Reglement voor het verlenen van diensten
Reglement voor het verlenen van diensten - Safety Software-applicatie - ondersteuning voor ingenieurs op het gebied van risicobeoordeling en conformiteitsbeoordeling.
§1. Definities
Reglement – dit document, dat het reglement vormt voor het verlenen van diensten langs elektronische weg in de zin van art. 8 van de wet van 18 juli 2002 betreffende het verlenen van diensten langs elektronische weg (geconsolideerde tekst van 10 oktober 2024, Staatsblad 2024, item 1513).
Dienstverlener – Safety Software Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością gevestigd te Kraków, ul. Półłanki 80, 30‑740 Kraków, Polen, ingeschreven in het ondernemingsregister van het KRS, bijgehouden door de arrondissementsrechtbank voor Kraków‑Śródmieście te Kraków, XI Economische Afdeling van het KRS, onder KRS-nummer: 0001196649, NIP: 6793342803, REGON: 542821668, e‑mail: office@safetysoftware.eu.
Dienst / SaaS-applicatie – een applicatie die door de Dienstverlener beschikbaar wordt gesteld in het Software‑as‑a‑Service (SaaS)-model via het internet, toegankelijk via de Website van de Dienstverlener, bestemd voor de automatisering van het risicobeoordelingsproces zoals beschreven in ISO 12100:2010 (Engelse versie) en ter ondersteuning van het conformiteitsproces voortvloeiend uit de Machinerichtlijn 2006/42/EG en Verordening (EU) 2023/1230 betreffende machines; de Applicatie ondersteunt deze processen, maar vormt geen garantie voor volledige conformiteit in elk geval.
Website van de Dienstverlener – de website van de Dienstverlener op het adres: https://safetysoftware.eu/ (samen met de daarvoor bestemde subpagina’s), waarop de SaaS-applicatie en informatie over de Dienst beschikbaar zijn.
Klant – een ondernemer in de zin van het Poolse recht, die van de Dienst gebruikmaakt onder de voorwaarden zoals bepaald in de Overeenkomst en in het Reglement.
Gebruiker – een natuurlijke persoon die optreedt als Klant of door de Klant is gemachtigd om van de Dienst gebruik te maken.
Factureringsperiode – de periode waarvoor de vergoeding voor de Dienst wordt geïnd; standaard 1 kalendermaand, tenzij de Overeenkomst anders bepaalt.
Account – een individueel toegangspaneel dat aan de Gebruiker is toegewezen en het gebruik van de Dienst mogelijk maakt.
Prijslijst – een overzicht van vergoedingen voor het gebruik van de Dienst, gepubliceerd op de Website van de Dienstverlener.
Overeenkomst inzake het toevertrouwen van de verwerking van persoonsgegevens / DPA – een overeenkomst gesloten door de Dienstverlener en de Klant, betreffende de verwerking door de Dienstverlener van persoonsgegevens die zijn verkregen in verband met het sluiten van de Overeenkomst en het verlenen van de Dienst; de DPA vormt een bijlage bij de Overeenkomst en wordt aanvaard tijdens de registratie van het Account.
Privacybeleid – een document dat de regels vastlegt voor de verwerking van persoonsgegevens door de Dienstverlener, en dat naleving van de AVG waarborgt; het beleid is beschikbaar op de Website van de Dienstverlener.
Burgerlijk Wetboek – de wet van 23 april 1964 (geconsolideerde tekst van 25 juli 2025, Staatsblad 2025, item 1071).
AVG – Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016.
§2. Algemene bepalingen
Het Reglement bepaalt de voorwaarden en regels voor het verlenen van de Diensten door de Dienstverlener aan de Klant, met inbegrip van de wijze van totstandkoming, uitvoering en beëindiging van de Overeenkomst, alsmede de rechten en verplichtingen van de Partijen.
Het Reglement vormt een integraal onderdeel van iedere Overeenkomst. In geval van afwijkingen tussen de bepalingen van de Overeenkomst en het Reglement hebben de bepalingen van de Overeenkomst voorrang.
De Dienst is uitsluitend bestemd voor professionele partijen (B2B). De Overeenkomst kan niet worden gesloten door of ten behoeve van consumenten in de zin van art. 22(1) van het Burgerlijk Wetboek, noch onder de omstandigheden van art. 7aa van de wet inzake consumentenrechten.
Voor het gebruik van de Dienst is het noodzakelijk te voldoen aan de minimale technische vereisten zoals omschreven in §4.
De Klant bevestigt kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met het Reglement, het Privacybeleid en de DPA vóór aanvang van het gebruik van de Dienst.
