Konformitätserklärungen nach EU-Maschinenverordnung 2023/1230 sind in vielen Unternehmen noch immer der schwächste Teil eines ansonsten sauberen CE-Prozesses. Viel Arbeit steckt in Risikobeurteilung, Anforderungen und Normen. Am Ende wandert ein PDF per E-Mail zum Kunden. Fertig. Genau das funktioniert nur so lange, bis jemand wissen will, welche Version gültig war, wer sie ausgestellt hat, ob sie inzwischen ersetzt wurde und ob das Dokument an der Maschine wirklich zur richtigen Ausführung gehört. In SafetySoftware.eu haben wir dafür einen neuen Modulbereich eingeführt. Die Konformitätserklärung oder Einbauerklärung wird nicht mehr als lose Datei behandelt, sondern als kontrolliertes Dokument mit Nummer, Status, Version, Historie, signiertem PDF und öffentlicher Verifikation. Das ist keine Kosmetik. Das ist belastbare Dokumentation, die im Service, im Audit und im Streitfall trägt.
Der Punkt ist simpel: Eine Konformitätserklärung ist kein Abspann nach erledigter Technik. Sie ist ein formaler Hersteller-Nachweis. Wenn dieser Nachweis nicht sauber geführt wird, fällt die ganze Dokumentation unnötig weich. Genau deshalb setzt der neue Modulbereich nicht nur auf die Erzeugung eines Dokuments, sondern auf Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus der Erklärung.
Konformitätserklärungen nach EU-Maschinenverordnung 2023/1230 sind nicht nur ein PDF
In der Praxis scheitert es selten an der PDF-Erzeugung. Es scheitert an der Beherrschung des Dokuments. Wenn eine Erklärung später geändert wird, wenn mehrere Fassungen im Umlauf sind oder wenn der Kunde eine alte Datei abgelegt hat, entsteht ein typisches CE-Problem: Niemand kann schnell und sicher belegen, welches Dokument aktuell ist. Das ist riskant. Nicht erst bei der Marktüberwachung, sondern schon bei Reklamationen, Ersatzteillieferungen, Umbauten oder einem Serviceeinsatz Jahre später.
Der neue Modulbereich in SafetySoftware.eu ordnet genau diesen Prozess. Jede Konformitätserklärung erhält eine eindeutige Nummer, einen Status und eine Version. Änderungen laufen nicht als stilles Überschreiben, sondern nachvollziehbar über neue Fassungen. Damit wird aus einer Datei ein kontrollierter Nachweis. Wer sauber dokumentiert, muss später nicht rätseln. Und wer später nicht rätseln muss, spart Zeit, Diskussionen und im Zweifel auch Haftungsdruck.
Konformitätserklärungen nach EU-Maschinenverordnung 2023/1230 brauchen das richtige Konformitätsbewertungsverfahren
Die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 verlangt mehr als eine formal hübsche Erklärung. Nach Anhang V Teil A muss die Konformitätserklärung eine definierte Struktur haben und die Angaben enthalten, die sich aus dem angewendeten Konformitätsbewertungsverfahren ergeben. Das zutreffende Konformitätsbewertungsmodul ist daher kein nettes Zusatzfeld. Es ist ein Pflichtbestandteil.
In SafetySoftware.eu wählt der Anwender das verwendete Konformitätsbewertungsverfahren bewusst aus. Das System bildet die im Verordnungsrahmen vorgesehenen Varianten ab:
- Module A – interne Fertigungskontrolle
- Module B+C – EU-Baumusterprüfung mit anschließender Konformität mit der Bauart auf Grundlage der internen Fertigungskontrolle
- Module G – Konformität auf Grundlage der Einzelprüfung
- Module H – Konformität auf Grundlage der umfassenden Qualitätssicherung
Für Maschinen, die nicht in Anhang I genannt sind, gilt grundsätzlich die interne Fertigungskontrolle nach Module A. Bei Maschinen nach Anhang I Teil A oder Teil B hängt die Auswahl vom Maschinentyp und von den in der Verordnung genannten Voraussetzungen ab. Entscheidend ist: Die Erklärung muss nicht nur sagen, womit das Produkt konform ist, sondern auch, wie die Konformität bewertet wurde. Wenn eine notifizierte Stelle beteiligt war, müssen deren Angaben ebenfalls sauber in die Erklärung aufgenommen werden.
