Politica de confidențialitate a aplicației Safety Software (SaaS)

Politica de confidențialitate a aplicației Safety Software (SaaS)

§1. Informații generale

Prezenta Politică de confidențialitate stabilește regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal de către Safety Software Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością cu sediul în Cracovia, str. Półłanki 80, 30‑740 Cracovia, Polonia, înscrisă în Registrul Național al Instanțelor sub numărul KRS: 0001196649, NIP: 6793342803, REGON: 542821668 (denumită în continuare: „Administratorul” sau „Societatea”).

Politica a fost elaborată în conformitate cu Regulamentul Parlamentului European și al Consiliului (UE) 2016/679 din 27 aprilie 2016 (GDPR) și cu dispozițiile poloneze privind protecția datelor cu caracter personal.

§2. Domeniul de aplicare

1. Politica se aplică tuturor datelor cu caracter personal prelucrate de Administrator în legătură cu utilizarea aplicației SaaS disponibile pe site-ul https://safetysoftware.eu (denumită în continuare: „Aplicația” sau „Serviciul”), precum și în legătură cu desfășurarea comunicării comerciale, deservirea Clienților, marketingul, decontările și cooperarea cu contractanții.

2. Administratorul prelucrează datele utilizatorilor care sunt reprezentanți ai întreprinzătorilor care utilizează Aplicația (denumiți în continuare: „Utilizatori” sau „Clienți”).

§3. Datele Administratorului și contact

În chestiuni privind prelucrarea datelor cu caracter personal, puteți contacta Administratorul prin e‑mail: office@safetysoftware.eu sau în scris la adresa: Safety Software Sp. z o.o., ul. Półłanki 80, 30‑740 Kraków.

§4. Categoriile de date prelucrate

Administratorul poate prelucra următoarele date:

1. Date de identificare – prenume, nume, funcție, denumirea companiei, NIP, date de contact (e‑mail, număr de telefon).

2. Date de autentificare și de cont – adresă de e‑mail, login, parolă (criptată), date de autorizare.

3. Date tehnice – adresă IP, date despre dispozitiv, browser, ora autentificării, activitatea în Aplicație.

4. Date de decontare – date privind plățile pentru utilizarea Aplicației (identificatorul tranzacției, metoda de plată, numărul contului bancar, datele cardului – în măsura pusă la dispoziție de operatorii de plăți).

5. Date legate de comunicare – conținutul mesajelor trimise prin intermediul formularelor de contact, solicitărilor de ofertă, corespondenței e‑mail.

6. Date de marketing – adresă de e‑mail și alte date transmise voluntar în scopul primirii informațiilor comerciale (newsletter, campanii de remarketing).

§5. Scopurile și temeiurile prelucrării datelor

Administratorul prelucrează datele cu caracter personal în următoarele scopuri și în baza următoarelor temeiuri legale:

1. Executarea contractului de prestare a serviciilor pe cale electronică în modelul SaaS (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).

2. Decontări financiare și gestionarea plăților pentru utilizarea Aplicației (art. 6 alin. 1 lit. b și c GDPR).

3. Gestionarea solicitărilor și contactelor (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR – interesul legitim al Administratorului).

4. Marketing propriu al Administratorului, inclusiv trimiterea newsletterului, informații despre noutăți și oferte (art. 6 alin. 1 lit. a și f GDPR – consimțământ sau interes legitim al Administratorului).

5. Securizarea Aplicației, detectarea abuzurilor, analiza logurilor și menținerea securității sistemului (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).

6. Îndeplinirea obligațiilor legale care revin Administratorului, de ex. contabile sau fiscale (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR).

7. Menținerea relațiilor de afaceri și cooperarea cu contractanții (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).

§6. Caracterul voluntar al furnizării datelor

Furnizarea datelor cu caracter personal este voluntară, însă necesară pentru încheierea și executarea contractului de utilizare a Aplicației sau pentru primirea newsletterului și a altor conținuturi de marketing. Neprezentarea datelor poate împiedica prestarea serviciilor sau trimiterea informațiilor comerciale.

