Jak sprawdzić deklarację zgodności UE? Oszustwa przy zakupie maszyn

„Ma CE. Jest certyfikat. Przeszła odprawę”.

Trzy zapewnienia, które mają zakończyć rozmowę o zgodności maszyny. Dokument wygląda poważnie, dostawca jest pewny siebie, a urząd celny nie zatrzymał towaru. Kupujący uznaje, że sprawę sprawdzono.

W naszej praktyce ten scenariusz się powtarza: maszyna przechodzi odprawę, a jej właściciel pokazuje poświadczenie otrzymane od dostawcy i mówi, że „CE jest załatwione”.

Tyle że po przeczytaniu dokumentu okazuje się, że załatwiono znacznie mniej, niż mu obiecano.

Na górze „CERTIFICATE”, logo, numery dyrektyw i oznakowanie CE. Niżej informacja o ograniczonym zakresie oceny, konkretnej próbce albo konieczności sporządzenia deklaracji zgodności przez producenta. W jednym z analizowanych dokumentów możliwość użycia oznakowania wprost uzależniono od sporządzenia deklaracji i spełnienia właściwych dyrektyw. Sam dokument odsyła więc do obowiązków, których nie zastępuje.

Sprzedawca przedstawia go jednak jako odpowiedź na pytanie, czy maszyna spełnia wymagania i czy dokumentacja jest kompletna.

Jeżeli zna ograniczenia poświadczenia, a mimo to sprzedaje je jako wystarczające potwierdzenie zgodności całej maszyny, nie jest to niefortunny dobór słów. To celowe wprowadzanie kupującego w błąd.

Nie trzeba nawet podrabiać dokumentu. Można posłużyć się autentycznym i świadomie przypisać mu znaczenie, którego nie ma.

Drobny druk na poświadczeniu nie usprawiedliwia dużego kłamstwa w ofercie.

Komisja Europejska ostrzega przed takimi nieuregulowanymi, często dobrowolnymi certyfikatami: mogą sprawiać wrażenie potwierdzenia zgodności z prawem UE, choć nie są uznanym sposobem jej wykazania. Nie należy ich mylić z certyfikacją prowadzoną przez jednostkę notyfikowaną w odpowiedniej procedurze i zakresie.

A potem maszyna przechodzi odprawę i sprzedawca zyskuje kolejny argument:

„Gdyby coś było nie tak, przecież by jej nie przepuścili”.

Przepuścili. To nie znaczy, że potwierdzili wszystko, co powiedział handlowiec.

Przepisy wyraźnie rozdzielają te kwestie: dopuszczenia towaru do obrotu w procedurze celnej nie należy uważać za dowód zgodności z prawem Unii. Odprawa nie zamienia poświadczenia w deklarację zgodności ani w certyfikat badania typu WE lub UE. Nie rozszerza też zakresu przeprowadzonej oceny.

Kupujący może więc otrzymać maszynę, opłacić transport i należności, ustawić urządzenie w hali — i dopiero wtedy dowiedzieć się, że dokument, którym uspokajano go przed zakupem, nie potwierdza tego, co miał potwierdzać.

Dlatego pytanie „jak sprawdzić deklarację zgodności UE?” zaczyna się od ustalenia, czy w ogóle otrzymaliśmy deklarację. Następnie trzeba sprawdzić jej wystawcę, związek z konkretną maszyną oraz znaczenie dokumentów, na które powołuje się dostawca.

Maszyna przeszła odprawę. Nie oznacza to, że sprzedawca mówił prawdę.

1. Najpierw sprawdź, czy dostałeś deklarację. Certyfikat jej nie zastępuje

„To nawet lepsze niż deklaracja. Wystawiła niezależna jednostka”.

Tak można przekonać kupującego, że zamiast żądanego dokumentu otrzymał coś lepszego. Nie powinien więc dalej pytać. Powinien docenić, że dostawca zadbał o dodatkową certyfikację.

Tyle że deklaracja zgodności UE nie jest tańszą wersją certyfikatu. Nie można zastąpić jej dokumentem z bardziej rozpoznawalnym logo.

Rozporządzenie maszynowe 2023/1230, zasadniczo stosowane od 20 stycznia 2027 r., przypisuje tym dokumentom różne zadania. Zanim zaczniemy sprawdzać podpisy i numery, trzeba ustalić, z którym z nich mamy do czynienia.

Badanie typu UE to procedura. Nie ozdobny tytuł

Badanie typu UE — moduł B — zostało określone w załączniku VII rozporządzenia. Jednostka notyfikowana ocenia projekt techniczny na podstawie dokumentacji oraz badania kompletnego egzemplarza reprezentatywnego dla przewidywanej produkcji.

Nie wystarczy więc, że ktoś przejrzał przesłane pliki, znalazł w nich numery norm i wystawił dokument z napisem „Conformity”.

Certyfikat badania typu UE ma określoną zawartość: identyfikuje jednostkę, producenta i oceniony typ, zawiera oświadczenie o spełnieniu właściwych wymagań, daty oraz ewentualne warunki wydania. Jego znaczenie wynika z przeprowadzonej procedury, nie z tego, jak szeroko rozciągnięto napis „CERTIFICATE”.

Co ważne, nawet prawidłowe badanie typu UE nie kończy całej oceny zgodności. W ścieżce B+C po ocenie typu producent zapewnia zgodność produkowanych maszyn z zatwierdzonym typem i wymaganiami rozporządzenia. Następnie sporządza deklarację zgodności UE.

Jednostka oceniła typ. Producent nadal odpowiada za to, co zbudował i dostarczył.

Dobrowolne poświadczenie nie staje się obowiązkowym certyfikatem na życzenie handlowca

Załóżmy, że kupujący otrzymał poświadczenie dotyczące wybranych badań albo przeglądu dokumentacji. Dostawca przedstawia je jako dowód przeprowadzenia pełnej procedury oceny zgodności.

Po pytaniu o deklarację odpowiada:

„Przecież jest certyfikat”.

Właśnie w tym miejscu trzeba przerwać rozmowę o tym, jak dokument wygląda, i wrócić do tego, co rzeczywiście potwierdza.