Genau hier trennt sich Routine von belastbarer Compliance. Wer das Konformitätsbewertungsverfahren nur nebenbei abhakt, baut eine Schwachstelle in ein eigentlich wichtiges Dokument. Wer es sauber abbildet, zeigt, dass die Konformitätserklärung mehr ist als ein formaler Schlussbogen.
Konformitätserklärungen nach EU-Maschinenverordnung 2023/1230 per QR-Code an der Maschine prüfen
Für jede ausgestellte Erklärung lässt sich ein öffentlicher Link und ein QR-Code erzeugen, der direkt auf die Verifikationsseite führt. Dieser Link kann an den Kunden gehen, in die Betriebsanleitung, in die Projektdokumentation oder als zusätzlicher Informationsträger in der Nähe des Typenschilds angebracht werden. Das spart Sucharbeit. Vor allem spart es Missverständnisse.
Das passt unmittelbar zur Verordnung (EU) 2023/1230. Der Hersteller kann den Zugang zur Konformitätserklärung über eine Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code bereitstellen. Die digitale Erklärung soll für die voraussichtliche Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre, verfügbar bleiben. Praktisch heißt das: Kunde, Service, Auditor oder Betreiber scannen den QR-Code oder öffnen den Link und sehen sofort, ob die Erklärung aktuell ist.
Das ist keine Spielerei. Es ist ein sauberer Weg, Dokumente dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden: an der Maschine und nicht irgendwo in alten E-Mail-Postfächern.
Welche Angaben die Konformitätserklärung nach Anhang V Teil A enthalten muss
Der neue Modulbereich deckt die wesentlichen Inhalte ab, die eine Konformitätserklärung nach der Struktur von Anhang V Teil A enthalten muss. Dazu gehören insbesondere:
- Identifikation der Maschine oder des zugehörigen Produkts
- Angaben zum Hersteller
- Angaben zum Bevollmächtigten, falls zutreffend
- Nummer der Konformitätserklärung
- Gegenstand der Erklärung
- einschlägige Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union
- angewendete harmonisierte Normen, gemeinsame Spezifikationen oder andere technische Spezifikationen
- das angewendete Konformitätsbewertungsverfahren und das zutreffende Konformitätsbewertungsmodul
- Angaben zur notifizierten Stelle, sofern sie in das Verfahren eingebunden war
- Ort und Datum der Ausstellung
- die unterzeichnende Person und ihre Funktion
- zusätzliche Angaben, die für den konkreten Fall erforderlich sind
Gerade dieser Aufbau ist wichtig, weil die Erklärung unter der EU-Maschinenverordnung 2023/1230 nicht nur zeigen muss, dass eine Konformität beansprucht wird, sondern auch, auf welcher Grundlage diese Aussage steht. Eine gute Erklärung ist deshalb klar, strukturiert und ohne Interpretationsspielraum lesbar.
Das signierte PDF als kontrollierter Bestandteil der Dokumentation
SafetySoftware.eu erlaubt, ein signiertes PDF mit der Erklärung zu verknüpfen. Der praktische Ablauf bleibt dabei einfach: Erklärung im System erzeugen, in einem externen Werkzeug elektronisch signieren und anschließend die signierte Fassung hochladen. Der Unterschied liegt in der Kontrolle. Das signierte PDF hängt nicht lose in irgendeinem Ordner, sondern ist an eine konkrete Erklärung und an eine konkrete Version gebunden.
Gespeichert werden unter anderem Dateiname, Prüfsumme nach SHA-256, Dateigröße, Ergebnis der Strukturprüfung der Signatur und die Verknüpfung zur jeweiligen Dokumentversion. Damit wird das signierte PDF zum Bestandteil der kontrollierten Konformitätsdokumentation. Genau so sollte es sein. Denn ein signiertes Dokument außerhalb des Prozesses ist zwar vorhanden, aber nicht sauber beherrscht. Erst die nachvollziehbare Zuordnung macht daraus einen belastbaren Nachweis.