§7. Destinatarii datelor

Administratorul poate pune la dispoziție date cu caracter personal următoarelor categorii de destinatari:

1. Entităților care prestează servicii de plată – Stripe Payments Europe Ltd și Przelewy24 (PayPro S.A.).

2. Entităților care prestează servicii de hosting și suport IT.

3. Entităților care prestează servicii contabile și de consultanță pentru Administrator.

4. Furnizorilor de instrumente analitice și de marketing, precum Google LLC (Google Analytics, Google Search Console), cu mențiunea că datele din Google Fonts și Adobe Fonts sunt încărcate local din directorul vendor.

5. Autorităților publice îndreptățite să obțină date în temeiul dispozițiilor legale.

Toate entitățile care prelucrează date cu caracter personal la comanda Administratorului acționează în baza unor contracte de împuternicire a prelucrării datelor conforme cu art. 28 GDPR.

§8. Transferul datelor în afara SEE

1. În principiu, Administratorul nu transferă date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE).

2. În cazul în care un astfel de transfer este necesar (de ex. la utilizarea instrumentelor furnizorilor care au sediul în afara SEE), Administratorul asigură aplicarea garanțiilor adecvate prevăzute la art. 46 GDPR, în special clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

§9. Perioada de stocare a datelor

1. Datele prelucrate în scopul executării contractului – pe durata valabilității acestuia și timp de 5 ani după încetarea sa (în scopuri fiscale și contabile).

• Date de marketing – până la retragerea consimțământului sau depunerea unei obiecții față de prelucrare.

• Date tehnice și jurnale – pe o perioadă de până la 12 luni de la înregistrarea acestora.

• Date de contact – pe perioada necesară pentru a oferi un răspuns și pentru arhivarea corespondenței, maximum 24 de luni.

§10. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate au dreptul la:

1. acces la datele lor și obținerea unei copii a acestora,

2. rectificarea (corectarea) datelor,

3. ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”),

4. restricționarea prelucrării,

5. portabilitatea datelor,

6. opoziția față de prelucrarea datelor în temeiul interesului legitim al Administratorului,

7. retragerea consimțământului pentru prelucrarea datelor în orice moment (fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea consimțământului),

8. depunerea unei plângeri la autoritatea de supraveghere – Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.

§11. Securitatea datelor

1. Administratorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate care asigură protecția datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării.

2. Acces la datele cu caracter personal au exclusiv persoanele autorizate, obligate să păstreze confidențialitatea.

3. Sistemul Aplicației utilizează protocoale de comunicare sigure (SSL/TLS) și criptarea parolelor utilizatorilor.

§12. Fișiere cookies și analitică

1. Serviciul poate utiliza fișiere cookies pentru a asigura funcționarea corectă a Aplicației, analiza traficului, personalizarea conținutului și activități de marketing.

2. Utilizatorul poate gestiona setările cookies în browserul său de internet.

3. În cadrul Serviciului sunt utilizate instrumente analitice (Google Analytics, Search Console) pentru realizarea de statistici și optimizarea funcționării site-ului.

§13. Modificări ale Politicii de confidențialitate

1. Administratorul își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică în cazul modificării prevederilor legale, tehnologiei sau domeniului de activitate.

2. Versiunea actuală a Politicii este publicată pe pagina: https://safetysoftware.eu/PL/p/polityka-prywatnosci.

3. Modificările se aplică din ziua publicării lor, cu excepția cazului în care se indică o altă dată de intrare în vigoare.

§14. Dispoziții finale

1. În aspectele care nu sunt reglementate de prezenta Politică se aplică prevederile GDPR și ale dreptului polonez.

2. Politica se aplică începând cu data de 1 noiembrie 2025

3. În cazul unor discrepanțe între versiunile lingvistice ale prezentei Politici, versiunea în limba polonă este cea decisivă.

Administratorul datelor:
Safety Software Sp. z o.o.
str. Półłanki 80, 30‑740 Cracovia, Polonia
E‑mail: office@safetysoftware.eu
Serviciu: https://safetysoftware.eu