Poświadczenie może dotyczyć tylko określonego zakresu oceny. Sprawozdanie z badań może zawierać przydatne wyniki. Żaden z tych faktów nie oznacza jeszcze przeprowadzenia badania typu UE ani sporządzenia deklaracji zgodności.

Komisja Europejska ostrzega przed nieuregulowanymi certyfikatami, które wywołują wrażenie potwierdzenia zgodności z prawem UE. Nie należy ich utożsamiać z certyfikacją przewidzianą przepisami i wykonywaną w odpowiednim zakresie przez jednostkę notyfikowaną.

Jeżeli dostawca zna te ograniczenia, a świadomie przedstawia poświadczenie jako wymagany certyfikat lub zamiennik deklaracji, wprowadza kupującego w błąd. Nie oferuje „dodatkowego bezpieczeństwa”. Przekonuje, że wykonano obowiązki, których przedstawiony dokument nie potwierdza.

Nie trzeba podrobić certyfikatu. Czasem wystarczy skłamać, do czego służy.

Nie każda maszyna potrzebuje badania typu. Każda wymaga właściwej procedury

Nie naprawiajmy jednak jednego błędu drugim. Rozporządzenie nie wymaga badania typu UE dla każdej maszyny. Procedura zależy od kategorii produktu i warunków określonych w przepisach; dla kategorii niewymienionych w załączniku I przewidziano wewnętrzną kontrolę produkcji.

Brak certyfikatu jednostki nie oznacza automatycznie braku zgodności. Jego obecność też jej automatycznie nie zapewnia.

Dlatego pierwsze pytanie nie brzmi: „czy macie jakiś certyfikat?”.

Brzmi: „Jaką procedurę zastosowano i gdzie jest deklaracja zgodności UE dla tej maszyny?”

Jeżeli zamiast odpowiedzi dostajemy kolejne poświadczenie, pierwotne pytanie pozostaje aktualne.

Pięć załączników w mailu nie zastępuje jednego dokumentu, którego nadal brakuje.

2. Producent istnieje. Tylko nie wie, że wystawił deklarację

W naszej praktyce spotkaliśmy się z przypadkiem, w którym dostawca z Chin wystawił deklarację na istniejącą firmę z Włoch. Wskazał ją jako producenta, mimo że firma nie wiedziała o takim wykorzystaniu jej danych.

Nie trzeba było wymyślać przedsiębiorstwa. Wystarczyło posłużyć się prawdziwym.

I właśnie dlatego sprawdzenie nazwy w internecie mogło uspokoić kupującego. Firma istnieje, zajmuje się maszynami, ma europejski adres. Na pierwszy rzut oka trudno o lepszy wynik weryfikacji.

Potwierdzono jednak istnienie firmy. Nie jej związek z dostarczaną maszyną.

W takim przypadku deklaracja nie zawiera przypadkowo błędnego adresu. Przypisuje konkretnej firmie odpowiedzialność, której ta firma nie przyjęła.

Producent jest europejski. Tylko jeszcze nie wie, że został producentem tej maszyny.

Cudze dane nie są pełnomocnictwem

Rozporządzenie maszynowe wymaga wskazania producenta oraz, w stosownych przypadkach, jego upoważnionego przedstawiciela. Deklaracja jest wydawana na wyłączną odpowiedzialność producenta. Zawiera również informację, w czyim imieniu ją podpisano, oraz dane i podpis osoby podpisującej.

To nie są miejsca na nazwę firmy, która dobrze wygląda w dokumentach.

Świadome wystawienie deklaracji pod cudzą firmą, bez jej wiedzy i umocowania, jest podszywaniem się pod producenta. Nie usługą przygotowania dokumentacji. Nie „pomocą w CE”. Nie drobną nieścisłością, którą załatwi zmiana stopki.

Podobny mechanizm został opisany w publicznym ostrzeżeniu Ente Certificazione Macchine z lutego 2023 r. Dotyczyło ono fałszywej deklaracji dla hydraulicznej prasy do belowania metalu TCM-XB315. Włoskiemu podmiotowi przypisano rolę „Technical File Representative”, której pełnieniu wyraźnie zaprzeczył.

Nie wpisano go tam jako producenta. To ważna różnica. W obu przypadkach kupujący mógł jednak znaleźć w deklaracji prawdziwą organizację, której udział istniał wyłącznie na papierze.

Sama obecność europejskiej firmy w dokumencie nie mówi jeszcze, czy ta firma w ogóle zgodziła się w nim występować.

Produkcja w Chinach nie jest dowodem oszustwa

Trzeba przy tym odróżnić podszywanie się od prawidłowego zlecenia produkcji.

Firma z Włoch może zlecić zaprojektowanie lub wykonanie maszyny w Chinach, wprowadzać ją pod własną nazwą i wykonywać obowiązki producenta. Nie musi samodzielnie obrabiać każdej części ani posiadać hali, w której zmontowano urządzenie.

Problemem nie jest chińska fabryka i włoska nazwa na deklaracji. Problemem jest włoska nazwa użyta bez rzeczywistego udziału tej firmy.

W pierwszym przypadku mamy producenta korzystającego z podwykonawcy. W drugim — cudze dane wykorzystane do przekonania kupującego, że za maszyną stoi ktoś inny.

Różnicy nie ustalimy po kraju pochodzenia. Trzeba potwierdzić rzeczywiste role.

Zapytaj firmę. Nie tylko człowieka, który przysłał jej dane

Przy wątpliwościach warto skontaktować się z podmiotem wskazanym na deklaracji kanałem ustalonym niezależnie od dostawcy. Nie ograniczać się do adresu e-mail z podejrzanego dokumentu ani kontaktu, który sprzedawca przedstawia jako „naszego człowieka w Europie”.

Do zapytania dołączamy deklarację, dane identyfikacyjne maszyny i zdjęcie tabliczki. Pytanie powinno dotyczyć właśnie tego dokumentu i tego urządzenia:

„Czy potwierdzają Państwo, że są producentem wskazanej maszyny oraz że załączona deklaracja została wystawiona przez Państwa lub z Państwa upoważnienia?”

Jeżeli firma występuje jako przedstawiciel, pytamy o potwierdzenie tej roli i zakresu umocowania. Nie robimy z niej producenta tylko dlatego, że jej adres znajduje się bliżej naszego zakładu.

