Deklaracja zgodności to nie tylko PDF
W praktyce deklaracja zgodności bardzo często kończy jako plik PDF wysłany mailem. To działa do momentu, w którym pojawia się pytanie: która wersja była aktualna, kto ją wystawił, czy została zastąpiona, czy klient ma prawidłowy dokument i czy można ją szybko zweryfikować przy maszynie.
Nowy moduł w SafetySoftware.eu porządkuje ten proces. Deklaracja nie jest już zwykłym plikiem. Staje się kontrolowanym dokumentem z numerem, statusem, wersją, historią, podpisanym artefaktem PDF oraz publiczną ścieżką weryfikacji.
Właściwy moduł oceny zgodności jako obowiązkowy element deklaracji
Jedną z najważniejszych zmian jest obsługa procedury oceny zgodności według logiki Rozporządzenia Maszynowego 2023/1230.
To nie jest kosmetyczne pole w formularzu. Rozporządzenie wymaga, aby deklaracja zgodności miała strukturę określoną w Załączniku V część A i zawierała elementy wynikające z właściwych modułów oceny zgodności. W praktyce oznacza to, że producent musi świadomie wskazać, jaka procedura została zastosowana.
W SafetySoftware.eu użytkownik może wskazać jeden z przewidzianych wariantów:
- Module A — internal production control,
- Module B+C — EU type-examination followed by conformity to type based on internal production control,
- Module G — conformity based on unit verification,
- Module H — conformity based on full quality assurance.
Dla maszyn niewymienionych w Załączniku I stosuje się zasadniczo wewnętrzną kontrolę produkcji, czyli Module A. Dla maszyn z Załącznika I część A albo część B dobór procedury zależy od kategorii maszyny i spełnienia warunków wskazanych w rozporządzeniu.
Dzięki temu deklaracja w SafetySoftware.eu nie tylko „ładnie wygląda”, ale prowadzi użytkownika przez element, który w nowym systemie prawnym ma realne znaczenie: jaka procedura oceny zgodności została zastosowana i czy dokument to odzwierciedla.
QR kod i link do deklaracji online
Dla wystawionej deklaracji można wygenerować publiczny link oraz kod QR prowadzący do strony weryfikacji dokumentu. Taki link można przekazać klientowi, dodać do dokumentacji, umieścić w instrukcji albo wykorzystać jako dodatkowy nośnik informacji przy maszynie, na przykład w pobliżu tabliczki znamionowej.
To rozwiązanie wpisuje się bezpośrednio w kierunek Rozporządzenia Maszynowego 2023/1230. Producent może zapewnić dostęp do deklaracji zgodności przez adres internetowy albo kod maszynowo odczytywalny, a cyfrowa deklaracja ma być dostępna online przez przewidywany okres życia maszyny, co najmniej przez 10 lat.
W praktyce oznacza to prostszy dostęp do dokumentu. Klient, serwis, audytor albo osoba pracująca przy maszynie nie musi szukać pliku w wiadomościach e-mail. Może zeskanować kod QR albo otworzyć link i sprawdzić status deklaracji online.
Deklaracja zgodna ze strukturą Rozporządzenia Maszynowego 2023/1230
Nowy moduł obejmuje najważniejsze elementy wymagane dla deklaracji zgodności według Załącznika V część A, w tym:
- identyfikację maszyny lub produktu powiązanego,
- dane producenta,
- dane upoważnionego przedstawiciela, jeżeli dotyczy,
- numer deklaracji,
- przedmiot deklaracji,
- wskazanie unijnego prawodawstwa harmonizacyjnego,
- zastosowane normy zharmonizowane, wspólne specyfikacje lub inne specyfikacje techniczne,
- procedurę oceny zgodności i właściwy moduł,
- dane jednostki notyfikowanej, jeżeli brała udział w procedurze,
- miejsce i datę wystawienia,
- osobę podpisującą deklarację oraz jej funkcję,
- dodatkowe informacje wymagane dla danego przypadku.
To szczególnie ważne, bo przy Rozporządzeniu Maszynowym 2023/1230 sama deklaracja musi pokazać nie tylko „z czym produkt jest zgodny”, ale również w jaki sposób producent przeprowadził ocenę zgodności.
Podpisany PDF jako kontrolowany artefakt
SafetySoftware.eu pozwala dołączyć do deklaracji podpisany plik PDF. W praktyce użytkownik może wygenerować deklarację, podpisać ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym w wybranym narzędziu, a następnie wgrać podpisaną wersję do systemu.