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor de gevolgen van het gebruik van de SaaS-applicatie op een wijze die niet in overeenstemming is met het beoogde gebruik of de documentatie ervan.
§3. Totstandkoming van de Overeenkomst en registratie
De Overeenkomst komt met name tot stand door: (i) het plaatsen van een bestelling via de Website van de Dienstverlener en de aanvaarding van het Reglement, het Privacybeleid en de DPA; (ii) het plaatsen van een bestelling per e‑mail naar het adres office@safetysoftware.eu; (iii) het sluiten van een afzonderlijke overeenkomst in schriftelijke of elektronische vorm. De Dienstverlener kan om gewichtige redenen weigeren de Overeenkomst te sluiten.
Tenzij de Overeenkomst anders bepaalt, wordt de Overeenkomst gesloten op het moment dat aan de Klant een e‑mailbericht wordt bezorgd waarin de totstandkoming van de Overeenkomst wordt bevestigd (d.w.z. het inbrengen ervan in een elektronisch communicatiemiddel op een wijze die kennisneming van de inhoud mogelijk maakt).
Vóór aanvang van het gebruik van de Dienst maakt de Klant een Account aan door registratie op de Website van de Dienstverlener. Het aanmaken van een Account en de aanvaarding van dit Reglement, het Privacybeleid en de DPA zijn voorwaarden voor het gebruik van de Dienst.
De persoon die namens de Klant de registratie verricht, verklaart dat hij/zij naar behoren gemachtigd is om de Overeenkomst namens de Klant te sluiten.
De Klant en de Gebruiker zijn verplicht de authenticatiegegevens van het Account deugdelijk te beschermen en deze niet aan onbevoegden ter beschikking te stellen.
§4. Omvang en voorwaarden van het verlenen van Diensten. Technische vereisten
De Dienst bestaat uit het tegen betaling ter beschikking stellen aan de Klant van de Applicatie in het SaaS-model. De Applicatie werkt uitsluitend op de infrastructuur van de Dienstverlener.
Het is verboden dat de Klant of de Gebruiker onrechtmatige inhoud aanlevert en handelt in strijd met de wet, de Overeenkomst of het Reglement.
De Dienst wordt verleend in een abonnementsmodel, met de mogelijkheid gebruik te maken van een gratis proefperiode (trial) zoals beschreven in §5 leden 6–8.
Minimale technische vereisten:
een actueel apparaat met internettoegang (vaste verbinding),
een actuele webbrowser: Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge of Safari – huidige versie of max. twee versies terug, met ingeschakelde ondersteuning voor JavaScript en cookies,
besturingssysteem: Windows 10 of nieuwer / macOS 12 of nieuwer / actuele Linux-distributies,
mogelijkheid om een resolutie van min. 1280 × 800 weer te geven,
software voor het lezen van PDF-bestanden; in geval van gegevensexporten – software voor het lezen van CSV/XLSX-bestanden.
Het gebruik van andere omgevingen (waaronder test-, virtuele) kan mogelijk zijn, maar de Dienstverlener garandeert de correcte werking niet en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de daaruit voortvloeiende problemen.
De Gebruiker zorgt op eigen initiatief en voor eigen rekening voor het voldoen aan de technische vereisten.
De Dienstverlener kan geplande onderhouds- en moderniseringswerkzaamheden uitvoeren die een kortstondige onbeschikbaarheid van de Dienst veroorzaken; voor zover mogelijk wordt informatie over geplande werkzaamheden tijdig in de Applicatie gepubliceerd.
§5. Vergoedingen, betalingen en proefperiode
De Dienst is betaald. De hoogte van de Vergoedingen wordt bepaald door de Prijslijst die op de Website van de Dienstverlener is gepubliceerd. De Dienstverlener kan de Prijslijst wijzigen; de nieuwe Prijslijst is van toepassing op Factureringsperioden die beginnen na de datum van inwerkingtreding daarvan.
Betaling voor de eerste betaalde Factureringsperiode vindt plaats vóór de start van de dienstverlening (na afloop van de proefperiode, indien toegekend).
Betalingen voor volgende Factureringsperioden worden uitgevoerd volgens het abonnementsmodel (vooruitbetaling) via automatische afschrijving van de betaalkaart van de Klant op de dag van aanvang van de betreffende Factureringsperiode. Voorwaarde voor continuïteit van de Dienst is het koppelen van een geldige betaalmethode.
Betaling via bankoverschrijving is uitsluitend mogelijk op basis van een individuele overeenkomst (contract) gesloten met de Dienstverlener en met inachtneming van de termijnen die op de pro-formafactuur zijn vermeld.
