été confirmée. Une clarification de l’émetteur est requise. »

C’est beaucoup plus exploitable que « documents vérifiés ». La formule indique le travail réalisé et ce qui reste ouvert.

Une nouvelle version du document ne doit pas effacer l’historique de sa vérification, surtout lorsque la version précédente a servi à justifier la conformité avant la signature du contrat.

Vous n’achetez pas un document. Vous achetez une machine

La déclaration UE de conformité doit identifier la responsabilité réelle relative à un produit déterminé. Sa vérification ne consiste pas à choisir le logo le plus convaincant, la plus longue liste de normes ou l’adresse qui semble la plus européenne.

Toute irrégularité n’est pas une fraude. Mais présenter sciemment une attestation comme la certification requise, utiliser les données d’un tiers ou promettre un périmètre que le document ne couvre pas ne devient pas une erreur innocente parce que la machine est arrivée dans l’atelier.

Le contrôle doit établir qui déclare la conformité, pour quelle machine et sur quelle base. Là où les informations confirmées s’arrêtent, laissez une question ouverte. N’inventez pas la réponse à la place du fournisseur.

Vous n’achetez pas un fichier de déclaration. Vous achetez une machine. Les documents doivent confirmer sa conformité, pas détourner efficacement votre attention de ce qui a réellement été livré.

Sources et base juridique

Règlement (UE) 2023/1230 relatif aux machines — texte dans EUR-Lex. Base des parties 1 à 6 et 8 : articles 3, 10, 12, 13, 17 et 18 sur les rôles et obligations des opérateurs ; articles 21 et 22 et annexe V sur les déclarations ; article 25 et annexes VII et VIII sur l’examen UE de type et la conformité au type ; articles 32 à 36 sur la sous-traitance, l’accréditation et le périmètre de notification ; article 46 sur les non-conformités formelles ; articles 52 et 54 sur les dispositions transitoires et les dates d’application. L’annexe IV définit la documentation technique. Le présent article traite du régime applicable, pour l’essentiel, à partir du 20 janvier 2027. Cela ne signifie pas que la directive antérieure peut être traitée en remplaçant simplement l’intitulé d’une ancienne déclaration.

Règlement (UE) 2019/1020 — texte dans EUR-Lex. Base de l’introduction et de la partie 7 : article 25, paragraphe 3, sur les contrôles fondés sur l’analyse des risques ; article 26 sur la suspension de la mise en libre pratique ; article 27 sur les conditions de libération, le délai de quatre jours ouvrables et le principe selon lequel la mise en libre pratique ne constitue pas une preuve de conformité au droit de l’Union.

Commission européenne — « Guide bleu » 2022. Document explicatif, notamment section 3.1 sur le fabricant et la sous-traitance de la fabrication, section 2.9.2 sur l’EEE et section 2.9.4 sur les dispositions distinctes applicables à la Turquie. Ce guide ne remplace pas les textes applicables à une machine donnée.

Commission européenne — page « Machines », section consacrée à l’avertissement sur les certificats non réglementés. Source utilisée dans l’introduction et les parties 1 et 4 : les attestations volontaires ne doivent pas être confondues avec une certification prévue par le droit et réalisée par un organisme notifié dans le périmètre approprié.

Commission européenne — page « Organismes notifiés » et système NANDO dans Single Market Compliance Space. Sources de la partie 4 pour l’identification de l’organisme et de ses tâches au regard de l’acte, du produit et de la procédure concernés. La vérification d’une notification doit être distinguée de la confirmation, auprès de l’émetteur, de l’authenticité d’une copie particulière.

Ente Certificazione Macchine — communication officielle relative à une fausse déclaration CE de conformité, 16 février 2023. Source du cas public mentionné dans la partie 2 concernant la presse hydraulique à balles métalliques TCM-XB315 et le démenti relatif au rôle de représentant chargé du dossier technique. Il s’agit d’un cas historique concernant une déclaration CE, distinct du cas observé par l’auteur au sujet de l’utilisation des données d’un fabricant italien.

TÜV Rheinland — liste d’avertissements. Source du cas présenté dans la partie 3 : entrée relative à un compresseur d’air, document AK 50352718 001 et modification du nom de l’entreprise. L’émetteur indique que l’auteur de la manipulation est inconnu. La présence du nom d’une société dans un document modifié ne permet donc pas de lui attribuer la falsification.

EFTA — présentation de l’EEE et de ses relations avec l’Union européenne et fiche du règlement 2023/1230 dans EEA-Lex. Sources de la partie 5 concernant la composition de l’EEE, le mécanisme d’intégration des actes dans l’accord EEE et la vérification du statut d’un acte précis.

Commission européenne — règlement relatif à la ligne verte. Source de la partie 5 sur le statut de Chypre et la suspension de l’application du droit de l’Union dans les zones sur lesquelles le gouvernement de la République de Chypre n’exerce pas de contrôle effectif.

Nature des exemples. Le cas d’utilisation des données d’un fabricant italien et les observations concernant les documents présentés lors de l’achat et du dédouanement proviennent de la pratique de l’auteur. L’analyse des attestations porte sur leur contenu et sur la manière dont elles sont présentées à l’acheteur, et non sur une confirmation générale de l’authenticité de chaque copie. Les autres scénarios sont des exemples méthodologiques, sauf lorsqu’un avertissement public de l’émetteur est expressément cité. Les questions proposées, les tableaux et la méthode de consignation des résultats constituent un moyen d’organiser la vérification ; ils ne sont pas des formulaires imposés par la réglementation.