Regulamin świadczenia usług

§1. Definicje

1. Regulamin – niniejszy dokument, stanowiący regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. z dnia 10 października 2024 r., Dz.U. z 2024 r. poz. 1513).

2. Usługodawca – Safety Software Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Półłanki 80, 30‑740 Kraków, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa‑Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0001196649, NIP: 6793342803, REGON: 542821668, e‑mail: office@safetysoftware.eu.

3. Usługa / Aplikacja SaaS – aplikacja udostępniana przez Usługodawcę w modelu Software‑as‑a‑Service (SaaS) przez Internet, dostępna z poziomu Strony Internetowej Usługodawcy, służąca do automatyzacji procesu oceny ryzyka opisanej w normie ISO 12100:2010 (wersja angielska) oraz do wsparcia procesu zgodności wynikającego z dyrektywy maszynowej 2006/42/WE oraz Rozporządzenia (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn; Aplikacja wspiera te procesy, nie stanowi jednak gwarancji pełnej zgodności w każdym przypadku.

4. Strona Internetowa Usługodawcy – strona internetowa Usługodawcy pod adresem: https://safetysoftware.eu/ (wraz z dedykowanymi podstronami), na której dostępna jest Aplikacja SaaS oraz informacje o Usłudze.

5. Klient – przedsiębiorca w rozumieniu przepisów prawa polskiego, korzystający z Usługi na warunkach określonych w Umowie oraz w Regulaminie.

6. Użytkownik – osoba fizyczna działająca jako Klient albo upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi.

7. Okres rozliczeniowy – okres, za jaki pobierana jest opłata za Usługę; standardowo 1 miesiąc kalendarzowy, chyba że Umowa stanowi inaczej.

8. Konto – indywidualny panel dostępu przypisany Użytkownikowi umożliwiający korzystanie z Usługi.

9. Cennik – wykaz opłat za korzystanie z Usługi, opublikowany na Stronie Internetowej Usługodawcy.

10. Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych / DPA – umowa zawierana przez Usługodawcę oraz Klienta, dotyczącą przetwarzania przez Usługodawcę danych osobowych pozyskanych w związku z zawarciem Umowy i świadczeniem Usługi; DPA stanowi załącznik do Umowy i jest akceptowana w toku rejestracji Konta.

11. Polityka Prywatności – dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę, zapewniający zgodność z RODO; Polityka dostępna jest na Stronie Internetowej Usługodawcy.

12. Kodeks cywilny – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. (tekst jednolity z dnia 25 lipca 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 1071).

13. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa warunki i zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę na rzecz Klienta, w tym sposób zawarcia, wykonywania i rozwiązania Umowy oraz prawa i obowiązki Stron.

2. Regulamin stanowi integralną część każdej Umowy. W razie rozbieżności postanowień Umowy i Regulaminu – pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.

3. Usługa przeznaczona jest wyłącznie dla podmiotów profesjonalnych (B2B). Umowa nie może zostać zawarta przez ani na rzecz konsumentów w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego ani w okolicznościach art. 7aa ustawy o prawach konsumenta.

4. Do korzystania z Usługi konieczne jest spełnienie minimalnych wymagań technicznych określonych w §4.

5. Klient potwierdza zapoznanie się i akceptację Regulaminu, Polityki Prywatności oraz DPA przed rozpoczęciem korzystania z Usługi.

6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania Aplikacji SaaS w sposób niezgodny z jej przeznaczeniem lub dokumentacją.

§3. Zawarcie Umowy i rejestracja

1. Zawarcie Umowy następuje w szczególności poprzez: (i) złożenie zamówienia za pośrednictwem Strony Internetowej Usługodawcy oraz akceptację Regulaminu, Polityki Prywatności i DPA; (ii) złożenie zamówienia przez e‑mail na adres office@safetysoftware.eu; (iii) zawarcie odrębnej umowy w formie pisemnej lub elektronicznej. Usługodawca może odmówić zawarcia Umowy z ważnych przyczyn.