Pytanie „czy współpracują Państwo z firmami w Chinach?” jest za szerokie. Można otrzymać prawdziwe „tak” i nadal nie wiedzieć nic o sprawdzanej deklaracji.

Brak odpowiedzi nie jest jeszcze dowodem fałszerstwa. Jednoznaczne zaprzeczenie firmy, której przypisano wystawienie dokumentu, nie jest natomiast drobnym brakiem formalnym. Wymaga ustalenia rzeczywistego producenta i podstaw deklarowanej zgodności. Kolejny PDF od tego samego sprzedawcy nie zamyka sprawy tylko dlatego, że tym razem zmieniono w nim nazwę.

Sprawdzenie firmy w rejestrze odpowiada na pytanie, czy istnieje. Nie odpowiada na pytanie, kto podpisał się pod jej odpowiedzialnością.

3. Numer certyfikatu się zgadza. Model maszyny już nie

„Sprawdziliśmy certyfikat. Jest w bazie”.

To dobry początek. Pod warunkiem że po znalezieniu numeru ktoś przeczytał również pozostałe informacje.

Prawdziwy numer można umieścić na przerobionym dokumencie. Można też przesłać autentyczny certyfikat dotyczący innego produktu. W obu przypadkach wyszukiwarka może znaleźć numer. Nie potwierdzi jednak za nas, że dostawca używa go zgodnie z rzeczywistym zakresem dokumentu.

Numer zostaje. Dane zmieniają właściciela

TÜV Rheinland publikuje ostrzeżenie dotyczące certyfikatu o numerze AK 50352718 001, odnoszącego się do sprężarki powietrza. Według wystawcy w dokumencie zmieniono nazwę firmy.

Nie jest to więc wyłącznie teoretyczna możliwość, o której warto wspomnieć na szkoleniu. Wystawca wskazuje konkretny numer i konkretny rodzaj manipulacji.

Dla kupującego, który sprawdza tylko numer, taki zabieg może pozostać niewidoczny. Znalazł dokument w bazie, rozpoznał kategorię produktu i uznał sprawę za zamkniętą.

Sprawdził tę część, której nie zmieniono.

Dlatego trzeba porównać dane z otrzymanej kopii z informacjami wystawcy: podmiot, którego dotyczy dokument, oznaczenia produktów, zakres, daty oraz wersję. Nie wystarczy, że zgadza się ciąg znaków w prawym górnym rogu.

Numer można przepisać bez przeprowadzania badań. Właśnie na tym polega atrakcyjność tego rozwiązania dla oszusta.

„To ta sama seria”. Czyli która konfiguracja została oceniona?

Drugi mechanizm nie wymaga edytowania PDF-a.

Załóżmy, że dostawca przedstawia autentyczny certyfikat badania typu UE obejmujący prasę w określonej konfiguracji. W zamawianym wariancie zmieniono sposób podawania detalu i zabezpieczenia strefy roboczej. Przekazane dokumenty nie wyjaśniają, czy ta wersja również jest objęta oceną.

Odpowiedź sprzedawcy:

„To ta sama seria. Różnice są niewielkie”.

Korpus wygląda podobnie. Kolor się zgadza. Zmienił się sposób, w jaki człowiek może dostać się do niebezpiecznego ruchu.

Najwyraźniej drobiazg. Zwłaszcza z perspektywy osoby, która nie będzie przy tej prasie pracować.

Certyfikat badania typu UE ma identyfikować oceniony typ oraz zawierać ewentualne warunki jego wydania. Może mieć załączniki. Rozporządzenie przewiduje również dodatkowe zatwierdzenie modyfikacji, które mogą wpływać na zgodność lub warunki ważności certyfikatu — w formie dodatku do pierwotnego dokumentu.

Nie oznacza to, że każdy wariant musi otrzymać osobny certyfikat. Oznacza, że zakres objęty oceną trzeba ustalić na podstawie dokumentów, a nie podobieństwa nazw w katalogu.

Jeżeli dostawca wie, że oferowana konfiguracja nie jest objęta przedstawianym certyfikatem, a mimo to zapewnia, że dokument ją obejmuje, świadomie wprowadza kupującego w błąd. Autentyczność certyfikatu nie usprawiedliwia takiego zapewnienia.

Porównujemy dokument z dokumentem. A potem z maszyną

Weryfikację warto przeprowadzić na dwóch poziomach.

Najpierw otrzymana kopia i informacje wystawcy. Porównujemy pełne oznaczenie dokumentu, podmiot, modele, zakres oceny, daty i dostępne załączniki. Jeżeli publiczna baza pokazuje tylko skrócony wpis, prosimy wystawcę o potwierdzenie kopii i wyjaśnienie zakresu. Sam komunikat o znalezieniu numeru nie odpowiada na wszystkie te pytania.

Następnie dokumenty i dostarczane urządzenie. Zestawiamy identyfikację w deklaracji zgodności UE z oznakowaniem maszyny, instrukcją oraz zakresem dokumentów pomocniczych. Sprawdzamy również konfigurację istotną dla bezpieczeństwa — nie tylko nazwę modelu.

Certyfikat badania typu identyfikuje typ, nie musi więc zawierać numeru seryjnego każdego wyprodukowanego egzemplarza. Brak numeru seryjnego konkretnej maszyny na takim certyfikacie nie przesądza o jego nieprzydatności. Musi natomiast istnieć możliwe do wykazania powiązanie między dostarczonym egzemplarzem a zatwierdzonym typem.

Dlatego zamiast pytać jednostkę wyłącznie:

„Czy ten numer istnieje?”

lepiej zapytać:

„Czy załączona kopia odpowiada wydanemu przez Państwa dokumentowi i czy jego zakres obejmuje wskazany model oraz opisaną konfigurację?”

To pytanie trudniej zamknąć zrzutem ekranu z wyszukiwarki.

Certyfikat obejmuje to, co oceniono. Nie wszystko, co dostawca ma w katalogu.

4. Jednostka jest notyfikowana. Ale do czego?

„Proszę sprawdzić. Jesteśmy na liście Komisji Europejskiej”.

Dostawca przesyła numer jednostki i odnośnik do NANDO. Firma rzeczywiście figuruje w bazie. Nazwa się zgadza, adres również.