Öffentliche Verifikation statt Dokumenten-Raten
Nach dem Öffnen des Links oder dem Scannen des QR-Codes landet der Empfänger auf einer Seite für die öffentliche Verifikation. Dort lassen sich die wesentlichen Eckdaten der Erklärung prüfen, zum Beispiel Nummer, Version, Status, Ausstellungsdatum, Hersteller, Beschreibung des Gegenstands der Erklärung und die Information, ob ein signiertes PDF hinterlegt ist.
Die öffentliche Verifikation ersetzt nicht die vollständige technische Dokumentation. Das soll sie auch nicht. Sie löst aber ein sehr reales Problem der CE-Praxis: die Unsicherheit, ob die vorliegende Konformitätserklärung tatsächlich die aktuelle ist. Wenn eine Erklärung zurückgezogen oder ersetzt wurde, muss genau das sichtbar sein. Alles andere lädt zu Fehlern ein.
Versionierung, Status und Audit-Trail
Eine ausgestellte Konformitätserklärung darf nicht geräuschlos überschrieben werden. Deshalb unterscheidet das Modul zwischen Entwurf, ausgestellt, zurückgezogen und ersetzt. Muss nach der Ausstellung etwas geändert werden, läuft das über einen geregelten Neuauflageprozess. Die Historie bleibt lesbar: welche Version zuerst galt, welche sie ablöste und warum die Änderung vorgenommen wurde.
Das ist nicht nur Organisationshygiene. Ein sauberer Audit-Trail hilft bei Audits, Reklamationen, Marktüberwachung und Kundenstreitigkeiten. Wer nachvollziehbar dokumentiert, kann Entscheidungen erklären. Wer alte PDFs unkontrolliert zirkulieren lässt, verliert genau diese Verteidigungslinie. In der Praxis ist das oft der Unterschied zwischen einer kurzen Klärung und einer langen Diskussion.
Was Anwender nach der Aktualisierung konkret erledigen können
Mit dem neuen Modulbereich können Anwender den gesamten Ablauf rund um Konformitätserklärung und Einbauerklärung deutlich sauberer abbilden. Konkret lassen sich jetzt unter anderem folgende Schritte umsetzen:
- Konformitätserklärung oder Einbauerklärung anlegen
- den passenden Dokumenttyp auswählen
- Rechtsakte und Normen hinterlegen
- für die Konformitätserklärung das Konformitätsbewertungsverfahren verpflichtend festlegen
- Module A, Module B+C, Module G oder Module H auswählen
- Angaben zur notifizierten Stelle ergänzen, wenn das Verfahren dies verlangt
- ein PDF erzeugen
- das Dokument als kontrollierte Version ausstellen
- ein signiertes PDF hochladen und der Erklärung zuordnen
- das Dokument per Link bereitstellen
- einen QR-Code für die öffentliche Verifikation erzeugen
- eine Erklärung zurückziehen oder durch eine neue Version ersetzen
- Historie und Audit-Trail vollständig erhalten
Damit verschiebt sich der Alltag spürbar: weg von einzelnen Dateien, hin zu einem gesteuerten Dokumentationsprozess.
Warum das für Maschinenhersteller wirklich zählt
Für Hersteller bedeutet das vor allem mehr Kontrolle über den letzten Meter der CE-Dokumentation. Für Kunden bedeutet es schnelleren Zugriff auf die richtige Erklärung. Für Auditoren bedeutet es eine saubere Prüfbasis. Für den Service bedeutet es die Möglichkeit, die Erklärung direkt an der Maschine zu verifizieren. Für das CE-Team bedeutet es weniger Risiko, dass veraltete oder unvollständige Fassungen im Umlauf bleiben.
Wichtiger noch: Die Konformitätserklärung steht nicht isoliert am Ende des Prozesses. In SafetySoftware.eu ist sie eingebettet in den gesamten Weg von der Risikobeurteilung über Anforderungen, Normen und Maßnahmen zur Risikominderung bis zum formalen Nachweis der Konformität. Genau dort gehört sie hin.
Die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 schiebt die Maschinendokumentation klar in Richtung Transparenz, Kontrolle und digitale Bereitstellung. Wer darauf mit einem weiteren unkontrollierten PDF reagiert, hat die Richtung nicht verstanden. Eine gute Konformitätserklärung ist formal korrekt, aktuell, versioniert, prüfbar und im Zweifel verteidigungsfähig. Genau dafür ist der neue Modulbereich in SafetySoftware.eu gebaut.