2. O ile Umowa nie stanowi inaczej, Umowa zostaje zawarta z chwilą doręczenia Klientowi wiadomości e‑mail potwierdzającej zawarcie Umowy (tj. wprowadzenia jej do środka komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią).

3. Przed rozpoczęciem korzystania z Usługi Klient tworzy Konto poprzez rejestrację na Stronie Internetowej Usługodawcy. Utworzenie Konta i akceptacja niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz DPA są warunkiem korzystania z Usługi.

4. Osoba dokonująca rejestracji w imieniu Klienta oświadcza, że posiada należyte umocowanie do zawarcia Umowy w imieniu Klienta.

5. Klient i Użytkownik są zobowiązani do należytej ochrony danych uwierzytelniających do Konta i nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.

§4. Zakres i warunki świadczenia Usług. Wymagania techniczne

1. Usługa polega na odpłatnym udostępnieniu Klientowi Aplikacji w modelu SaaS. Aplikacja działa wyłącznie na infrastrukturze Usługodawcy.

2. Niedozwolone jest dostarczanie przez Klienta lub Użytkownika treści bezprawnych oraz działanie niezgodne z prawem, Umową lub Regulaminem.

3. Usługa jest świadczona w modelu abonamentowym, z możliwością skorzystania z bezpłatnego okresu testowego (trial) opisanym w §5 ust. 6–8.

4. Minimalne wymagania techniczne:

   1. aktualne urządzenie z dostępem do Internetu (stałe łącze),

   2. aktualna przeglądarka internetowa: Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Safari – bieżąca wersja lub maks. dwie wersje wstecz, z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies,

   3. system operacyjny: Windows 10 lub nowszy / macOS 12 lub nowszy / aktualne dystrybucje Linux,

   4. możliwość wyświetlania rozdzielczości min. 1280 × 800,

   5. oprogramowanie do odczytu plików PDF; w przypadku eksportów danych – oprogramowanie do odczytu plików CSV/XLSX.

5. Korzystanie z innych środowisk (w tym testowych, wirtualnych) może być możliwe, jednak Usługodawca nie gwarantuje poprawności działania i nie ponosi odpowiedzialności za wynikłe z tego tytułu problemy.

6. Użytkownik zapewnia we własnym zakresie i na własny koszt spełnienie wymagań technicznych.

7. Usługodawca może przeprowadzać planowane prace serwisowe i modernizacyjne powodujące krótkotrwałą niedostępność Usługi; o ile to możliwe, informacja o planowanych pracach będzie publikowana w Aplikacji z odpowiednim wyprzedzeniem.

§5. Opłaty, płatności i okres próbny

1. Usługa jest odpłatna. Wysokość Opłat określa Cennik opublikowany na Stronie Internetowej Usługodawcy. Usługodawca może zmienić Cennik; nowy Cennik ma zastosowanie do Okresów rozliczeniowych rozpoczynających się po dacie jego wejścia w życie.

2. Płatność za pierwszy płatny Okres rozliczeniowy następuje przed rozpoczęciem świadczenia Usługi (po zakończeniu okresu próbnego, jeżeli został przyznany).

3. Płatności za kolejne Okresy rozliczeniowe są realizowane w modelu subskrypcyjnym (przedpłata) poprzez automatyczne obciążenie karty płatniczej Klienta w dniu rozpoczęcia danego Okresu rozliczeniowego. Warunkiem ciągłości Usługi jest podpięcie ważnej metody płatności.

4. Płatność przelewem bankowym jest możliwa wyłącznie na podstawie indywidualnej umowy (kontraktu) zawartej z Usługodawcą i z zachowaniem terminów wskazanych w fakturze pro forma.

5. Faktury są wystawiane w formie elektronicznej i doręczane na adres e‑mail wskazany przez Klienta. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz czasowo zablokować dostęp do Usługi, a także rozwiązać Umowę zgodnie z §11.