Tyle że znalezienie jednostki na liście nie potwierdza jeszcze, że mogła przeprowadzić właśnie tę ocenę dla właśnie tej maszyny.

Notyfikacja ma określony zakres. Nie jest zezwoleniem na wystawianie dowolnych certyfikatów, byle pod znanym logo.

Jeden numer, konkretne uprawnienia

Komisja przydziela jednostce jeden numer identyfikacyjny, nawet jeśli jest ona notyfikowana na podstawie kilku aktów prawnych. Z samych cyfr nie odczytamy więc, jakie produkty i procedury obejmuje jej notyfikacja.

Załóżmy, że jednostka ma notyfikację do badania typu UE podnośników do obsługi pojazdów. Dostawca prasy pokazuje wystawiony przez nią dokument i zapewnia, że badanie typu jego maszyny również jest „załatwione”.

Jednostka istnieje. Jest notyfikowana. Nawet rozporządzenie maszynowe się zgadza.

Nie zgadza się zakres.

To nie jest brak pieczątki, który można uzupełnić. Uprawnienie do oceny jednej kategorii maszyn nie oznacza uprawnienia do oceny wszystkich pozostałych.

„Skoro potrafią sprawdzić podnośnik, to z prasą też sobie poradzą”.

Być może mają odpowiednią wiedzę. Nie sprawdzamy jednak opinii handlowca o wszechstronności laboratorium. Sprawdzamy zakres notyfikacji.

Jak sprawdzić jednostkę notyfikowaną w NANDO?

W bazie Komisji trzeba wejść dalej niż do wyniku wyszukiwania nazwy. Proponowana kontrola obejmuje pięć elementów:

Przy starszych dokumentach uwzględniamy przepisy przejściowe. Notyfikacja do wydawania nowych certyfikatów według rozporządzenia i zachowanie ważności wcześniejszego certyfikatu WE to dwa odrębne zagadnienia.

Jeżeli status jednostki się zmienił, trzeba wyjaśnić skutki dla konkretnego dokumentu. Nie zakładać ani że wszystkie wcześniejsze certyfikaty automatycznie straciły ważność, ani że zmiana nie ma żadnego znaczenia.

NANDO służy przy tym do sprawdzania notyfikacji. Nie jest bazą potwierdzającą autentyczność każdej kopii certyfikatu przesłanej przez sprzedawcę. Tę sprawdzamy u wystawcy, zgodnie z zasadami opisanymi wcześniej.

Link do Komisji nie kończy weryfikacji. Czasem dopiero pokazuje, gdzie dostawca liczył na to, że przestaniemy czytać.

To samo logo nie wystarczy. Akredytacja również

W przypadku międzynarodowej grupy trzeba ustalić, który konkretnie podmiot odpowiada za ocenę. Nie zakładać, że notyfikacja jednej spółki automatycznie obejmuje każdą firmę używającą tej samej marki.

Nie oznacza to zakazu korzystania z innych laboratoriów. Rozporządzenie dopuszcza podwykonawstwo i korzystanie z jednostek zależnych, ale jednostka notyfikowana zachowuje pełną odpowiedzialność za powierzone zadania. Musi być wiadomo, kto działał w jej imieniu i kto odpowiada za wynik. Samo „to nasz partner” nie rozstrzyga tej kwestii.

Podobnie działa argument:

„Ale laboratorium ma akredytację”.

Akredytacja potwierdza kompetencje w określonym zakresie i może stanowić podstawę notyfikacji. Nie jest jednak samą notyfikacją. Przedstawienie certyfikatu akredytacji nie zastępuje sprawdzenia uprawnienia do wykonania konkretnej procedury przewidzianej rozporządzeniem.

Prawdziwa jednostka może wystawić dokument poza swoją rolą notyfikowaną

Organizacja może świadczyć różne usługi. To, że w jednym obszarze działa jako jednostka notyfikowana, nie oznacza, że każdy wydany przez nią dokument powstał w tej roli.

Właśnie dlatego ostrzeżenie Komisji dotyczące nieuregulowanych certyfikatów odnosi się także do sytuacji, w których wystawca nie działa jako jednostka notyfikowana w odpowiednim zakresie.

Kupujący widzi znaną nazwę. Sprzedawca przemilcza, że przedstawione poświadczenie nie dokumentuje wymaganej procedury.

Jeżeli robi to świadomie, wykorzystuje wiarygodność organizacji do wprowadzenia kupującego w błąd. Dokument nie musi być podrobiony. Wystarczy, że przypisano mu uprawnienia wystawcy, z których przy jego wydaniu wcale nie korzystano.

Dlatego właściwe pytanie brzmi:

„Czy ten dokument wydano w ramach Państwa notyfikacji, dla tej kategorii produktu i tej procedury?”

Jednostka jest na liście. Jeszcze trzeba sprawdzić, czy jej uprawnienia obejmują to, co obiecuje sprzedawca.

5. „Mamy firmę w Europie”. Dobrze. Jaką rolę pełni?

Załóżmy, że kupujący otrzymuje dokumenty maszyny od chińskiego producenta. Poświadczenie wystawiła firma z Turcji, a jako kontakt w sprawach zgodności wskazano spółkę z adresem na Cyprze.

Dostawca podsumowuje:

„Wszystko załatwione w Europie”.

Brzmi uspokajająco. Tylko nadal nie wiadomo, co właściwie załatwiono. Kto jest producentem? Kto działa z jego upoważnienia? Czy wystawca poświadczenia przeprowadził wymaganą procedurę? Za co odpowiada firma pod cypryjskim adresem?

Taki układ sam w sobie nie dowodzi niezgodności. Ale trzy adresy z różnych krajów nie składają się automatycznie w prawidłową ocenę zgodności.

Sprzedawca przedstawił geografię. Nadal jesteśmy przy pytaniu o odpowiedzialność.

UE, EOG i Europa to nie to samo

Europejski Obszar Gospodarczy obejmuje państwa Unii Europejskiej oraz Norwegię, Islandię i Liechtenstein. Te trzy państwa uczestniczą w rynku wewnętrznym na zasadach Porozumienia EOG.