Podpisany PDF zostaje powiązany z konkretną deklaracją. System zapisuje między innymi nazwę pliku, sumę kontrolną SHA-256, rozmiar pliku, status weryfikacji struktury podpisu oraz powiązanie z wersją dokumentu.
Dzięki temu podpisana deklaracja nie funkcjonuje jako przypadkowy załącznik poza procesem. Staje się częścią kontrolowanej dokumentacji zgodności.
Publiczna weryfikacja deklaracji
Po otwarciu linku lub zeskanowaniu QR kodu odbiorca trafia na stronę weryfikacyjną deklaracji. Może sprawdzić podstawowe informacje o dokumencie, takie jak numer deklaracji, wersja, status, data wystawienia, producent, opis przedmiotu deklaracji oraz informacja o podpisanym PDF, jeżeli został dołączony.
To rozwiązuje jeden z typowych problemów dokumentacji CE: brak pewności, czy dokument, którym posługuje się klient, jest aktualny. W SafetySoftware.eu deklaracja może mieć status, wersję i publiczną ścieżkę potwierdzenia.
Wersjonowanie, statusy i ślad audytowy
Deklaracja zgodności nie powinna być dowolnie nadpisywana po wystawieniu. Dlatego moduł rozróżnia dokumenty robocze, wystawione, wycofane i zastąpione.
Jeżeli deklaracja wymaga zmiany po wystawieniu, użytkownik powinien przejść przez proces ponownego wydania dokumentu. Historia pozostaje czytelna: wiadomo, która wersja była pierwotna, która ją zastąpiła i dlaczego dokonano zmiany.
To ważne nie tylko organizacyjnie. To również praktyczny element obrony procesu zgodności w razie audytu, reklamacji, kontroli rynku albo sporu z klientem.
Dlaczego to ważne dla producentów maszyn?
Nowy moduł deklaracji w SafetySoftware.eu pomaga producentom przejść od „mamy jakiś PDF” do uporządkowanego procesu zgodności.
Dla producenta oznacza to lepszą kontrolę nad dokumentami.
Dla klienta — łatwiejszy dostęp do deklaracji.
Dla audytora — czytelniejszą ścieżkę weryfikacji.
Dla serwisu — możliwość szybkiego sprawdzenia dokumentu przy maszynie.
Dla zespołu CE — mniej ryzyka, że w obiegu zostanie nieaktualna albo niepełna wersja deklaracji.
Najważniejsze jest jednak coś innego: SafetySoftware.eu nie traktuje deklaracji zgodności jako końcowego, oderwanego formularza. Deklaracja staje się elementem szerszego procesu: od oceny ryzyka, przez dobór wymagań, norm i środków redukcji ryzyka, po wystawienie kontrolowanego dokumentu zgodności.
Co dokładnie zmienia się dla użytkownika?
Po tej aktualizacji użytkownik może:
- przygotować deklarację zgodności lub deklarację włączenia,
- wybrać właściwy typ dokumentu,
- wskazać akty prawne i normy,
- obowiązkowo określić procedurę oceny zgodności dla deklaracji zgodności,
- wskazać moduł A, B+C, G albo H,
- dodać dane jednostki notyfikowanej, jeżeli procedura tego wymaga,
- wygenerować deklarację PDF,
- wystawić dokument jako kontrolowaną wersję,
- dołączyć podpisany elektronicznie PDF,
- udostępnić dokument klientowi przez link,
- wygenerować QR kod do publicznej weryfikacji,
- wycofać albo zastąpić deklarację nową wersją,
- zachować historię działań na dokumencie.
SafetySoftware.eu: cyfrowa dokumentacja CE gotowa na nowe wymagania
Rozporządzenie Maszynowe 2023/1230 przesuwa dokumentację maszyn w stronę większej przejrzystości, lepszej kontroli i szerszego wykorzystania formy cyfrowej. Deklaracja zgodności może być dostępna przez link albo kod maszynowo odczytywalny, ale musi pozostać dokumentem kontrolowanym, aktualnym i możliwym do zweryfikowania.
Właśnie w tym kierunku rozwijamy SafetySoftware.eu.
Nowy moduł deklaracji pozwala tworzyć dokumenty zgodności, które nie są tylko statycznym PDF-em. Są powiązane z projektem, wersją, procedurą oceny zgodności, podpisanym artefaktem oraz publiczną stroną weryfikacji.
Deklaracja zgodności staje się tym, czym powinna być: formalnym, aktualnym i możliwym do obrony dokumentem producenta.