Ja jums vajag atbilstības deklarācijas Mašīnu regulai 2023/1230, ar glītu PDF vien ir par maz. Reālajā dzīvē problēma sākas nevis tad, kad dokumentu izveido, bet tad, kad kāds pēc pusgada vai trīs gadiem pajautā: kura versija bija spēkā, kas to izsniedza, vai tā nav aizstāta, un vai klients pie mašīnas tiešām tur rokā pareizo dokumentu. Tieši šo praktisko haosu SafetySoftware.eu sakārto ar jaunu moduli atbilstības deklarācijām un iekļaušanas deklarācijām. Deklarācija vairs nav brīvi klīstošs fails. Tā kļūst par kontrolētu dokumentu ar numuru, statusu, versiju, vēsturi, publisku verifikācijas ceļu un parakstītu PDF kā kontrolētu artefaktu.
Galvenā jēga ir vienkārša: pāreja no pieejas „mums ir kaut kāds PDF” uz kontrolētu atbilstības procesu. Un tas nav kosmētisks uzlabojums. Ar Regulu (ES) 2023/1230 spēles noteikumi dokumentācijai kļūst stingrāki, skaidrāki un daudz digitālāki.
atbilstības deklarācijas Mašīnu regulai 2023/1230 nav tikai PDF
Praksē atbilstības deklarācija pārāk bieži beidzas kā pielikums e-pastā. Līdz pirmajai pretenzijai tas šķiet pietiekami. Tad sākas īstie jautājumi: vai šī ir aktuālā versija, vai dokumentā ir pareizā juridiskā atsauce, vai ir norādīta atbilstošā atbilstības novērtēšanas procedūra, vai ir saglabāta auditācijas pēda, un vai iespējams pierādīt, ka klients saņēma tieši šo dokumentu.
Ja atbildes nav, tad nav arī kontroles. Un tieši tāpēc deklarācija nedrīkst dzīvot ārpus sistēmas kā nejaušs fails ar nosaukumu gala_versija_v2_final_final.pdf. SafetySoftware.eu jaunajā modulī deklarācijai ir savs identifikators, statuss, versiju pārvaldība, saistītais projekts un publisks verifikācijas mehānisms. Tas nozīmē mazāk improvizācijas un vairāk pierādāmības.
atbilstības deklarācijas Mašīnu regulai 2023/1230 un pareizā atbilstības novērtēšanas procedūra
Viens no būtiskākajiem jaunumiem ir atbalsts atbilstības novērtēšanas procedūrai pēc Regulas (ES) 2023/1230 loģikas. Tas nav kosmētisks lauciņš formā. Ja atbilstības deklarācijā nav korekti atspoguļots, kādā veidā ražotājs ir veicis atbilstības novērtēšanu, dokuments izskatās oficiāls, bet pēc būtības klibo.
Regulas (ES) 2023/1230 V pielikuma A daļa nosaka atbilstības deklarācijas struktūru, un tajā jāatspoguļo arī elementi, kas izriet no izvēlētās atbilstības novērtēšanas procedūras. Ražotājam tātad nav tikai jāpasaka, kam produkts atbilst. Ir jāparāda arī tas, kā šī atbilstība ir novērtēta.
SafetySoftware.eu lietotājs var norādīt vienu no paredzētajiem variantiem:
- Module A — iekšējā ražošanas kontrole.
- Module B+C — ES tipa pārbaude, kam seko atbilstība tipam, balstoties uz iekšējo ražošanas kontroli.
- Module G — atbilstība, kas balstīta uz vienības verifikāciju.
- Module H — atbilstība, kas balstīta uz pilnīgu kvalitātes nodrošināšanu.
Mašīnām, kas nav uzskaitītas I pielikumā, pamatā piemēro iekšējo ražošanas kontroli, tātad Module A. Mašīnām, kas ietilpst I pielikuma A daļā vai B daļā, izvēle vairs nav automātiska — tā ir atkarīga no mašīnas kategorijas un no regulā noteiktajiem nosacījumiem. Šeit kļūdas nav dekoratīvas. Nepareizi izvēlēts atbilstības novērtēšanas modulis nozīmē, ka deklarācija var neatspoguļot faktisko juridisko situāciju.
Kur šeit iesaistās notificētā iestāde
Ja konkrētā atbilstības novērtēšanas procedūra paredz notificētās iestādes iesaisti, modulī var norādīt tās datus. Tas ir svarīgi ne tikai formas pēc. Auditoram, tirgus uzraudzības iestādei vai klienta tehniskajam dienestam šī informācija ir daļa no pārbaudāma ceļa, nevis dekorācija dokumenta apakšā.