Ma to znaczenie również przy przepisach dotyczących produktów. Odesłania do Unii trzeba odczytywać z uwzględnieniem tego porozumienia i objęcia nim właściwego aktu. Przy nowych przepisach sprawdzamy także status ich włączenia i terminy stosowania.

Dlatego samo „firma nie jest z UE” nie wystarcza do odrzucenia podmiotu z Norwegii. Nie oznacza to jednak, że zasady EOG można rozciągnąć na dowolny kraj, który sprzedawca uważa za europejski.

Rozporządzenie maszynowe wymaga od upoważnionego przedstawiciela odpowiedniej siedziby oraz pisemnego upoważnienia producenta. Przy ocenie siedziby uwzględniamy właściwe przepisy i porozumienia. Przy ocenie umocowania — rzeczywiste pełnomocnictwo.

„European Representative” na stronie internetowej nie załatwia żadnej z tych kwestii.

Nazwę usługi można wpisać po angielsku. Upoważnienia nie da się w ten sposób dopisać.

Turcja: unia celna nie oznacza członkostwa w Unii Europejskiej

Turcja nie należy do UE ani EOG. Łączą ją jednak z Unią odrębne ustalenia dotyczące unii celnej, dostosowania przepisów technicznych oraz notyfikowania jednostek i uznawania określonych wyników oceny zgodności.

Dlatego dokumentu tureckiej jednostki nie odrzucamy tylko z powodu kraju wystawienia. Sprawdzamy podstawę jego uznania, właściwy akt, procedurę i zakres uprawnień wystawcy.

Nie przyjmujemy też przeciwnego uproszczenia:

„Turcja ma umowę z Unią, więc wszystkie nasze certyfikaty są unijne”.

Umowa nie nadaje każdemu laboratorium uprawnień do badania typu UE. Nie zmienia każdego dobrowolnego poświadczenia w dokument wymagany rozporządzeniem. Nie rozstrzyga również automatycznie, czy konkretna firma spełnia warunki wykonywania innej roli, na przykład przedstawiciela producenta.

Uprawnienia do oceny zgodności sprawdzamy dla konkretnego podmiotu i zadania. Nie przyznajemy ich całemu krajowi.

Cypr jest w UE. Sam napis „Cyprus” nadal nie wystarcza

Republika Cypryjska jest państwem członkowskim Unii Europejskiej. Na obszarach, nad którymi jej rząd nie sprawuje efektywnej kontroli, stosowanie prawa UE jest jednak zawieszone.

Nie można więc zakończyć sprawdzania na ogólnym określeniu „firma na Cyprze”. Trzeba ustalić, gdzie podmiot jest zarejestrowany, gdzie ma siedzibę i w jakiej roli występuje. Nie wyciągać wniosków wyłącznie z angielskiej nazwy kraju na dokumencie.

Ale nawet prawidłowo zarejestrowana spółka z siedzibą tam, gdzie stosuje się prawo UE, nie staje się przez to jednostką notyfikowaną ani upoważnionym przedstawicielem dowolnego producenta.

Może być przedstawicielem handlowym. Może organizować transport. Może świadczyć usługi administracyjne.

Każda z tych działalności może być legalna. Żadna nie potwierdza jeszcze, że firma jest umocowana do działania w sprawach zgodności tej maszyny.

„Mamy biuro na Cyprze” odpowiada na pytanie, gdzie można wysłać korespondencję. Nie na pytanie, kto i na jakiej podstawie podpisuje deklarację.

Sprawdzamy podmiot i rolę, nie prestiż adresu

W praktyce warto poprosić o pełną nazwę firmy, numer rejestrowy, dane siedziby oraz jednoznaczne określenie jej udziału. Następnie sprawdzić dane we właściwym rejestrze i potwierdzić wskazaną rolę.

Jeżeli firma działa w imieniu producenta, potrzebne jest ustalenie umocowania. Jeżeli powołuje się na notyfikację, sprawdzamy jej zakres. Jeżeli jest importerem, nie traktujemy jej obecności jako dowodu, że przeprowadzono badania.

Nie trzeba, żeby wszystkie firmy były z tego samego kraju. Trzeba, żeby każda rzeczywiście wykonywała przypisane jej zadania.

Jeżeli dostawca świadomie przedstawia zwykły adres kontaktowy jako „europejski podmiot odpowiedzialny za zgodność”, choć wskazana firma takiej roli nie pełni, nie jest to niewinne uproszczenie. Wykorzystuje adres do stworzenia fałszywego poczucia, że odpowiedzialność została już prawidłowo ustalona.

Rejestracja firmy nie jest notyfikacją. Adres w Unii nie jest pełnomocnictwem. A „mamy kogoś w Europie” nie jest odpowiedzią na pytanie o zgodność maszyny.

6. „Jestem tylko importerem”. Na tym przepisy się nie kończą

Załóżmy, że krajowy dostawca sprowadza maszynę spoza Unii. Przed zakupem zapewnia o pełnej zgodności i komplecie dokumentów. Kiedy kupujący wykazuje, że przedstawiony certyfikat dotyczy innego modelu, odpowiedź się zmienia:

„My nie jesteśmy producentem. Proszę wyjaśnić to z fabryką”.

Jeszcze przed chwilą dostawca potwierdzał wszystko. Teraz okazuje się, że odpowiada głównie za przesłanie faktury.

Importer nie zawsze jest producentem. Ma jednak własne obowiązki, których nie wykona przez odesłanie kupującego do Chin.

Nie wystarczy przekazać maila z fabryki

Rozporządzenie maszynowe wymaga, żeby importer przed wprowadzeniem maszyny do obrotu zapewnił przeprowadzenie przez producenta odpowiedniej procedury oceny zgodności, sporządzenie dokumentacji technicznej, właściwe oznakowanie oraz wymagane dokumenty. Musi również zapewnić dołączenie instrukcji i odpowiednich informacji.

To nie oznacza, że ma samodzielnie powtórzyć wszystkie badania producenta. Nie oznacza też, że może uznać dowolny załącznik z napisem „Conformity” za wykonanie obowiązku.