6. Okres próbny (trial): Usługodawca może udostępnić Klientowi 14‑dniowy bezpłatny okres próbny. Zakres funkcjonalny okresu próbnego może być ograniczony.

7. Po zakończeniu okresu próbnego, o ile Klient nie anuluje subskrypcji przed jego upływem, Usługa przechodzi automatycznie w tryb płatny, a metoda płatności podpięta przez Klienta zostaje automatycznie obciążona zgodnie z Cennikiem.

8. Anulowanie w trakcie okresu próbnego skutkuje brakiem naliczenia opłaty. Opłaty za rozpoczęte Okresy rozliczeniowe nie podlegają zwrotowi, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej lub Umowa przewiduje odstępstwa.

§6. Prawa własności intelektualnej. Licencja

1. Usługodawca zachowuje wszelkie prawa własności intelektualnej do Aplikacji oraz dokumentacji.

2. Klient ani Użytkownik nie są uprawnieni do kopiowania, rozpowszechniania, modyfikowania, dekompilacji ani jakiegokolwiek wykorzystywania kodu Aplikacji poza zakresem niezbędnym do korzystania z Usługi.

3. Z dniem zawarcia Umowy Klientowi udzielana jest niewyłączna, nieprzenoszalna licencja na korzystanie z Aplikacji na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez czas trwania Umowy.

4. Licencja obejmuje co najmniej: (i) używanie Aplikacji na liczbie Użytkowników/urządzeń uzgodnionej w Umowie lub wynikającej z wybranego planu; (ii) przetwarzanie, archiwizowanie, drukowanie, eksport i zapis danych przetwarzanych przez Aplikację, w zakresie przewidzianym funkcjonalnością.

5. Wynagrodzenie za licencję jest zawarte w Opłatach za Usługę. Klient nie nabywa żadnych praw do kodu źródłowego Aplikacji.

§7. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak lub wadliwość działania urządzeń i infrastruktury Klienta/Użytkowników skutkującą brakiem możliwości lub nieprawidłowym korzystaniem z Aplikacji, jak również za skutki niespełnienia wymagań technicznych określonych w §4.

2. Aplikacja ma charakter narzędzia wspierającego procesy Klienta i nie gwarantuje osiągnięcia określonych rezultatów (w tym pełnej zgodności z normami/prawem w każdym przypadku). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek: (i) wad lub błędów danych wprowadzanych przez Klienta, (ii) braków funkcjonalności względem indywidualnych oczekiwań Klienta, (iii) nieprawidłowości oprogramowania osób trzecich, z którym Klient integruje Aplikację.

3. Usługodawca nie odpowiada za szkody powstałe wskutek niedostępności Aplikacji lub utrudnień w korzystaniu z niej, niezależnie od przyczyny, z wyjątkiem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

4. Z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ogranicza się do szkody rzeczywistej (damnum emergens) i nie obejmuje utraconych korzyści (lucrum cessans); łączna odpowiedzialność nie przekracza wysokości Opłaty netto należnej za Okres rozliczeniowy, w którym wystąpiło zdarzenie wywołujące szkodę.

5. Postanowienia ust. 1–4 mają zastosowanie także po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy.

6. Usługodawca nie odpowiada za utratę danych spowodowaną działaniem Klienta, Użytkowników lub osób trzecich. Zaleca się wykonywanie kopii zapasowych w zakresie udostępnianym funkcjonalnie przez Aplikację.

§8. Ochrona danych osobowych i poufność

1. Przetwarzanie danych osobowych w związku z zawarciem Umowy i świadczeniem Usługi odbywa się zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych oraz Polityką Prywatności, a także na podstawie DPA zawartej pomiędzy Stronami (akceptowanej w toku rejestracji Konta).

2. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w poufności informacji poufnych Klienta uzyskanych w związku z Umową oraz ich niewykorzystywania do celów innych niż wykonanie Umowy.