QR kods un tiešsaistes verifikācija pie pašas mašīnas
Izsniegtai deklarācijai var ģenerēt publisku saiti un QR kodu, kas ved uz verifikācijas lapu. Šo saiti var nodot klientam, iekļaut dokumentācijā, ievietot instrukcijā vai izmantot kā papildu informācijas nesēju pie pašas mašīnas, piemēram, blakus datu plāksnītei.
Tas nav modes triks. Regula (ES) 2023/1230 skaidri virza dokumentāciju digitālā virzienā. Ražotājs var nodrošināt piekļuvi atbilstības deklarācijai ar interneta adresi vai mašīnlasāmu kodu, un digitālajai deklarācijai jābūt pieejamai tiešsaistē paredzamajā mašīnas dzīves ciklā, bet ne mazāk kā 10 gadus. Praktiskais ieguvums ir tūlītējs: klientam, servisam, auditoram vai operatoram vairs nav jārokas pa veciem e-pastiem un koplietotām mapēm. Pietiek noskenēt QR kodu vai atvērt saiti.
Vēl svarīgāk ir tas, ka verifikācijas lapa rāda dokumenta statusu. Tātad cilvēks pie mašīnas neredz tikai failu. Viņš redz, vai deklarācija ir spēkā, vai tā ir aizstāta, un ar kuru versiju viņam ir darīšana.
Struktūra pēc Regulas (ES) 2023/1230 V pielikuma A daļas
Jaunais modulis aptver galvenos elementus, kas vajadzīgi atbilstības deklarācijai saskaņā ar Regulas (ES) 2023/1230 V pielikuma A daļu. Tas ir kritiski, jo deklarācijai ir jāparāda ne tikai tas, ar kādu tiesību aktu produkts ir saskaņā, bet arī tas, kā ražotājs šo atbilstību ir izveidojis un dokumentējis.
Modulī iespējams iekļaut vismaz šādus datus:
- mašīnas vai saistītā produkta identifikāciju;
- ražotāja datus;
- pilnvarotā pārstāvja datus, ja tas attiecas uz konkrēto gadījumu;
- deklarācijas numuru;
- deklarācijas priekšmetu;
- atsauci uz piemērojamo Savienības harmonizācijas tiesību aktu;
- piemērotos harmonizētos standartus, kopējās specifikācijas vai citas tehniskās specifikācijas;
- atbilstības novērtēšanas procedūru un atbilstošo atbilstības novērtēšanas moduli;
- notificētās iestādes datus, ja tā piedalījās procedūrā;
- izsniegšanas vietu un datumu;
- personu, kura paraksta deklarāciju, un tās amatu;
- papildu informāciju, kas nepieciešama konkrētajā situācijā.
Šāda struktūra nav birokrātijas vingrinājums. Tā aizsargā pašu ražotāju. Ja dokumentā skaidri ir redzams produkts, tiesiskais pamats, standarti, modulis, personas un datumi, tad arī pierādīt procesa korektumu ir daudz vieglāk.
Atbilstības deklarācija un iekļaušanas deklarācija vienā loģikā
Praktiskā darbā bieži vajag ne tikai atbilstības deklarāciju, bet arī iekļaušanas deklarāciju. Tāpēc jaunais modulis ļauj sagatavot abus dokumentu tipus un skaidri atšķirt, kas tieši tiek izdots. Tas ir svarīgi, jo šie dokumenti nav savstarpēji aizvietojami, un kļūdains dokumenta tips klienta failā rada ļoti nepatīkamas sekas pie pieņemšanas, audita vai tirgus uzraudzības pārbaudes.
Turklāt sistēmā lietotājs nepazūd starp dažādām Word veidnēm. Viņš izvēlas dokumenta tipu, norāda piemērojamos tiesību aktus un standartus, aizpilda nepieciešamos laukus un iegūst strukturētu rezultātu. Tieši tā, kā tam vajadzētu strādāt normālā atbilstības procesā.
Parakstīts PDF kā kontrolēts artefakts
Vēl viena kritiska lieta: parakstītais dokuments nedrīkst dzīvot atsevišķi no procesa. SafetySoftware.eu ļauj ģenerēt deklarāciju PDF formātā, parakstīt to ar kvalificētu elektronisko parakstu izvēlētajā rīkā un pēc tam augšupielādēt parakstīto versiju atpakaļ sistēmā.
Tālāk sākas tas, kas praksē patiešām ir svarīgs. Parakstīts PDF kā kontrolēts artefakts tiek sasaistīts ar konkrēto deklarāciju un tās versiju. Sistēma saglabā faila nosaukumu, SHA-256 kontrolsummu, faila izmēru, paraksta struktūras verifikācijas statusu un saikni ar attiecīgo dokumenta versiju.
Tas nozīmē, ka parakstītais PDF nav nejaušs pielikums mapē „parakstītie”. Tas ir daļa no kontrolētas atbilstības dokumentācijas. Ja vēlāk rodas jautājums, ko tieši uzņēmums izsniedza un kas bija parakstīts, atbilde ir sistēmā, nevis cilvēku atmiņā.