Jeżeli importer uznaje lub ma powody, by uważać, że maszyna jest niezgodna z rozporządzeniem, nie może jej wprowadzić do obrotu, dopóki zgodność nie zostanie zapewniona. Jeżeli problem ujawni się już po wprowadzeniu, przepisy wymagają odpowiednich działań naprawczych, a stosownie do okoliczności — wycofania lub odzyskania produktu. Przy ryzyku dochodzą obowiązki informowania właściwych organów.

„Producent zapewnia, że jest dobrze” nie usuwa rozbieżności, którą importer już zna.

Jeżeli świadomie przemilcza ją przed kupującym i nadal zapewnia o kompletnej, prawidłowej dokumentacji, nie jest już tylko odbiorcą cudzej nieprawdziwej informacji. Sam przekazuje ją dalej jako wiarygodne zapewnienie.

Przycisk „Przekaż dalej” nie jest procedurą weryfikacji zgodności.

Kopia deklaracji to nie cała dokumentacja techniczna

Importer ma przechowywać kopię deklaracji zgodności UE przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny do obrotu. Osobno musi zapewnić dostępność dokumentacji technicznej na wniosek organów nadzoru rynku.

To dwa obowiązki. Folder z deklaracjami nie wykonuje automatycznie drugiego.

Nie wynika z tego nakaz przekazywania każdemu kupującemu całej dokumentacji konstrukcyjnej. Nie należy więc utożsamiać odmowy wydania wszystkich rysunków z dowodem, że dokumentacja nie istnieje.

Ale importer powinien mieć zapewnioną możliwość jej udostępnienia właściwemu organowi. Nie dopiero wtedy zastanawiać się, czy fabryka zechce odpowiedzieć.

„Dokumentacja jest u producenta” może być prawidłową informacją. „Nie wiemy, czy nam ją udostępni” nie jest sposobem zapewnienia jej dostępności.

Przedstawiciel nie przejmuje odpowiedzialności za projekt

Drugie wyjaśnienie brzmi:

„Za zgodność odpowiada nasz upoważniony przedstawiciel”.

Trzeba sprawdzić, co rzeczywiście obejmuje jego pełnomocnictwo. Rozporządzenie wyraźnie wyłącza z niego obowiązek zapewnienia zgodnego zaprojektowania i wytworzenia maszyny oraz obowiązek sporządzenia dokumentacji technicznej. To pozostaje po stronie producenta.

Producent może korzystać z usług specjalistów opracowujących dokumentację. Nie przenosi jednak tych obowiązków na przedstawiciela samym pełnomocnictwem.

Przedstawiciel ma natomiast konkretne zadania: między innymi przechowywanie dokumentacji i deklaracji do dyspozycji organów nadzoru, przekazywanie wymaganych informacji oraz współpracę przy eliminowaniu ryzyka. Może wykonywać dalsze czynności w granicach właściwej procedury i udzielonego umocowania.

Nie jest ani ozdobnym adresem na deklaracji, ani zastępczym producentem od wszystkiego. Jego wyznaczenie nie usuwa też własnych obowiązków importera.

W katalogu producent. Przy pytaniach o zgodność — pośrednik

Są jednak sytuacje, w których importer rzeczywiście zostaje objęty obowiązkami producenta.

Załóżmy, że zamawia maszynę w Chinach i wprowadza ją do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Sprzedaje ją jako produkt własnej marki, ale przy pytaniach o dokumentację zasłania się zagraniczną fabryką.

Rozporządzenie nie uzależnia obowiązków producenta od tego, kto osobiście spawał ramę.

Art. 17 przewiduje uznanie importera lub dystrybutora za producenta, gdy wprowadza produkt pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Obejmuje również modyfikowanie produktu już wprowadzonego do obrotu w sposób, który może wpływać na zgodność z wymaganiami.

Ten drugi przypadek nie jest ograniczony wyłącznie do „istotnej modyfikacji”. To odrębne zagadnienie, uregulowane również w art. 18.

Jednocześnie samo podanie wymaganych danych importera nie oznacza jeszcze wprowadzenia maszyny pod własną marką. Oznaczenie „importer” i przedstawianie produktu jako własnego to różne sytuacje.

Dlatego przy sprawdzaniu deklaracji warto zestawić rolę dostawcy z tym, co napisano w ofercie, instrukcji i na oznakowaniu maszyny. Ma być wiadomo, kto jest producentem, kto działa z jego upoważnienia i jakie obowiązki wykonuje importer.

Własna marka nie kończy się na naklejce. Obowiązki producenta nie wymagają posiadania własnej fabryki.

7. „Maszyna przeszła odprawę”. To nie jest wynik oceny zgodności

Załóżmy, że kupujący wskazuje konkretną rozbieżność: przedstawiony certyfikat dotyczy innego modelu. Prosi o wyjaśnienie, a w odpowiedzi otrzymuje potwierdzenie odprawy celnej.

„Gdyby dokumenty były nieprawidłowe, urząd nie przepuściłby maszyny”.

Pytanie dotyczyło zakresu certyfikatu. Odpowiedź dotyczy przejazdu towaru przez granicę.

Sprzedawca nie wyjaśnił rozbieżności. Próbuje ją przykryć autorytetem urzędu.

Przepis mówi wprost: odprawa nie jest dowodem zgodności

Art. 27 rozporządzenia 2019/1020 zawiera jednoznaczne zdanie:

„Dopuszczenia do obrotu nie należy uważać za dowód zgodności z prawem Unii”.

Chodzi tu o dopuszczenie do obrotu w procedurze celnej. Nie o zatwierdzenie konstrukcji maszyny, potwierdzenie skuteczności zabezpieczeń ani zapewnienie, że producent rzeczywiście wystawił przedstawioną deklarację.

Nie oznacza to, że na granicy sprawdza się wyłącznie należności. Przepisy przewidują kontrole produktów oparte na analizie ryzyka. Brak wymaganych dokumentów lub uzasadnione wątpliwości co do ich autentyczności, dokładności czy kompletności są podstawą zawieszenia dopuszczenia do obrotu.

Kontrola na granicy nie jest jednak pełną oceną zgodności wykonywaną za producenta dla każdej przywożonej maszyny.

Brak zatrzymania towaru nie pozwala dopisać do deklaracji:

„Sprawdzone i zatwierdzone przez urząd celny”.