3. Przez Informacje Poufne rozumie się w szczególności: (i) informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; (ii) informacje dotyczące organizacji Klienta (schematy, opisy stanowisk, procedury); (iii) informacje techniczne, technologiczne i handlowe Klienta.

4. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji publicznie znanych, niezależnie uzyskanych zgodnie z prawem, ani informacji, których ujawnienia wymagają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub prawomocne orzeczenia.

5. Obowiązek poufności obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz przez 3 lata po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, chyba że Umowa stanowi inaczej.

§9. Polityka prywatności

Polityka Prywatności dostępna jest pod adresem: https://safetysoftware.eu/PL/p/polityka-prywatnosci (oraz w odpowiednich wersjach językowych na właściwych podstronach serwisu).

§10. Reklamacje

1. Klient może składać reklamacje drogą elektroniczną na adres: office@safetysoftware.eu.

2. Reklamacja powinna zawierać: dane Klienta, opis problemu, propozycję oczekiwanego rozwiązania oraz dane kontaktowe (e‑mail, numer telefonu).

3. Usługodawca może zwrócić się do Klienta o doprecyzowanie reklamacji – bieg terminu rozpatrywania ulega wówczas zawieszeniu do czasu otrzymania wymaganych informacji.

4. Reklamacje są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż w terminie 30 dni od prawidłowego zgłoszenia.

5. Reklamacje nie dotyczą okresów, w których Klient nie posiadał aktywnej subskrypcji. Brak odpowiedzi w terminie nie stanowi uznania reklamacji.

§11. Czas trwania Umowy i rozwiązanie

1. Umowa zawierana jest na czas oznaczony wynoszący co najmniej 1 miesiąc, chyba że Strony postanowią inaczej.

2. Jeżeli Klient nie uiści Opłaty za kolejny Okres rozliczeniowy przed jego rozpoczęciem (lub w terminie wskazanym na fakturze), Umowa ulega rozwiązaniu z upływem bieżącego Okresu rozliczeniowego, a dostęp do Usługi może zostać zablokowany.

3. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli: (i) Klient/Użytkownik narusza Regulamin, prawo lub zasady korzystania z Aplikacji; (ii) Użytkownik nie wyrazi zgody na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do wykonania Umowy, cofnie ją lub ograniczy w sposób uniemożliwiający świadczenie Usługi; (iii) Usługodawca podejmie decyzję o zaprzestaniu oferowania Aplikacji; w wypadku pkt (iii) Usługodawca, o ile to możliwe, poinformuje Klienta z 30‑dniowym wyprzedzeniem.

4. Rozwiązanie Umowy nie zwalnia Klienta z obowiązku uregulowania należnych Opłat za okres obowiązywania Umowy.

 §12. Zmiany regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (organizacyjnych, prawnych, technicznych lub innych). O zmianie informuje z co najmniej 14‑dniowym wyprzedzeniem poprzez komunikat w Aplikacji i/lub wiadomość e‑mail do Klientów.

2. Kontynuowanie korzystania z Usługi po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.

3. Zmiana Regulaminu zgodna z niniejszym paragrafem nie stanowi podstawy roszczeń Klienta wobec Usługodawcy.

§13. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia 1 listopada 2025 r.

2. W sprawach nieuregulowanych Umową lub Regulaminem stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, przepisy o ochronie danych osobowych oraz ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wersja opublikowana w języku polskim jest wersją oryginalną i nadrzędną, pozostałe wersję mają charakter tłumaczenia.

3. Wszelkie spory wynikłe na tle Umowy/Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

4. Strony wyłączają stosowanie Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG).

Informacja kontaktowa Usługodawcy:

Safety Software Sp. z o.o., ul. Półłanki 80, 30‑740 Kraków, Polska
KRS: 0001196649, NIP: 6793342803, REGON: 542821668
E‑mail: office@safetysoftware.eu
Serwis: https://safetysoftware.eu/