Publiska verifikācija bez zvanīšanas uz biroju
Atverot publisko saiti vai noskenējot QR kodu, saņēmējs nonāk deklarācijas verifikācijas lapā. Tur var pārbaudīt pamatinformāciju par dokumentu: deklarācijas numuru, versiju, statusu, izsniegšanas datumu, ražotāju, deklarācijas priekšmeta aprakstu un informāciju par parakstīto PDF, ja tas ir pievienots.
Ar to tiek atrisināta viena no tipiskajām CE dokumentācijas problēmām: nav skaidrs, vai klienta rokās esošais dokuments vēl ir aktuāls. Ja deklarācijai ir statuss, versiju pārvaldība un publiska apstiprināšanas lapa, tad nenoteiktība strauji samazinās. Serviss var pārbaudīt dokumentu uz vietas. Auditors var ātri redzēt, ko uzņēmums uzskata par aktuālo versiju. Klients saņem daudz lielāku pārliecību nekā no vienkārša e-pasta pielikuma.
Versiju pārvaldība, statusi un auditācijas pēda
Atbilstības deklarāciju pēc izsniegšanas nedrīkst vienkārši pārrakstīt. Tieši tāpēc modulī ir skaidri statusi: melnraksts, izsniegta, atsaukta, aizstāta. Ja pēc izsniegšanas vajadzīgas izmaiņas, lietotājam ir jāiet cauri jaunai izdošanai, nevis jārediģē vecais dokuments it kā nekas nebūtu noticis.
Šeit versiju pārvaldība un auditācijas pēda dara melno darbu, ko vēlāk novērtē visi. Ir redzams, kura versija bija sākotnējā, kura to aizstāja, kad tas notika un kāpēc tas tika darīts. Organizatoriski tas ir tīrāk. Juridiski un komerciāli tas ir drošāk. Un audita laikā tas bieži vien ir moments, kurā kļūst skaidrs, vai uzņēmums patiešām kontrolē savu CE dokumentāciju, vai tikai cer, ka viss būs labi.
Ko lietotājs var izdarīt pēc atjauninājuma
Pēc šī atjauninājuma lietotājs var:
- sagatavot atbilstības deklarāciju vai iekļaušanas deklarāciju;
- izvēlēties pareizo dokumenta tipu;
- norādīt piemērojamos tiesību aktus un standartus;
- obligāti noteikt atbilstības novērtēšanas procedūru atbilstības deklarācijai;
- izvēlēties Module A, Module B+C, Module G vai Module H;
- pievienot notificētās iestādes datus, ja procedūra to prasa;
- ģenerēt deklarāciju PDF formātā;
- izsniegt dokumentu kā kontrolētu versiju;
- pievienot elektroniski parakstītu PDF;
- kopīgot dokumentu ar klientu, izmantojot publisku saiti;
- ģenerēt QR kodu publiskai verifikācijai;
- atsaukt deklarāciju vai aizstāt to ar jaunu versiju;
- saglabāt darbību vēsturi uz dokumenta.
Kāpēc tas ir svarīgi mašīnu ražotājam
Ražotājam tas nozīmē labāku kontroli pār dokumentiem. Klientam tas nozīmē vienkāršāku piekļuvi deklarācijai. Auditoram tas nozīmē skaidrāku pārbaudes ceļu. Servisam tas nozīmē iespēju ātri pārbaudīt dokumentu pie mašīnas. CE komandai tas nozīmē mazāku risku, ka apritē nonāks neaktuāla vai nepilnīga deklarācija.
Bet pats svarīgākais ir kas cits. SafetySoftware.eu neuztver atbilstības deklarāciju kā atrautu beigu formu. Tā kļūst par elementu plašākā procesā: no riska novērtējuma, prasību un standartu izvēles, riska mazināšanas pasākumiem un tehniskās dokumentācijas līdz izsniegtam, kontrolētam atbilstības dokumentam. Tā arī vajadzētu būt. Jo deklarācija nav papīra gabals noslēgumā. Tā ir ražotāja oficiālā pozīcija, kuru vajadzības gadījumā nāksies aizstāvēt.
Regula (ES) 2023/1230 virza mašīnu dokumentāciju uz lielāku caurspīdīgumu, labāku kontroli un plašāku digitālās formas izmantošanu. Tāpēc atbilstības deklarācijai jābūt ne tikai pieejamai, bet arī kontrolētai, aktuālai un pārbaudāmai. Tieši šajā virzienā ir veidots jaunais SafetySoftware.eu modulis. Nevis vēl viens fails. Bet darba instruments, ar kuru atbilstības deklarācija beidzot kļūst par to, kam tai jābūt: formālu, aktuālu un aizstāvamu ražotāja dokumentu.