Nawet wcześniejsze zatrzymanie nie zmienia odprawy w certyfikację

Rozporządzenie przewiduje również sytuację, w której po zawieszeniu dopuszczenia produkt zostaje zwolniony, ponieważ w ciągu czterech dni roboczych organy nadzoru rynku nie wystąpiły o utrzymanie zawieszenia — pod warunkiem spełnienia pozostałych wymagań i formalności związanych z dopuszczeniem.

Zwolnienie może więc wynikać z przebiegu procedury, a nie z potwierdzenia wszystkich właściwości maszyny. Nie legalizuje to jej ewentualnej niezgodności.

Dlatego zapewnienie „najpierw zatrzymali, potem puścili, więc wszystko sprawdzono” również wymaga ustalenia, co rzeczywiście było przedmiotem kontroli i jakie rozstrzygnięcie zapadło.

Cztery dni w kalendarzu nie są czterema dniami badań maszyny.

Dokument odprawy nie odpowiada na pytanie o brakującą osłonę

Wróćmy do kupującego, który wykrył niezgodność modelu w certyfikacie. Potwierdzenie odprawy nie wyjaśnia tej różnicy. Nie potwierdza też upoważnienia do podpisania deklaracji ani objęcia dostarczonej konfiguracji właściwą oceną.

Jeżeli sprzedawca zna problem, a świadomie przedstawia odprawę jako dowód, że problemu nie ma, wprowadza kupującego w błąd co do znaczenia urzędowej czynności.

Nie jest to dodatkowy argument techniczny. To próba zakończenia niewygodnej rozmowy.

Warto odpowiedzieć konkretnie:

„Potwierdzenie odprawy nie wyjaśnia rozbieżności między dokumentem a dostarczaną maszyną. Proszę wskazać dokument obejmujący właściwy model i konfigurację oraz potwierdzić jego zakres u wystawcy”.

Tak samo postępujemy przy problemach z samą maszyną. Jeżeli można dostać się do niebezpiecznego ruchu, potrzebna jest ocena zastosowanej ochrony. Dokument odprawy nie zastępuje pomiaru czasu zatrzymania ani sprawdzenia działania blokady.

Potwierdzenie autentyczności deklaracji i sprawdzenie bezpieczeństwa maszyny to również dwa różne zadania. Można ustalić prawdziwego wystawcę i nadal znaleźć rozwiązanie, które nie spełnia wymagań.

Odprawa nie usuwa też obowiązków importera w razie ujawnienia niezgodności już po wprowadzeniu maszyny do obrotu. Towar znajdujący się w hali nadal może wymagać działań naprawczych.

Urząd zwolnił towar. Nie zwolnił producenta ani importera z obowiązków.

8. Jak sprawdzić deklarację zgodności UE w praktyce — i co zrobić z wynikiem?

Po sprawdzeniu dokumentów powinno zostać coś więcej niż zdanie:

„Dostawca wszystko wyjaśnił”.

Co wyjaśnił? Którą rozbieżność? Czym potwierdził odpowiedź?

Jeżeli po rozmowie nadal nie wiadomo, czy certyfikat obejmuje dostarczaną maszynę, sprawa nie została wyjaśniona. Została omówiona.

To istotna różnica. Szczególnie gdy w protokole odbioru oba stany kończą się tym samym „OK”.

Pięć ustaleń, które powinny zostać po sprawdzeniu

Poniższe zestawienie porządkuje weryfikację. Nie zastępuje oceny technicznej maszyny ani nie gwarantuje wykrycia każdego fałszerstwa.

Nie chodzi o zebranie pięciu zapewnień. Chodzi o pięć ustaleń, które można odtworzyć.

Przy kontakcie z producentem warto zadać pytanie odnoszące się do konkretnego dokumentu:

„Czy potwierdzają Państwo, że załączona deklaracja została wystawiona przez Państwa lub z Państwa upoważnienia i dotyczy maszyny o wskazanym modelu, numerze identyfikacyjnym oraz opisanej konfiguracji? Proszę również o potwierdzenie roli, w której Państwa firma została wymieniona”.

Do jednostki kierujemy odrębne pytanie o autentyczność i zakres jej dokumentu. Nie oczekujemy, że potwierdzi za producenta jego deklarację.

Nie każdy problem naprawia się nowym PDF-em

Wynik sprawdzania trzeba nazwać odpowiednio do tego, co ustalono.

Potwierdzona pomyłka w dokumencie wymaga poprawienia przez właściwy podmiot i sprawdzenia poprawionej wersji. Nie poprawiamy samodzielnie danych w cudzej podpisanej deklaracji tylko po to, żeby zgadzały się z tabliczką. Nieprawidłowo sporządzona deklaracja jest niezgodnością formalną wymagającą usunięcia, nie dowodem fałszerstwa samym w sobie.

Niewyjaśniona rozbieżność pozostaje niewyjaśniona. Jeżeli nie potwierdzono zakresu certyfikatu, wpisujemy właśnie to. Brak odpowiedzi nie dowodzi automatycznie oszustwa, ale również nie potwierdza zgodności. Termin uruchomienia nie dostarcza brakujących informacji.

Potwierdzone wykorzystanie cudzych danych albo przerobienie dokumentu wymaga wyjaśnienia jego pochodzenia, rzeczywistych ról i podstaw deklarowanej zgodności. Nie wystarczy przyjąć kolejnej wersji bez pytania, dlaczego poprzednia zawierała nieprawdę.

„Wysłaliśmy niewłaściwy plik”.

Być może. Trzeba jeszcze ustalić, czy niewłaściwy był plik, czy zapewnienie, którym sprzedano maszynę.

Jeżeli problem dotyczy konstrukcji, zabezpieczeń lub wykonania wymaganej procedury, sama korekta deklaracji go nie usuwa. W zależności od ustaleń potrzebne mogą być działania techniczne, dodatkowa ocena, a po stronie odpowiednich podmiotów gospodarczych także działania naprawcze i zawiadomienie organów.

Poprawiona deklaracja może usunąć błąd w deklaracji. Nie naprawi osłony, której nie zamontowano.

Zachowaj również dokument, który dostawca kazał usunąć

W dokumentacji zakupu warto zachować otrzymane wersje deklaracji i certyfikatów, zdjęcia oznakowania, korespondencję oraz potwierdzenia wystawców. Przy każdym ustaleniu zapisać, kto je potwierdził, kiedy i jakiej wersji maszyny dotyczyło.