Facturen worden in elektronische vorm uitgegeven en verzonden naar het door de Klant opgegeven e‑mailadres. Bij betalingsachterstand kan de Dienstverlener wettelijke rente wegens vertraging in handelstransacties in rekening brengen en de toegang tot de Dienst tijdelijk blokkeren, alsook de Overeenkomst beëindigen overeenkomstig §11.
Proefperiode (trial): De Dienstverlener kan de Klant een gratis proefperiode van 14 dagen ter beschikking stellen. De functionele omvang van de proefperiode kan beperkt zijn.
Na afloop van de proefperiode, tenzij de Klant het abonnement vóór het verstrijken ervan annuleert, gaat de Dienst automatisch over naar de betaalde modus en wordt de door de Klant gekoppelde betaalmethode automatisch belast overeenkomstig de Prijslijst.
Annulering tijdens de proefperiode leidt ertoe dat geen vergoeding in rekening wordt gebracht. Vergoedingen voor aangevangen Factureringsperioden worden niet terugbetaald, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven of de Overeenkomst afwijkingen voorziet.
§6. Intellectuele eigendomsrechten. Licentie
De Dienstverlener behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op de Applicatie en de documentatie.
De Klant noch de Gebruiker is gerechtigd om de code van de Applicatie te kopiëren, te verspreiden, te wijzigen, te decompileren of op enige wijze te gebruiken buiten de omvang die noodzakelijk is voor het gebruik van de Dienst.
Op de dag van het sluiten van de Overeenkomst wordt aan de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie verleend om de Applicatie te gebruiken op het grondgebied van de Republiek Polen voor de duur van de Overeenkomst.
De licentie omvat ten minste: (i) het gebruik van de Applicatie voor het aantal Gebruikers/apparaten dat in de Overeenkomst is overeengekomen of voortvloeit uit het gekozen plan; (ii) het verwerken, archiveren, afdrukken, exporteren en opslaan van gegevens die door de Applicatie worden verwerkt, binnen de door de functionaliteit voorziene omvang.
De vergoeding voor de licentie is inbegrepen in de Vergoedingen voor de Dienst. De Klant verwerft geen rechten op de broncode van de Applicatie.
§7. Aansprakelijkheid van de Dienstverlener
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor het niet functioneren of gebrekkig functioneren van de apparaten en infrastructuur van de Klant/Gebruikers, waardoor het niet mogelijk is of onjuist gebruik wordt gemaakt van de Applicatie, alsook voor de gevolgen van het niet voldoen aan de technische vereisten zoals bepaald in §4.
De Applicatie heeft het karakter van een hulpmiddel ter ondersteuning van de processen van de Klant en garandeert niet het behalen van bepaalde resultaten (waaronder volledige conformiteit met normen/wetgeving in elk geval). De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van: (i) gebreken of fouten in door de Klant ingevoerde gegevens, (ii) een gebrek aan functionaliteit ten opzichte van de individuele verwachtingen van de Klant, (iii) onregelmatigheden in software van derden waarmee de Klant de Applicatie integreert.
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van onbeschikbaarheid van de Applicatie of belemmeringen bij het gebruik ervan, ongeacht de oorzaak, met uitzondering van aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten op grond van dwingende wettelijke bepalingen.
Met voorbehoud van dwingende wettelijke bepalingen is de aansprakelijkheid van de Dienstverlener wegens niet-nakoming of niet-behoorlijke nakoming van de Overeenkomst beperkt tot de daadwerkelijke schade (damnum emergens) en omvat zij geen gederfde winst (lucrum cessans); de totale aansprakelijkheid bedraagt niet meer dan het netto bedrag van de Vergoeding verschuldigd voor de Factureringsperiode waarin de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
De bepalingen van lid 1–4 zijn ook van toepassing na beëindiging of het vervallen van de Overeenkomst.
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor gegevensverlies veroorzaakt door handelen van de Klant, Gebruikers of derden. Het wordt aanbevolen back-ups te maken binnen de functioneel door de Applicatie geboden mogelijkheden.
§8. Bescherming van persoonsgegevens en vertrouwelijkheid
De verwerking van persoonsgegevens in verband met het sluiten van de Overeenkomst en het verlenen van de Dienst vindt plaats overeenkomstig de AVG, de wet inzake de bescherming van persoonsgegevens en het Privacybeleid, alsmede op basis van de DPA gesloten tussen de Partijen (aanvaard tijdens de registratie van het Account).
De Dienstverlener verbindt zich ertoe de vertrouwelijke informatie van de Klant die in verband met de Overeenkomst is verkregen, vertrouwelijk te behandelen en deze niet te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de Overeenkomst.