Nie po to, żeby produkować dodatkowy segregator. Po to, żeby po zmianie pliku było wiadomo, co zmieniono i dlaczego.

Przykładowy wynik kontroli może brzmieć:

„Potwierdzono producenta i pochodzenie deklaracji. Nie potwierdzono objęcia dostarczanej konfiguracji zakresem certyfikatu. Wymagane wyjaśnienie wystawcy”.

To znacznie bardziej użyteczne niż „dokumenty sprawdzono”. Wskazuje zakres wykonanej pracy i to, co nadal pozostaje otwarte.

Nowa wersja dokumentu nie powinna kasować historii jego sprawdzania. Zwłaszcza gdy poprzednią wersją uzasadniano zgodność przed zawarciem umowy.

Nie kupujesz dokumentu. Kupujesz maszynę

Deklaracja zgodności UE ma wskazywać rzeczywistą odpowiedzialność za określony produkt. Jej weryfikacja nie polega na wyborze najbardziej przekonującego logo, najdłuższej listy norm ani najbardziej europejskiego adresu.

Nie każde uchybienie oznacza oszustwo. Ale świadome przedstawianie poświadczenia jako wymaganej certyfikacji, używanie cudzych danych czy zapewnianie o zakresie, którego dokument nie obejmuje, nie staje się niewinną pomyłką tylko dlatego, że maszyna dotarła do hali.

Sprawdzenie ma ustalić, kto, dla jakiej maszyny i na jakiej podstawie deklaruje zgodność. Tam, gdzie kończą się potwierdzone informacje, trzeba pozostawić pytanie — nie dopisywać odpowiedzi za dostawcę.

Nie kupujesz pliku z deklaracją. Kupujesz maszynę. Dokumenty mają potwierdzać jej zgodność, a nie skutecznie odwracać od niej uwagę.

Źródła i podstawa prawna

Rozporządzenie (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn — polski tekst w EUR-Lex. Podstawa części 1–6 i 8: art. 3, 10, 12–13 i 17–18 — role i obowiązki podmiotów; art. 21–22 oraz załącznik V — deklaracje; art. 25 i załączniki VII–VIII — badanie typu UE i zgodność z typem; art. 32–36 — podwykonawstwo, akredytacja i zakres notyfikacji; art. 46 — niezgodność formalna; art. 52 i 54 — przepisy przejściowe i terminy stosowania. Załącznik IV określa dokumentację techniczną. Omówienie rozporządzenia dotyczy reżimu zasadniczo stosowanego od 20 stycznia 2027 r.; nie oznacza zastąpienia dyrektywy samą zmianą nagłówka wcześniejszej deklaracji.

Rozporządzenie (UE) 2019/1020 — polski tekst w EUR-Lex. Podstawa wstępu i części 7: art. 25 ust. 3 — kontrole oparte na analizie ryzyka; art. 26 — zawieszenie dopuszczenia do obrotu; art. 27 — warunki zwolnienia, termin czterech dni roboczych i zastrzeżenie, że dopuszczenie w procedurze celnej nie jest dowodem zgodności z prawem Unii.

Komisja Europejska — „Niebieski przewodnik” 2022. Materiał wyjaśniający, w szczególności sekcja 3.1 — producent i zlecanie wykonania produktu; sekcja 2.9.2 — EOG; sekcja 2.9.4 — odrębne ustalenia z Turcją. Przewodnik nie zastępuje przepisów właściwych dla konkretnej maszyny.

Komisja Europejska — „Machinery”, sekcja „Unregulated certificates warning”. Ostrzeżenie wykorzystywane we wstępie i częściach 1 oraz 4: dobrowolnych poświadczeń nie należy mylić z certyfikacją przewidzianą prawem, wykonywaną przez jednostkę notyfikowaną we właściwym zakresie.

Komisja Europejska — „Notified bodies” oraz system NANDO / Single Market Compliance Space. Źródła do części 4: identyfikacja jednostki i jej zadań w odniesieniu do właściwego aktu, produktu i procedury. Sprawdzenie notyfikacji należy odróżnić od potwierdzenia autentyczności konkretnego dokumentu u wystawcy.

Ente Certificazione Macchine — „Official communication: false EC Declaration of Conformity”, 16 lutego 2023 r.. Źródło publicznego przypadku w części 2: ostrzeżenie dotyczące deklaracji dla hydraulicznej prasy do belowania metalu TCM-XB315 i zaprzeczenie pełnieniu roli „Technical File Representative”. To historyczny przypadek dotyczący deklaracji WE, odrębny od relacji autora o wykorzystaniu danych włoskiego producenta.

TÜV Rheinland — „Warning List”. Źródło przypadku z części 3: pozycja „Air Compressor”, dokument AK 50352718 001, zmiana nazwy firmy. Wystawca określa sprawcę jako nieznanego. Sama nazwa firmy umieszczona w przerobionym dokumencie nie jest podstawą do przypisania jej dokonania fałszerstwa.

EFTA — „EEA & Relations with the EU” oraz karta rozporządzenia 2023/1230 w EEA-Lex. Źródła do części 5: skład Europejskiego Obszaru Gospodarczego, mechanizm obejmowania aktów prawnych Porozumieniem EOG i sprawdzanie statusu konkretnego aktu.

Komisja Europejska — „Green Line Regulation”. Źródło do części 5: status Cypru i zawieszenie stosowania prawa UE na obszarach, nad którymi rząd Republiki Cypryjskiej nie sprawuje efektywnej kontroli.

Charakter przykładów. Przypadek użycia danych włoskiego producenta oraz obserwacje dotyczące dokumentów przedstawianych przy zakupie i odprawie pochodzą z praktyki autora. Analiza poświadczeń dotyczy ich treści i sposobu przedstawiania kupującemu, nie potwierdzenia autentyczności poszczególnych kopii. Pozostałe scenariusze są przykładami modelowymi, chyba że wskazano publiczny komunikat wystawcy. Proponowane pytania, tabele i sposób zapisywania wyników są metodą organizacji weryfikacji, nie formularzem ustanowionym w przepisach.