Onder Vertrouwelijke Informatie wordt in het bijzonder verstaan: (i) informatie die een bedrijfsgeheim vormt in de zin van de wet van 16 april 1993 inzake de bestrijding van oneerlijke concurrentie; (ii) informatie betreffende de organisatie van de Klant (schema’s, functiebeschrijvingen, procedures); (iii) technische, technologische en commerciële informatie van de Klant.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die openbaar bekend is, onafhankelijk en rechtmatig is verkregen, noch voor informatie waarvan de openbaarmaking is vereist op grond van dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen of onherroepelijke rechterlijke uitspraken.
De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en gedurende 3 jaar na de beëindiging of het aflopen ervan, tenzij de Overeenkomst anders bepaalt.
§9. Privacybeleid
Het Privacybeleid is beschikbaar op het adres: https://safetysoftware.eu/PL/p/polityka-prywatnosci (en in de overeenkomstige taalversies op de juiste subpagina’s van de website).
§10. Klachten
De Klant kan klachten elektronisch indienen op het adres: office@safetysoftware.eu.
De klacht dient te bevatten: gegevens van de Klant, een beschrijving van het probleem, een voorstel voor de gewenste oplossing en contactgegevens (e‑mail, telefoonnummer).
De Dienstverlener kan de Klant verzoeken de klacht nader te preciseren – de termijn voor behandeling wordt dan opgeschort totdat de vereiste informatie is ontvangen.
Klachten worden zonder onnodige vertraging behandeld, maar uiterlijk binnen 30 dagen na correcte indiening.
Klachten hebben geen betrekking op perioden waarin de Klant geen actieve abonnement had. Het uitblijven van een antwoord binnen de termijn vormt geen erkenning van de klacht.
§11. Looptijd van de Overeenkomst en beëindiging
De Overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd van ten minste 1 maand, tenzij de Partijen anders overeenkomen.
Indien de Klant de Vergoeding voor de volgende Facturatieperiode niet vóór de aanvang daarvan (of binnen de op de factuur vermelde termijn) voldoet, wordt de Overeenkomst beëindigd met het verstrijken van de lopende Facturatieperiode en kan de toegang tot de Dienst worden geblokkeerd.
De Dienstverlener kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien: (i) de Klant/Gebruiker het Reglement, de wet of de regels voor het gebruik van de Applicatie schendt; (ii) de Gebruiker geen toestemming geeft voor de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst, deze intrekt of zodanig beperkt dat de verlening van de Dienst onmogelijk wordt; (iii) de Dienstverlener besluit het aanbieden van de Applicatie te staken; in het geval van punt (iii) zal de Dienstverlener, voor zover mogelijk, de Klant 30 dagen van tevoren informeren.
Beëindiging van de Overeenkomst ontslaat de Klant niet van de verplichting de verschuldigde Vergoedingen over de periode van kracht zijn van de Overeenkomst te voldoen.
§12. Wijzigingen van het reglement
De Dienstverlener kan het Reglement wijzigen om gewichtige redenen (organisatorische, juridische, technische of andere). Over de wijziging wordt met ten minste 14 dagen vooraf geïnformeerd via een bericht in de Applicatie en/of een e‑mailbericht aan de Klanten.
Voortzetting van het gebruik van de Dienst na de inwerkingtreding van de wijzigingen betekent aanvaarding van het gewijzigde Reglement.
Een wijziging van het Reglement overeenkomstig dit artikel vormt geen grondslag voor vorderingen van de Klant jegens de Dienstverlener.
§13. Slotbepalingen
Het Reglement geldt vanaf 1 november 2025.
In aangelegenheden die niet door de Overeenkomst of het Reglement zijn geregeld, is Pools recht van toepassing, in het bijzonder het Burgerlijk Wetboek, de wet inzake het verrichten van diensten langs elektronische weg, bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens en de wet inzake de bestrijding van oneerlijke concurrentie. De in het Pools gepubliceerde versie is de oorspronkelijke en leidende versie; de overige versies zijn vertalingen.
Alle geschillen die voortvloeien uit de Overeenkomst/het Reglement worden beslecht door de gewone rechter die territoriaal bevoegd is voor de zetel van de Dienstverlener.
De Partijen sluiten de toepassing van het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (CISG) uit.
Contactinformatie van de Dienstverlener:
Safety Software Sp. z o.o., ul. Półłanki 80, 30‑740 Kraków, Polen
KRS: 0001196649, NIP: 6793342803, REGON: 542821668
E‑mail: office@safetysoftware.eu
Website: https://safetysoftware.eu/